Wykorzystanie technologii cyfrowych nie do poznania zmienia sposób obsługi nieruchomości. Wiele firm administrujących wspólnotami zaczęło wprowadzać je jeszcze przed atakiem koronawirusa. Pandemia przyspieszyła ten proces i spowodowała wdrożenie kolejnych cyfrowych narzędzi, które nadal są wykorzystywane, bo okazało się, że przynoszą wymierne korzyści.
Dziś to normalne, że każdy lokal ma swój login i hasło, a lokatorzy mogą mieć dostęp do wszystkich dokumentów z każdego miejsca na świecie.
„Strefa Klienta, Internetowa platforma dla Mieszkańców, E-Kartoteka dają mieszkańcom możliwość wglądu w aktualny stan swoich rozrachunków, wgląd w bieżące informacje i dokumenty dotyczące wspólnoty, możliwość głosowania on-line” – informuje na swojej stronie internetowej zarządzająca ponad 100 nieruchomościami firma Zarządca Fadrowski.
Pandemiczny egzamin
Firma Admus, od 25 lat zarządzająca budynkami należącymi do spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych w Warszawie i okolicach, w cyfryzacji właśnie widzi źródło przewagi konkurencyjnej. Obecnie ma 40 tys. klientów w 180 budynkach (o łącznej powierzchni użytkowej prawie 1,7 mln m kw.), którymi zarządza 78 pracowników Admusa.
Już w 2017 r. firma wdrożyła cyfrowy obieg dokumentów, co podczas pandemii uratowało ją przed opóźnieniami w płatnościach, jakich doświadczyło wówczas wielu zarządców.
– Kilkudniowa kwarantanna, której trzeba było poddawać każdy papierowy dokument przed przekazaniem kolejnej osobie, spowodowała, że sprawy załatwiane normalnie w ciągu tygodnia zajmowały nawet miesiąc. Cyfrowy obieg dokumentów sprawił natomiast, że to, co wcześniej trwało tydzień, można załatwić w ciągu jednego dnia – mówi Mariusz Łubiński.
Jacek Janas, prezes Polskiego Stowarzyszenia Zarządców Nieruchomości i ekspert Polskiej Federacji Rynku Nieruchomości, zwraca uwagę, że wiele spopularyzowanych podczas pandemii rozwiązań istniało już wcześniej, ale nie były wykorzystywane. Gdy pojawił się wirus, okazało się, że mogą się przydać np. do przeprowadzania zebrań i głosowań online.
– Spodobało się to mieszkańcom do tego stopnia, że niektórzy nadal chcą uczestniczyć w zebraniach w takim trybie – mówi Jacek Janas.
Technologia oszczędzania
Obsługująca w Polsce 1500 wspólnot mieszkaniowych firma TuMieszkamy, należąca do międzynarodowej grupy City Services, podkreśla, że cyfryzacja prowadzona od 2018 r., przyniosła oszczędności, bo umożliwiła redukcję zatrudnienia podczas pandemii.
„Dostosowanie zatrudnienia w ramach nowego modelu zakładało wprowadzenie nowych ról i zakresów obowiązków dla naszych pracowników wraz z wprowadzonymi do naszej codziennej pracy nowymi technologiami i narzędziami. Wiedzieliśmy, że będziemy musieli dostosować zatrudnienie w TuMieszkamy zgodnie z przyjętym modelem operacyjnym. Wiązało się to również z jego redukcją“ – napisał na stronie firmy Dalius Šimaitis, członek zarządu grupy City Services, właściciela TuMieszkamy.
Admus chwali się innymi korzyściami z wdrażania nowych technologii. Oszczędności zapewniło wyposażenie budynków w system czujników temperatury, połączonych z automatycznym sterowaniem pracą węzłów cieplnych i pieców gazowych.
– Jest to istotne szczególnie wiosną i jesienią, kiedy w dzień temperatura powietrza dochodzi do 20 stopni C, a nocą spada poniżej zera. Komputer sterujący uzależnia temperaturę czynnika grzewczego od temperatury zewnętrznej, a po przekroczeniu skrajnych zakresów automatycznie wyłącza lub włącza ogrzewanie. To w skali roku pozwala Admusowi na oszczędności rzędu 10-30 proc. – mówi Mariusz Łubiński.
Wykorzystanie zdalnych odczytów liczników pozwala natomiast zaoszczędzić czas i ludzką pracę. Nie trzeba odwiedzać mieszkań i spisywać danych z urządzeń, które same łączą się z komputerem.
– Obsługując ponad 100 dużych wspólnot mieszkaniowych, możemy łatwo wykorzystać efekt skali do negocjowania cen podczas zakupów. Dzięki systemowi CRM kontrolujemy, w których budynkach kończą nam się kontrakty i łączymy je w większe paczki zakupowe, dzięki czemu są to kontrakty nie na kilkanaście tysięcy złotych, ale na miliony, a jednostkowa cena jest korzystniejsza. Zyski i rabaty przypadają członkom wspólnot mieszkaniowych – mówi Mariusz Łubiński, prezes firmy Admus.
Niższe rachunki za media
Systemowi CRM firma zawdzięcza też spektakularne oszczędności odczuwane bezpośrednio przez mieszkańców - zwłaszcza w dobie szybko drożejącej energii. Dla części obsługiwanych nieruchomości Admus kupił energię elektryczną i gaz w ramach wieloletnich umów (nawet do 2025 r.). Dzięki temu mieszkańcy płacą rachunki według stawek z 2021 r. – czyli połowę dzisiejszych cen regulowanych.
– To samo dotyczy usługi konserwacji wind. Wspólnoty mieszkaniowe korzystają ze zniżek, jakie uzyskujemy dla nich jako duży klient. Przejmując nowe wspólnoty, widzimy nieraz, że koszty konserwacji wind były u nich wcześniej nawet trzy razy wyższe niż w innych zarządzanych przez nas wspólnotach – mówi Mariusz Łubiński.
Ubezpieczenia, zakupy i okresowa legalizacja liczników wody i centralnego ogrzewania, czujników, domofonów – wszystkie te koszty maleją za sprawą efektu skali i wykorzystania oprogramowania pozwalającego monitorować bieżące potrzeby.