Coraz więcej najemców decyduje się renegocjować umowy najmu na powierzchnię biurową. Przyparci do muru właściciele biurowców, nie chcąc tracić klientów, godzą się na obniżanie czynszów.
Pięć lat temu warunki na warszawskim rynku biurowym dyktowali właściciele biurowców. Stawki czynszów były maksymalnie wyśrubowane — firm poszukujących nowoczesnych powierzchni było bardzo dużo, biurowców mało. Warszawa plasowała się w czołówce najdroższych miast w Europie pod względem wysokości czynszów. Jednak w miarę rozwoju rynku nowych obiektów przybywało. Sytuacja powoli się odwracała, coraz trudniej było znaleźć najemcę. Obecnie szacuje się, że współczynnik powierzchni nie wynajętej w Warszawie może osiągnąć nawet 20 proc. Czynsze drastycznie spadły — w niektórych przypadkach nawet o 50-60 proc. Najemcy przystąpili do kontrataku. Teraz to oni mogą dyktować warunki. Niektóre z firm doradczych zrezygnowały nawet z reprezentowania biurowców. Zajmują się tylko reprezentowaniem najemców i skutecznie pomagają im w walce o obniżanie czynszów. Właściciele biurowców są przyparci do muru.
Tymczasem okazuje się, że są jeszcze w Warszawie firmy, które płacą za wynajem biura około 40 USD za mkw. miesięcznie. Ostatnie statystyki pokazują, że obecne rynkowe stawki czynszów za nowoczesne powierzchnie w centrum stolicy wynoszą 23-27 USD, a poza nim — 14-20 USD. Łatwo więc można sobie wyobrazić rozgoryczenie zarządu firmy, która płaci 40 USD i na dodatek ma świadomość, że umowa najmu obowiązywać będzie jeszcze kilka lat. W takiej właśnie sytuacji znalazła się jedna z instytucji finansowych, mająca siedzibę w prestiżowym biurowcu w centrum Warszawy. Zarząd podjął więc decyzję o rozpoczęciu negocjacji, które miały doprowadzić do obniżenia opłat. Zarząd firmy spróbował rozmów z właścicielem biurowca na własną rękę. Ten jednak uznał, że nie ma o czym mówić i nie zgodził się na żadne ustępstwa.
Doradcy pracujący w międzynarodowych firmach obsługujących rynek komercyjny twierdzą, że w takich przypadkach najlepiej udać się do właściciela biurowca właśnie w ich towarzystwie. Skuteczność negocjacji jest wtedy o wiele większa.
— Większość konsultantów otrzymuje wynagrodzenie, które opiera się na prowizji od oszczędności, jakie udało im się wynegocjować. Warto więc korzystać z pomocy konsultantów, bo im zależy na jak najlepszych efektach negocjacji. Poza tym oni lepiej znają rynek, obowiązujące ceny za wynajem, ostatnie duże umowy najmu oraz wolne powierzchnie. Są profesjonalnie przygotowani do tego typu rozmów — uważa Robert Ledziński, starszy konsultant z Jones Lang LaSalle.
— Bardzo często zgłaszają się do nas firmy, które same próbowały renegocjować czynsz. Takie rozmowy zazwyczaj kończyły się fiaskiem i konfliktem z właścicielem obiektu. Dlatego od razu lepiej przystąpić do negocjacji wspólnie ze specjalistą. Nie da się ukryć, że negocjacje są często bardzo ostre. Co więcej, właściciel obiektu i najemca cały czas muszą współpracować, bo często mają siedzibę w tym samym obiekcie. Agent wynajęty do negocjacji jest więc buforem — ma tak załatwić sprawę, żeby dwie strony były zadowolone — dodaje Jarosław Zagórski, partner z Cushman & Wakefield Healey & Baker.
Robert Karniewski z Colliers International określa agentów negocjujących w imieniu najemcy mianem zderzaka lub piorunochronu.
— Większość nieprzyjemnych spraw powinna skupić się na negocjatorze — dodaje.
Alan Colquhoun, dyrektor zarządzający DTZ Zadelhoff Tie Leung, zaznacza, że znajomość danego segmentu rynku zawsze wzmacnia pozycję w negocjacjach.
