Wirtualna Polska to najstarszy polski portal internetowy. Rozpoczęła działalność w 1995 roku jako inicjatywa grupy studentów z Politechniki Gdańskiej. Na początku roku 2000 dla zespołu kierowniczego portalu stało się jasne, że dotychczas wykorzystywany prosty system finansowo-księgowy skutecznie utrudnia zarządzanie firmą tej wielkości.
— Nasz system finansowo-księgowy w praktyce umożliwiał tylko spełnienie wymagań ustawowych związanych z prowadzeniem księgowości. Uniemożliwiał natomiast prowadzenie właściwej kontroli kosztów generowanych przez poszczególne działy firmy, co stało się szczególnie widoczne pod koniec 2000 roku. Przygotowanie oczekiwanych przez zarząd informacji wymagało dużego nakładu pracy i ręcznego przeglądania setek dokumentów księgowych. Także kontrola należności nie była wystarczająco sprawna, co powodowało opóźnienia we wpłatach od naszych klientów — mówi Hanna Oleśkiewicz, zastępca dyrektora pionu finansowo-administracyjnego ds. księgowych, odpowiedzialna za wdrożenie systemu.
W połowie roku 2000 zarząd podjął decyzję o wdrożeniu systemu zintegrowanego Oracle Financials. Na decyzję o wyborze dostawcy miało wpływ kilka czynników, między innymi fakt, że Wirtualna Polska wcześniej użytkowała bazy danych Oracle.
— Przy wdrożeniu systemu wspomagającego zarządzanie pochodzącego od tego samego dostawcy nie zachodzi potrzeba zatrudniania dodatkowych administratorów i wyszkolenia pracowników. Poza tym mieliśmy zaufanie do Oracle, bo ja i ówczesny szef IT wcześniej pracowaliśmy w tej firmie. Przy wyborze ważne było, że system ERP Oracle ma bogatą funkcjonalność, zdolną obsłużyć nasze wymagania, a także jest stosunkowo niedrogi w porównaniu na przykład z aplikacjami SAP. Oczywiście prowadziliśmy negocjacje cenowe z Oracle, bo portal to duży odbiorca baz danych i stały klient — informuje Piotr Łakomy, wicedyrektor pionu informatyki Wirtualnej Polski.
Na początku w WP postanowiono wdrożyć moduły: Księgę Główną, Zobowiązania, Należności oraz Zarządzanie Środkami Pieniężnymi.
Szukanie partnera
Zarząd portalu poszukiwał do poprowadzenia wdrożenia doświadczonego partnera, mającego nie tylko umiejętności techniczne na najwyższym poziomie, ale także wiedzę organizacyjną i finansową. Aby uzyskać maksimum wyników przy jak najmniejszych kosztach wdrożenia, zorganizowano konkurs ofert dla potencjalnych dostawców rozwiązania i przeprowadzono szereg spotkań z oferentami.
— Wdrożenie poprzedziło rozpoznanie rynku. Ostatecznie zawęziliśmy rozmowy do trzech firm: PriceWaterhouseCooper, KPMG Polska i Prokomu. Ze względu na to, że byłoby to pierwsze wdrożenie Prokomu, zdecydowaliśmy się na podzielenie procesu wdrożenia aplikacji Oracle pomiędzy dwie firmy — oznajmia Piotr Łakomy.
Ostatecznie zdecydowano, że KPMG przygotuje plan wdrożenia systemu, nowy plan kont przedsiębiorstwa, procedury dla działu finansowo-księgowego oraz projekt parametryzacji i dostosowań. Natomiast na wykonawcę instalacji, parametryzacji i uruchomienia systemu Wirtualna Polska wybrała firmę Prokom, który jest znaczącym udziałowcem portalu (posiada ponad 21 proc. akcji).
— Konsultanci KPMG, dobrze rozumiejąc nasze wymagania, zaoferowali nam nie tylko usługi typowo wdrożeniowe, ale także przebudowę planu kont i organizacji pracy w dziale księgowości. Widać było, że dobrze znają system i jego możliwości, a ich doświadczenie pozwoli na znaczące zredukowanie nakładu pracy. Jednocześnie KPMG zaproponowało zastosowanie metody szybkiej ścieżki wdrażania systemu, która pozwala uruchomić system już po trzech miesiącach od podpisania umowy — zaznacza Piotr Łakomy.
Konsultanci KPMG przystąpili do pracy po trzech dniach od podpisania umowy.
— W ekspresowym tempie przygotowaliśmy wspólnie nowy plan kont, który nie tylko odzwierciedlał aktualną strukturę organizacyjną firmy, ale pozostawiał możliwość zmian struktury. Znajomość systemu, połączona ze znajomością wymagań prawnych, pozwoliła na znalezienie tanich, lecz satysfakcjonujących nas rozwiązań. Dokładne porównanie możliwości systemu i naszych potrzeb wykazało, że nie będą potrzebne żadne fundamentalne przeróbki w aplikacjach. Dzięki temu w projekcie dostosowań systemu umieściliśmy tylko ograniczony, lecz wystarczający dla naszych potrzeb zestaw raportów. Pozwoliło to ograniczyć późniejsze prace programistyczne do czterdziestu pięciu dni roboczych. Konsultanci KPMG umieli także przekonać pracowników działu księgowości do proponowanych rozwiązań, dzięki czemu dalsze prace wdrożeniowe przebiegały bez większych zakłóceń — mówi Hanna Oleśkiewicz.
Jak wdrażano
Prace wykonywane przez KPMG zakończyły się po miesiącu odbiorem kompletu dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia parametryzacji i konfiguracji systemu. Przekazane przez KPMG projekty pozwoliły WP skutecznie kontrolować wykonawcę parametryzacji.
— Prokom zaczął prace wdrożeniowe na początku listopada 2000 r. Był to ostatni moment, gdyż start systemu był przewidziany na początek nowego roku. Prokom wdrożył system uproszczoną procedurą, polegającą na tym, że nie analizowano procesów zachodzących w WP, a zastosowano zebrane z rynku standardy. Następnie odbyło się szkolenie użytkowników, pilotażowa instalacja. Potem przeprowadzono testy i wprowadzono modyfikacje. W końcu odbyła się instalacja ostateczna i przygotowanie raportów. Wszystko udało się przeprowadzić w terminie, tylko z raportami był niewielki poślizg — informuje Piotr Łakomy.
Wirtualna Polska rozpoczęła eksploatację nowego systemu pod koniec lutego 2001 roku. Po okresie równoległej pracy obu systemów portal przeszedł na stosowanie tylko nowego systemu Oracle.
— System sprawdza się, myślimy nad rozszerzeniami. Zamierzamy wdrożyć moduły środków trwałych, zakupów i sprzedaży, na które mamy kupione licencje, ale aplikacje nie zostały wdrożone. Poza tym chcemy szerzej wykorzystywać Financials Analyzer. Jest to narzędzie do wielowymiarowego analizowania danych zawartych w Księdze Głównej — mówi Piotr Łakomy. p