Do firmy przychodzi nowa osoba. Trzeba zadbać o niezbędne dokumenty. Ale także o to, by od razu dobrze się poczuła w nowej pracy.
Przy zatrudnianiu nowego pracownika trzeba dotrzymać terminów związanych z dokumentacją. Pierwszego dnia musi on dostarczyć wszystkie dokumenty, które powinny trafić do jego akt: kwestionariusz osobowy, kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia i kopie dyplomów ukończenia szkół.
Konieczne zaświadczenia
— W dniu rozpoczęcia pracy powinien mieć podpisaną umowę. Co więcej, dział HR musi mu odpowiednio wcześniej wydać skierowanie na badania lekarskie — mówi Joanna Długokęcka, specjalista ds. kadr i płac w FPA-Group.
A to dlatego, że musi mieć zaświadczenie lekarskie, iż nie ma przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Jak najszybciej należy również przeszkolić taką osobę z zasad BHP. Zaświadczenie o takim szkoleniu trzeba dołączyć do akt osobowych (w części B).
— Nowa osoba powinna dostarczyć do kadr zaświadczenie, czy była zarejestrowana w urzędzie pracy jako bezrobotna. Może się tak zdarzyć, jeśli miała przerwę w zatrudnieniu — mówi Joanna Długokęcka.
Jeżeli była zarejestrowana, to pracodawca ma pięć dni od daty jej zatrudnienia na zawiadomienie o tym urzędu.
Dokumenty do akt
W ciągu siedmiu dni pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W tym samym terminie musi również sporządzić i przekazać pracownikowi pisemną informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia, zgodnie z art. 29 par. 3 kodeksu pracy. W firmach zatrudniających więcej niż 20 osób chodzi o informacje dotyczące dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, częstości wypłaty wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego i długości okresu wypowiedzenia.
— Natomiast pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, powinien dodatkowo poinformować pracownika o czasie pracy w godzinach nocnych, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, o sposobie usprawiedliwiania nieobecności i potwierdzania obecności w pracy — mówi Joanna Długokęcka.
Z kolei nowy pracownik składa w przedsiębiorstwie oświadczenie, że uprawnia pracodawcę do przelewania swojego wynagrodzenia na podany numer konta bankowego.
Warto również, aby w aktach znalazło się oświadczenie o dodatkowych uprawnieniach rodzica lub opiekuna: czy jest rodzicem lub opiekunem dziecka do lat 14 i czy w związku z tym będzie korzystał z płatnych dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem, czy mąż lub żona także korzysta z tych uprawnień w innym zakładzie pracy (w roku przysługują tylko dwa takie dni).
Nie tylko papiery
Nie mniej ważne niż dotrzymanie terminów związanych z dokumentacją jest takie wprowadzenie nowego pracownika do firmy, by jak najlepiej czuł się w niej w pierwszych dniach. Da mu to większą motywację i wiarę, że to, co robi, jest dla firmy ważne.
— Pracodawca powinien zadbać o to, by na nowego członka zespołu czekało gotowe i wyposażone miejsce pracy. Zamieszanie, do jakiego często dochodzi w firmach — brak telefonu czy komputera — pozostawia bardzo złe wrażenie, dezorientuje i stresuje pracownika — mówi Barbara Kochańska-Mierzejewska, dyrektor HR w FPA-Group.
Pracownika w nowe środowisko można wprowadzać w kilku etapach. Dobrym dla obu stron początkiem jest przywitanie go już w recepcji firmy. Warto przygotować osobną salę, gdzie nowo przyjęty lub ich grupa wysłucha kilku zdań o historii firmy, jej strukturze i najważniejszych osobach.
— Ma to znaczenie zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie jest spora szansa spotkania prezesa czy kluczowego menedżera na korytarzu czy w bufecie — zwraca uwagę Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Ważne jest także zapoznanie nowej osoby z systemem komunikacji w firmie i przedstawienie nieformalnych zwyczajów, w tym dotyczących stroju — powinien się tym zająć specjalista z działu HR. W małej firmie można przedstawić nowo zatrudnionego prezesowi lub członkowi zarządu. Warto też oprowadzić go po zakładzie, w skrócie wyjaśnić, czym zajmują się różne działy i przedstawić go imiennie najbliższym współpracownikom.
