Jeszcze całkiem niedawno systemy komunikacyjne w firmie stanowiły odrębne struktury. Jeśli pracownik chciał przy pomocy telefonu kontynuować rozmowę mailową, musiał znać numer rozmówcy. Jeśli chciał skorzystać z czata, musiał skorzystać z kolejnego urządzenia, do którego miał osobny login i hasło. A jakby tego było mało, bardzo często korzystał na własną rękę z internetowych komunikatorów, nie dbając o podpisanie z ich operatorami umów dotyczących poufności, zasad zarządzania kontami czy udostępniania zapisów rozmów.
— Takie postępowanie naraża firmę na poważne ryzyko: właścicielem takiego konta formalnie jest pracownik, a nie firma, dane przedsiębiorstwa przesyłane są na cudze serwery, nie wiadomo, czy i w jaki sposób są szyfrowane, przy pomocy jakich kluczy, kto ma do nich dostęp itd. A w razie potrzeby trudno zażądać zablokowania konta czy zabezpieczenia konwersacji do celów dowodowych — opowiada Leszek Hołda, prezes Integrated Solutions.
Trzy obszary i obecność
Rozwiązaniem tych problemów są systemu zintegrowanej komunikacji (unified communications — UC). Łączy ona wszystkie środki komunikacji w spójny system.
— Wdrożenie UC obejmuje trzy dziedziny funkcjonalności. Pierwszy — to komunikacja stacjonarna czasu rzeczywistego. Obejmuje komunikację głosową, czasem również wideo, natomiast bardzo rzadko konferencje webowe. Drugim są powiadomienia stacjonarne, czyli poczta głosowa, faksowa, elektroniczna, rzadziej czat i sporadycznie wewnątrzfirmowe media społecznościowe. Trzecia dziedzina to komunikacja mobilna, czyli połączenia głosowe za pomocą sieci GSM lub WiFi, e-mail mobilny, rzadziej konferencje webowe i wideomobilne oraz korporacyjne media społecznościowe — wylicza Dariusz Bogusz z Siemens Enterprise Communications. Kluczem do realizacji idei zunifikowanej komunikacji jest tzw. funkcjonalność presence (obecność).
— To dzięki niej każdy użytkownik systemu otrzymuje informację o statusie dostępności swoich współpracowników i rodzaju kanału, pod którym są dostępni. Takie rozwiązania pozwalają ocenić, czy np. w tej chwili lepiej do danej osoby zadzwonić, wysłać e-mail czy sms. Efektem jest oszczędność czasu dotarcia do osób, które wykonują wtedy inne zadania, np. prowadzą prezentację albo uczestniczą w spotkaniu — opowiada Konrad Polański z NextiraOne Polska.
Rośnie efektywność
Jakie są korzyści z rozwiązań UC? Z punktu widzenia pracodawców taka technologa pozwala zwiększyć produktywność i wydajność, co bezpośrednio przekłada się na wzrost dochodów. Równocześnie rośnie jakoś komunikacji w firmie, a zastosowanie np. wideospotkań lub telekonferencji pozwala ograniczyć liczbę podróży służbowych.
— Pracodawcy daje znaczne oszczędności, ponieważ koszty biletów, benzyny, diet i hoteli pomnożone przez liczbę pracowników i delegacji w roku składają się na poważne kwoty. Ponadto czas spędzony w podróży jest przeważnie stracony, bo przecież nie zawsze można go przeznaczyć na pracę. Skutki finansowe wyjazdów znacznie przekraczają same tylko koszty przejazdów — zauważa Leszek Hołda.
Dzięki lepszym narzędziom komunikacji rośnie efektywność pracy zdalnej, co sprawia, że więcej osób może pracować w tym trybie, dzięki czemu z kolei można np. zaoszczędzić na wynajęciu przestrzeni biurowej. Lepiej też działa się w zespołach, nawet przy dużym rozproszeniu geograficznym ich członków.
— Rozwiązania UC pozwalają m.in. na pracę grupową nad wspólnymi dokumentami niezależnie od miejsca pobytu pracowników. A praca grupowa może być wzbogacana o nowe media komunikacyjne, np. przekaz multimedialny czy obraz wideo, które wpływają na jakość przekazu i skracają czas podejmowania decyzji — wskazuje Konrad Polański.
Większa mobilność
Natomiast pracownicy mają dostęp do całej gamy narzędzi komunikacyjnych, z których mogą korzystać zależnie od sytuacji. Dzięki mechanizmowi presence wiedzą, kiedy mogą zadzwonić, a kiedy lepiej wysłać maila.
— Pracownicy zyskują większą mobilność. Osiągają elastyczny dostęp do narzędzi pracy w firmie i poza nią niezależnie od tego, gdzie są i jakie narzędzia komunikacyjne mają akurat do dyspozycji. To pozwala efektywniej pracować, szybciej i płynniej wymieniać informacje, lepiej rozplanować pracę i ją dzielić — mówi Dariusz Bogusz.
Korzyści z wprowadzenia technologii UC mają również klienci, którzy mogą szybciej skontaktować się z firmą telefonicznie, mailowo albo za pomocą mediów społecznościowych.
— Rozwiązania UC sprawdzą się w każdym przedsiębiorstwie niezależnie od jego wielkości. Praktycznie każda działalność opiera się przecież na wymianie lub pozyskiwaniu informacji, by osiągnąć zmierzone cele. Szybsze podejmowanie trafnych decyzji jest obecnie najbardziej pożądaną funkcjonalnością we wszystkich firmach bez względu na charakter działalności — podkreśla Konrad Polański.