Nie wystarczą już komfortowe krzesła i fotele dla uczestników czy eleganckie stoły prezydialne. Standardem jest zapewnienie odpowiedniego nagłośnienia pomieszczeń, klimatyzacja, a także stałe łącze do internetu i Wi-Fi, z którego goście mogą korzystać w całym obiekcie. Wraz z rozwojem nowych technologii przyzwyczailiśmy się również do pomocy audiowizualnych, które wspomagają przyswajanie informacji. Podczas szkoleń dobrze sprawdzają się ekrany projekcyjne, flipczarty i rzutniki multimedialne. Coraz częściej sale konferencyjne muszą być przystosowane nie tylko do rozmów bezpośrednich, ale też do wideo— i telekonferencji. Szczególnie ważna jest więc odpowiednia infrastruktura teleinformatyczna
Duże obiekty konferencyjne powinny być wyposażone w bramki wejściowe z czytnikami do kart, które są skoordynowane z nowoczesnym systemem rejestracji uczestników. Jest to bardzo przydatne rozwiązanie, szczególnie podczas większych wydarzeń. Pozwala bowiem uzyskać precyzyjne informacje dotyczące choćby liczby wejść na szkolenia czy konferencje, czasu pobytu gości, a po zakończeniu spotkań sporządzić listę uczestników, by wysłać podziękowania czy certyfikaty.
Konferencje to często coś więcej niż tylko szkolenia, prezentacje, prelekcje. To pełne różnorodnych atrakcji zdarzenia. Zatem przestrzeń konferencyjna powinna zapewniać swobodę adaptacji i umożliwiać nawet niestandardowe aranżacje pomieszczeń.
BARTOSZ SOSNOWSKI
prezes Międzynarodowych Targów Polska