— Rada, której udzielamy obu stronom — bądź deweloperowi, bądź najemcy — to przede wszystkim być należycie przygotowanym do rozmów. Trzeba mieć określoną strategię i cele — mówi Alan Colquhoun.
Renegocjacje nie powinny więc prowadzić do konfliktu, wręcz przeciwnie — strony powinny znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące zarówno najemcę, jak i właściciela biurowca. Czy w takim razie jest możliwe osiągnięcie kompromisu? Analitycy uważają, że tak, ponieważ dla właściciela obiektu renegocjacje mogą być korzystne, nawet jeśli najemca będzie płacił mniejszą stawkę czynszu.
— Renegocjacje w przypadku najemcy powinny prowadzić do obniżenia kosztów stałych. Obecna sytuacja rynkowa pozwala w wielu wypadkach na pozytywne zakończenie rozmów. Wielu inwestorów godzi się na ustępstwa wobec najemców, ponieważ zdaje sobie sprawę, że trudno im będzie pozyskać innych — mówi Jarosław Zagórski.
Jednak zaznacza on, że właściciele biurowców też korzystają na renegocjacjach.
— Właściciele budynków muszą zawsze dostać coś w zamian. Obniżenie czynszu oznacza jednocześnie zawarcie z właścicielem biurowca nowej umowy, bądź podpisanie aneksu, na mocy którego wydłuża się okres najmu. Właściciel biurowca minimalizuje tym samym ryzyko związane z utratą najemcy, a jednocześnie podnosi lub utrzymuje wartość budynku — mówi Jarosław Zagórski.
W tej chwili to najemcy zazwyczaj rozpoczynają rozmowy o renegocjacjach, choć zdarzają się przypadki, że sami deweloperzy występują z taką propozycją do najemcy. Decydują się na taki krok właśnie po to, żeby ich obiekty nie opustoszały.
Wynik renegocjacjacji jest trudny do przewidzenia. Czystą intencją powinno być pozostanie w budynku, tyle że na nowych zasadach.
— Zdarza się jednak, że próba renegocjowania czynszu kończy się przeprowadzką — mówi Robert Karniewski.
Jednak niezależnie od celu jaki postawi sobie najemca — pozostanie w budynku lub przeprowadzka, najlepiej udowodnić deweloperowi, że na rynku są alternatywne możliwości.
— Rzadko się zdarza, żeby właściciele byli bardzo twardzi. No chyba że ktoś płaci 40 USD i wtedy deweloper nie chce nawet słyszeć o renegocjacjach. Tak postępują jednak bardzo nierozsądni deweloperzy. Często wystarczy pokazać deweloperowi, co ma do zaoferowania konkurencja i już rozmowy idą łatwiej. Należy jednak pamiętać, że bez konkretnych, zapiasanych w umowie deklaracji ze strony najemcy nic się nie uzyska. Zawsze musi być coś w zamian np. wyłużenie okresu najmu — uważa Robert Karniewski.
Co jednak robić w przypadku, gdy właściciel obiektu jest bardzo twardy? Należy mu pokazać, że nie jest się jedynym niezadowolonym z umowy najemcą. Dobry negocjator, gdy napotka trudności, z pewnością zadzwoni do innych najemców w obiekcie i jest wielce prawdopodobne, że znajdzie jeszcze kilku niezadowolonych. Agenci określają to mianem efektu kuli śniegowej — kiedy przed właścicielem biurowca stanie negocjator, który występuje w imieniu kilku najemców, to trudno mu będzie go zlekceważyć.
— Natomiast gdy najemca jest niezadowolony z zajmowanego biura i chce zdecydowanie zmienić lokalizację, wówczas negocjacje będą dotyczyć przeprowadzki do nowej siedziby. W takim przypadku nowy deweloper rozkłada zobowiązania wynikające z poprzedniego kontraktu na okres trwania nowej umowy najmu. Dotyczy to zwłaszcza klientów, którym pozostało 6-12 miesięcy do końca poprzedniego kontraktu. Najemca zyskuje dzięki temu lepsze biuro, które spełnia jego wymagania — mówi Robert Ledziński, starszy konsultant z Jones Lang LaSalle.