Dotychczas zmiany systemów ERP związane były z polskim ustawodawstwem. Teraz musimy dostosować się również do reguł unijnych.
Jednym z elementów, jaki muszą posiadać systemy finansowo-księgowe, jest wielowalutowość. Państwa Unii stosują wytyczne Europejskiej Unii Monetarnej. Polskę czeka więc przejście na walutę europejską.
Adam Kopiński, konsultant rozwiązań biznesowych Oracle Polska, wyjaśnia, że wszystkie transakcje będą odbywały się w euro. Zanim jednak tak się stanie, czeka nas okres przejściowy, w którym polskie przedsiębiorstwa będą prowadziły podwójną księgowość: w złotych i euro. A to łączy się z przygotowaniem specjalnych funkcjonalności systemu.
Wielowalutowość to nic innego, jak przeliczenia walut i różnice kursowe w należnościach. Wprowadzona została do systemów informatycznych kilka lat temu. Nie jest nowością, nad którą dostawcy rozpoczynaliby pracę. Właściwie spotkały się z nią wszystkie spółki współpracujące z firmami zagranicznymi.
Dlatego, jak podkreśla Sławomir Kosz, prezes Macrosoft, zarówno wielowalutowość, jak i inne mechanizmy wskazujące na przygotowanie systemów do pracy w UE od dawna stanowią standard oferowanych aplikacji.
Zmiany związane są także z międzynarodowymi standardami rachunkowości, które nie zawsze znajdują odpowiedniki w polskich przepisach. Dotyczy to np. wystawiania faktur korygujących, których w Unii się nie stosuje. Kolejne elementy to magazynowanie i zupełnie inny sposób rozliczania ubezpieczeń pracowniczych. Pięćdziesiąt zasad obowiązuje wszystkie kraje członkowskie. Dodatkowo opracowane są bardziej szczegółowe wytyczne dla każdego z członków Unii. Polskie firmy międzynarodowe standardy rachunkowości (MSR) będą obowiązywały od 2005 roku.
— W Polsce jakiś czas temu znowelizowano niektóre ustawy, w tym ustawę o rachunkowości. Tym samym nasze regulacje zbliżyły się od unijnych. Rodzime systemy ERP miały czas przystosować się do tych zmian, choć nie wszystkim się to jeszcze udało — chwali się Adam Kopiński.
Inny problem to sprawozdania w formacie Intrastat.
— Przedsiębiorców czeka przygotowywanie specjalnych raportów podsumowujących VAT, które będą szczegółowo informowały o przemieszczaniu się towarów w obrębie UE. Informacje w nich zawarte będą dotyczyły rodzaju, ilości i wartości towarów dostarczonych i otrzymywanych — mówi Iza Akar-Kasyna, menedżer produktu w Great Plains Software Polska.
Kolejnym problemem, nad którym pracowali dostawcy oprogramowania biznesowego, jest wielojęzyczność.
— Rozwiązanie problemu wielojęzyczności wymusiła postępująca globalizacja gospodarki. W Polsce jest coraz więcej filii zachodnich przedstawicielstw, których pracownicy korzystają z tego samego systemu, choć mówią w różnych językach. Nie może być tak, że system funkcjonuje tylko w języku polskim — twierdzi Marek Suszczyk, zastępca dyrektora generalnego oddziału Exact Software Poland.
Dotychczas wielojęzyczność była przede wszystkim domeną firm zachodnich, funkcjonujących na naszym rynku. Jednak otwarcie rynku unijnego dla polskich firm, na które czeka wielu przedsiębiorców, będzie wiązało się z dostarczaniem dokumentów w różnych językach. Odbiorcami systemów polskich dostawców są głównie lokalne firmy, które rzadziej korzystają z funkcjonalności systemu ERP w innym języku niż polski. Jeśli nawet jest taka potrzeba, to wyłącznie z danych zagregowanych. Problemem nie jest tłumaczenie systemu, ale dostosowania pewnych procedur, które nie we wszystkich krajach przebiegają tak samo.