Komputerowe peryferia biurowe są wyposażane w funkcję, która pozwala na wysłanie listu elektronicznego bez pośrednictwa komputera. W efekcie może to wpłynąć na ograniczenie korzystania z biurkowego peceta.
Biurowe urządzenia wielofunkcyjne łączą w jednej obudowie kilka, dotychczas rozdzielonych, peryferii komputerowych. Takie urządzenia umożliwiają drukowanie, kopiowanie, skanowanie, a często również faksowanie dokumentu. Coraz częściej wielofunkcyjne maszyny biurowe są wyposażane przez producentów w moduł, który umożliwia wysyłanie listów elektronicznych bezpośrednio z urządzenia. Skanowany dokument papierowy można jednym naciśnięciem przycisku przekształcić w wiadomość elektroniczną. Dokument można zapisywać w różnych formatach, np. PDF, JPEG i TIFF, i wysyłać jako załączniki do poczty elektronicznej, do pojedynczych odbiorców lub równocześnie na wiele adresów. Korzystając z tej funkcji, przedsiębiorstwa mogą efektywniej zarządzać i kierować obiegiem dokumentów.
— Funkcja wysyłania maili bezpośrednio z urządzenia jest dużym ułatwieniem dla użytkowników. Po skanowaniu dokumentu automatycznie otwierany jest program pocztowy z nową wiadomością zawierającą załączony zeskanowany dokument. Skan jest już przekształcony w dokument określonego typu, np. jpg czy pdf — informuje Piotr Bitner, koordynator techniczny peryferii komputerowych Canona.
— Znajdujące się w naszej ofercie urządzenia przeznaczone są dla użytkowników indywidualnych oraz grup roboczych i mogą być włączone bezpośrednio do firmowej sieci. Dostęp do serwera pocztowego, umożliwia przesłanie dokumentu w formie elektronicznej bezpośrednio z urządzenia do innych użytkowników sieci firmowej bez pośrednictwa komputera. Dla przykładu, kilkudziesięciostronicowy cennik, który mamy w formie papierowej, możemy rozesłać w formie elektronicznej do zdefiniowanej grupy odbiorców, bez konieczności fizycznego powielania — mówi Marcin Adamski, odpowiedzialny za drukarki monochromatyczne i urządzenia wielofunkcyjne w firmie Hewlett-Packard Polska.
Peryferia biurowe, które umożliwiają przesyłanie wiadomości elektronicznych, mogą wpłynąć na ograniczenie wykorzystywania komputera osobistego. Firmy, które rozsyłają informacje do dużej liczby klientów, nie muszą wykorzystywać do tego celu komputera, wystarczy przesłać wiadomość bezpośrednio z maszyny biurowej.
— Według mnie, dzięki urządzeniom biurowym umożliwiającym wysyłanie maili, możliwe jest ograniczenie roli komputera w biurze. Wydaje mi się, że telefaks z funkcją bezpośredniego wysyłania maili poprzez wbudowany modem lub kartę sieciową powróci do łask. Jego zaletą jest prostota obsługi, wkładamy dokument do podajnika i wybieramy adres e-mail zamiast numeru telefonu— uważa Piotr Bitner.
Nie wszyscy przedstawiciele wiodącego dostawcy peryferiów komputerowych zgadzają się z tezą o ograniczeniu w przyszłości roli komputera w biurze. Uważają, że urządzenie biurowe typu drukarka czy skaner zawsze będzie współpracowało z komputerem.
— Wysyłające listy elektroniczne urządzenia biurowe nie wpłyną na wyparcie komputerów z biur. To zawsze będą peryferia komputerowe. A zastosowana w nich technologia serwisowa, która automatycznie powiadamia zdefiniowaną osobę o tym, że np. kończy się papier lub toner, wymaga posiadania komputera, na którym można by odczytać taką wiadomość — twierdzi Marcin Adamski.
Jak każda nowa funkcjonalność, możliwość przesyłania maili z urządzeń biurowych wpływa na zachęcenie klientów do zakupów urządzeń tego typu.
— Możliwość bezpośredniego wysyłania z maszyny biurowej listów elektronicznych ma wpływ na podjęcie decyzji o zakupie takiego urządzenia przez klienta. Tradycyjne, minimalne środowisko biurowe to cztery maszyny, drukarka, kopiarka, skaner i faks. Klienci wybierają proste rozwiązania, coraz częściej kupują urządzenia zintegrowane — sądzi Marcin Adamski.
Urządzenia biurowe potrafiące wysyłać maile mogą mieć wpływ na zredukowanie kosztów w biurach. Pozwalają obniżyć nakłady ponoszone na przesyłanie informacji do klientów.
— Coraz więcej klientów interesuje się urządzeniami biurowymi z funkcją przesyłania wiadomości elektronicznych. Jeżeli firma przesyła dużo informacji do klientów i wykupiła stałe łącze internetowe, a więc płaci abonament, przy obecnych kosztach transmisji, maszyna przesyłająca maile pozwala na oszczędności. Przykładowo, nie ma potrzeby przesyłać do kontrahentów tradycyjnych faksów, za które płaci się oddzielnie. Prościej i bez płacenia za każde połączenie można przesłać do klientów informacje wprost z urządzenia biurowego Internetem — uważa Jarosław Antoniuk, koordynator ds. sprzedaży kopiarek, faksów i urządzeń wykorzystujących środowisko internetowe w polskim oddziale Panasonica.