Marek Komosa: Warto usprawnić systemy zarządzania dokumentami
Przywołane w tytule zarządzanie dokumentami — jako forma komunikacji — stanowi bardzo ważny proces w każdej organizacji. Wpływa na sprawność działania całego podmiotu i skuteczność procesów decyzyjnych.
Idea biura bez papierów nie jest nowa. Od momentu, kiedy zaczęliśmy posługiwać się w pracy komputerami, wiele mówi się o wyeliminowaniu dokumentów papierowych i przejściu na nośniki elektroniczne. Rzeczywisty problem nie tkwi jednak w tym, czy i ile zużywamy papieru, ale jak łatwo możemy uzyskać potrzebną informację i jak szybko możemy się nią podzielić z resztą organizacji.
Niektóre podmioty — na przykład agendy rządowe — muszą ponadto znaleźć sposób, by dzielić się pewnymi informacjami ze społeczeństwem. Nie jest to łatwe, zważywszy że organizacje te przetwarzają i przechowują ogromne ilości danych, informacji i dokumentów. W takim przypadku sprawne zarządzanie dokumentacją wymaga specjalistycznego systemu informatycznego. Umożliwia on znaczne przyspieszenie dystrybucji informacji i istotne zmniejszenie nakładów na tradycyjne, papierowe nośniki.
Europejskie badania Gartner Group wykazały, że technologie zarządzania dokumentami najczęściej są wykorzystywane przez administrację publiczną i instytucje usługowe. Służą do archiwizacji dokumentów, takich jak wnioski klientów czy podjęte decyzje. Ważnymi użytkownikami systemów zarządzania dokumentami są także banki i instytucje ubezpieczeniowe, które wykorzystują je do obsługi klienta oraz ewidencji polis i wniosków odszkodowawczych.
Rozwiązania do zarządzania dokumentami istnieją na rynku od jakiegoś czasu, jednak technologie szybko się zmieniają. Nowe generacje takich rozwiązań pozwalają na integrację z portalami internetowymi i innymi systemami, np. zarządzania wiedzą i pracy grupowej. Charakteryzują się wysoką wydajnością i dużą skalowalnością. Dzisiaj z dokumentami można pracować na różne sposoby, wykorzystując na przykład typowe aplikacje biurowe, takie jak MS Word, lub technologie nowsze — pocztę elektroniczną czy strony internetowe.
Istotną cechą nowoczesnych systemów jest ich zdolność do przechowywania i zarządzania dokumentami elektronicznymi w bardzo różnych formatach, również tzw. multimedialnych, obejmujących obraz i dźwięk. Jest to istotne na przykład dla sądów, które w swoich aktach posiadają — oprócz plików tekstowych — także zdjęcia oraz nagrania audio i wideo. Kompleksowy, nowoczesny system zarządzania dokumentami został ostatnio wprowadzony przez sądownictwo brytyjskie. Już teraz efekty tego wdrożenia są oceniane bardzo pozytywnie.
Coraz więcej firm dostrzega korzyści płynące z wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych do sprawnego zarządzania dokumentami. Według badań Conspectus z roku 1999, przeprowadzonych na grupie firm brytyjskich wdrażających takie systemy, najistotniejszymi korzyściami z ich wprowadzenia są: podniesienie produktywności przedsiębiorstwa, podniesienie jakości usług i standardu obsługi klientów oraz redukcja nakładów na tradycyjne nośniki dokumentów. Zastosowanie systemów zarządzania dokumentami uprościło prace biurowe oraz dało łatwy i szybki dostęp do potrzebnych informacji. Umożliwiło też wymuszenie standardowych procedur obiegu informacji w firmie. Dzięki temu w dowolnym momencie wiadomo, co się z dokumentem dzieje i kto jest w danej chwili za niego odpowiedzialny. Pozwala to eliminować wiele niepożądanych zjawisk, takich jak np. znajdowanie się w obiegu kilku różnych wersji tego samego dokumentu czy jego zaginięcie.
W Polsce coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega wymierne korzyści, płynące, w stosunkowo krótkim czasie, z inwestycji we wdrożenia profesjonalnych systemów informatycznych. Wszak zarządzanie dokumentami porządkuje jeden z najcenniejszych zasobów każdej firmy — informację.