Podejście do wdrożeń systemów informatycznych w większości polskich firm generalnie przybiera dwa scenariusze. Pierwszy to wiara, iż system ma zaszyte w sobie najlepsze rozwiązania organizacyjne i jego wdrożenie automatycznie rozwiąże wiele bolączek, a przynajmniej podniesie sprawność zarządzania, co ostatecznie przełoży się na wzrost efektywności. Drugi, który można by krótko określić mianem przeciągania liny, czyli dyskusje, co do czego ma się nagiąć — system informatyczny do organizacji czy organizacja do systemu, ostatecznie rozjemcą często okazują się koszty przedsięwzięcia. Diagnoza z pewnością jest ogólna, niemniej w niej należy upatrywać powodów częstej niedostatecznej satysfakcji użytkowników systemów.
Podejście procesowe nie jest już młodą koncepcją, jego podstawy pojawiły się w łańcuchach wartości Portera, w całym nurcie zarządzania jakością czy w japońskich koncepcjach zarządzania produkcją (m.in. lean management i just-in-time), i oczywiście w najbardziej spektakularny sposób w reengineeringu. Tak naprawdę każda firma realizuje procesy, nawet jeśli nie jest tego świadoma i nie posługuje się tym określeniem. Czym jest zatem proces? To sekwencja działań wykorzystujących zasoby wejściowe (informacje, surowce, półprodukty), które po przetworzeniu przekazywane są do następnych procesów lub do klienta. Procesem może być więc wytworzenie produktu, ale także wystawienie faktury czy przeprowadzenie rekrutacji pracownika. Podejście takie uznaje proces biznesowy za podstawowy punkt odniesienia do budowy systemu relacji wewnątrzorganizacyjnych. Burzy to powszechny w firmach podział na działy, procesy przebiegają bowiem w poprzek struktur, angażując różne jednostki organizacyjne firmy. Tak zresztą jak systemy informatyczne.
Największym sprzymierzeńcem procesów okazuje się zatem informatyka i to ona czyni większość z wymienionych wyżej koncepcji zarządzania w pełni użytecznymi. Jaka jest zatem relacja między procesami a informatyką? Systemy i aplikacje informatyczne umożliwiają automatyzację, a zatem i egzekucję procesów, same bowiem bazują na wewnętrznie zaszytych procesach i transakcjach. Wystarczy chociażby spojrzeć na powszechnie wykorzystywane moduły finansowo-księgowe czy systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Z drugiej natomiast strony rozwiązania informatyczne (określane jako performance management) dostarczają wiedzy, w jaki sposób realizowane są procesy, dając podstawy do ich doskonalenia. Uzyskujemy wówczas wiedzę, nie tylko jak się kształtują określone parametry, np. finansowe, ale także dlaczego.
Reasumując: zanim podejmiemy decyzję o wdrożeniu jakiegokolwiek narzędzia informatycznego, postawmy trzy podstawowe pytania:
1) jaka jest strategia firmy?
2) w związku z tą strategią, jakie procesy są dla firmy ważne i jak chcemy, aby przebiegały?
3) czy i jak rozwiązania informatyczne umożliwią egzekucję docelowych przebiegów procesów?
Artur Milecki, zastępca dyrektora konsultingu w IDS Scheer Polska