— Po oprowadzeniu po firmie pracownik działu HR przekazuje nowo przyjętego opiekunowi, który zapozna go z obowiązkami i zwyczajami panującymi w firmie. Pokaże również, jak wykorzystywać narzędzia pracy, takie jak oprogramowanie. Opiekunem może być również współpracownik — mówi Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Dobrym pomysłem jest opracowanie przewodnika z najważniejszymi informacjami dla nowych pracowników: od historii firmy i numerów telefonów w różnych działach po informacje związane z księgowością, na przykład z rozliczaniem delegacji. Taki dokument można wydać w formie broszury lub umieścić na przykład w intranecie.
Zapoznanie przed pracą
W polskim oddziale firmy Ove Arup wdrożenie nowej osoby zaczyna się jeszcze na etapie rekrutacji, kiedy kandydat może przejść się po biurze w towarzystwie pracownika, zagadnąć inne osoby.
— W pierwszym dniu pracy u nas nowa osoba jest oprowadzana po biurze i przedstawiana po kolei pracownikom. Ma okazję poznać wszystkie zespoły, z którymi będzie współpracować. Informacja o tym pracowniku pojawia się w naszej wewnętrznej, międzynarodowej gazetce — opowiada Agnieszka Skowrońska, Human Resources Manager, Continental Europe w Ove Arup.
Za wprowadzenie pracownika do projektów i zadań odpowiada w tej firmie szef zespołu. Ponadto starsi pracownicy są wyznaczani do roli mentorów w pracy nad poszczególnymi projektami. Ich rolą jest kształcenie i weryfikacja pracy nowicjuszy. Podczas wewnętrznego szkolenia nowy pracownik zapoznaje się z regulacjami firmy, systemem pracy, zasobami intranetowymi i standardami jakości.
— Mamy też kompleksowy, globalny program wprowadzający nowych pracowników w arkana naszej organizacji. Zawiera on wszystkie najważniejsze informacje o historii i strukturze firmy, wewnętrznej komunikacji, międzynarodowych zespołach, do których pracownik może dołączyć, zagadnienia z obszaru bezpieczeństwa pracy, HR, finansów i IT — mówi Agnieszka Skowrońska.
Większość pracowników w ciągu roku od zatrudnienia jest także wysyłana do Londynu na kursy zawodowe wprowadzające w zagadnienia techniczne. Poza tym nowy pracownik otrzymuje do dyspozycji aplikację zwaną Arup People, która pozwala na szybki dostęp do informacji o innych kolegach — ich umiejętnościach, doświadczeniach, podstawowych obszarach działania w firmie i poza nią, oraz prywatnych zainteresowaniach. Dzięki temu może odnaleźć osoby, które będą służyły mu pomocą w rozwiązaniu ewentualnych problemów lub po prostu dzielą wspólne hobby.
okiem praktyka
Nie tylko misja, ale też katering
W naszej firmie pierwszego dnia pracownikowi przekazuje się nie tylko informacje o jego obowiązkach i historii firmy, ale też to, jak się komunikujemy i jakie są narzędzia komunikacji wewnętrznej.
Nowy członek zespołu dowie się też, gdzie ma szukać potrzebnych mu informacji, jak korzystać z intranetu i nawet tego, w jakich firmach kateringowych zamawiamy obiady. Doskonale wiemy, że najwięcej czasu zajmuje wyszukanie drobnych informacji, więc staramy się ten proces ułatwić.
Nowy pracownik dostaje opiekuna, który pomaga mu w przejściu przez pierwsze chwile w nowym środowisku. Zwykle jest to specjalnie do tego celu wyznaczona osoba, która wdraża nowego pracownika i pomoże znaleźć odpowiedź na pytanie, jeśli przełożony jest zajęty lub gdy pracownik krępuje się zapytać swojego szefa o niektóre sprawy organizacyjne. Zdarza się, że pracownik — jeśli ma problem — przychodzi do opiekuna nawet po kilku miesiącach w firmie.
Teresa
Wierzbowska
agencja interaktywna OS3 multimedia