Żegnamy papierową księgowość

Chmura Faktur ma pomóc przedsiębiorcom w eliminacji czasochłonnego, tradycyjnego obiegu dokumentów.

Korzystanie z nowego systemu jest darmowe i dostępne dla wszystkich Tax Care, firma księgowa należąca do grupy Idea Banku, uruchomiła wczoraj Chmurę Faktur — internetowy system, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy mogą wystawiać, przesyłać i przechowywać wszystkie swoje dokumenty księgowe.

Zobacz więcej

IDZIE NOWE: Zdaniem Adama Głosa, prezesa Tax Care, najwyższy czas wyeliminować tradycyjny obieg dokumentów księgowych. — Dążymy do tego, żeby faktury były obecne tylko w sieci i nigdy nie musiały przyjmować formy papierowej — mówił podczas konferencji ogłaszającej uruchomienie Chmury Faktur. Fot. ARC

Gratis dla każdego

Korzystanie z Chmury Faktur jest bezpłatne i takie ma pozostać. Grupa Idea Banku wierzy jednak, że duża część przedsiębiorców, którzy zarejestrują się na platformie, skorzysta z produktów lub usług Tax Care albo Idea Banku i tym sposobem pozwoli grupie na tym projekcie zarobić. Platforma jest jednocześnie otwarta dla wszystkich — przedsiębiorców, biur księgowych, konsumentów i administracji publicznej. W celu skorzystania z niej trzeba zarejestrować się na stronie chmurafaktur. pl.

Aktywacja konta odbywa się poprzez podanie adresu e-mail, nadanie hasła i potwierdzenie linkiem aktywacyjnym wysłanym pocztą elektroniczną. Wszystko zajmuje kilka minut. Chmura Faktur została zintegrowana z państwowymi bazami podatników VAT oraz REGON. Dzięki temu, żeby wystawić fakturę, wystarczy wpisać numer NIP odbiorcy dokumentu, a większość jego danych zostanie pobrana automatycznie. Jeżeli odbiorca faktury jest użytkownikiem platformy, dokument będzie dla niego dostępny od razu po wystawieniu.

Jeśli nie — otrzyma e-mail, który umożliwi rejestrację w Chmurze Faktur lub pobranie faktury bez rejestracji. Chmura Faktur pozwala też na generowanie jednolitych plików kontrolnych ( JPK). Eksperci Tax Care spodziewają się, że nie wszyscy kontrahenci od razu będą chcieli gromadzić i wystawiać wszelkie faktury za pośrednictwem nowej platformy. Dlatego dokumenty, które przedsiębiorca otrzyma poza tym systemem, będzie można przesłać na specjalny adres e-mailowy, dzięki czemu automatycznie trafią do Chmury, nawet jeśli wcześniej miały formę papierową.

Prawo wymusza cyfryzację

Adam Głos, prezes Tax Care, tłumaczy, że moment startu platformy nie jest przypadkowy. Impulsem do powstania Chmury Faktur było stworzenie pliku JPK.

— Od stycznia przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT są zobowiązani do prowadzenia elektronicznej ewidencji tego podatku w formie JPK. Natomiast od lipca każda firma rozliczająca VAT będzie przekazywać fiskusowi wszystkie faktury w wersji elektronicznej — przypomina Adam Głos. Jego zdaniem, najwyższy czas wyeliminować papierowe faktury, tym bardziej że cyfryzację w coraz większym stopniu wymuszają na firmach przepisy. Ponadto elektroniczna forma obiegu dokumentów byłaby dla nich wygodniejsza, tańsza i mniej czasochłonna niż papierowa.

— W ciągu ostatniego półwiecza mnóstwo dziedzin życia gospodarczego w Polsce uległo cyfryzacji, natomiast w zakresie obiegu dokumentów księgowych niewiele się zmieniło. Nie odwiedzamy oddziałówbankowych, bo wszystko mamy w telefonie. Zakupy robimy w sieci, muzyki słuchamy z serwisów streamingowych, a faktury ciągle funkcjonują głównie na papierze. Nawet jeśli taki dokument wystawiany jest elektronicznie i w tej postaci przekazywany kontrahentowi, finalnie i tak zostaje drukowany, po czym trafia do segregatora — zauważa Adam Głos.

Nieuchronny scenariusz

Potwierdzają to badania przeprowadzone przez Grupę Idea Banku, z których wynika, że aż 72 proc. przedsiębiorców archiwizuje faktury w wersji papierowej w biurze księgowym, a dodatkowe 26 proc. deklaruje, że w ten sposób dokumenty są przechowywane w siedzibie firmy. W efekcie prawie wszystkie faktury, bo aż 98 proc., prędzej czy później przyjmują postać papierową, nawet jeżeli wcześniej funkcjonowały elektronicznie. Tym ostatnim sposobem przedsiębiorcy przekazują 25 proc. dokumentów księgowych. Jeśli wziąć pod uwagę, że w Polsce 1,7 mln firm co roku wystawia w sumie 1,5 mld faktur, to jedna firma rocznie rejestruje ich ponad 1,8 tys.

Przy tym aż 15 mln faktur jest wystawianych ręcznie. Żeby zdobyć papier na wyprodukowanie takiej liczby dokumentów, trzeba ściąć 128 tys. drzew. Ponadto, tradycyjny obieg dokumentów zabiera każdemu przedsiębiorcy cztery godziny miesięcznie, które trzeba poświęcić na ich gromadzenie. W całej gospodarce pochłania to 8 mln roboczogodzin miesięcznie, co odpowiada 45 tys. etatów.

— Dlatego warto dążyć do tego, żeby faktura nigdy nie musiała przyjmować formy papierowej — podkreśla Adam Głos. Na konferencji poświęconej uruchomieniu Chmury Faktur o wsparciu dla tej inicjatywy zapewniała Magdalena Borowik, przedstawiciel Ministerstwa Cyfryzacji. Natomiast Grzegorz Marczak, właściciel bloga technologicznego AntyWeb, tłumaczył, że nie należy obawiać się o bezpieczeństwo danych przechowywanych w sieci.

— Spełniając podstawowe zasady zachowania w sieci, możemy czuć się bezpiecznie — zapewniał Grzegorz Marczak.

128 tys. Tyle drzew trzeba ściąć, żeby wyprodukować papier na faktury, które co roku drukują przedsiębiorcy.

 Konferencja "Corporate Cybersecurity", 17-18.04.2018, Warszawa. Sprawdź program >>

 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwia Wedziuk

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy

Puls Biznesu

Puls Firmy / Żegnamy papierową księgowość