Żeby zaoszczędzić na kosztach podróży służbowych, trzeba je zracjonalizować.
Może się tym zająć wyspecjalizowane biuro.
— W Polsce istnieje około 3,5 tys. przedsiębiorstw, które co roku przeznaczają ponad 30 tysięcy euro na wyjazdy służbowe. Rynek tego typu podróży rozwija się bardzo dynamicznie, zwłaszcza w segmencie małych i średnich przedsiębiorstw. Jednak to w dalszym ciągu dwadzieścia największych korporacji tworzy 70 proc. rynku podróży służbowych — mówi Marian Szypuła, prezes stołecznego biura podróży Lufthansa City Center, specjalizującego się w obsłudze podróży biznesowych.
Biuro podróży obsługujące podróż służbową nie tylko bierze na siebie organizację imprezy, ale też znacząco ogranicza jej koszt.
— Zazwyczaj wydatki na wyjazdy służbowe składają się z dwóch komponentów: kosztów podróży — 90 proc. — oraz opłat transakcyjnych — 10 proc. Wyspecjalizowane w optymalizacji budżetów delegacji biuro może zmniejszyć wydatki firmy na wyjazdy służbowe o 20-30 proc. — mówi Jacek Bocho, prezes krakowskiego oraz katowickich biur Lufthansa City Center.
Przykładowo, im większe środki będą przeznaczone na hotel, tym silniejsza karta przetargowa i większe prawdopodobieństwo uzyskania korzystniejszej oferty.
Centralizacja się opłaca
— Największe oszczędności są możliwe, gdy wszyscy pracownicy korzystają z usług tej samej linii lotniczej czy sieci hoteli. Taka koncentracja gwarantuje nie tylko większe rabaty czy oferty promocyjne, ale również wyższą jakość obsługi i dostosowanie do potrzeb klienta. Biuro podróży specjalizujące się w optymalizacji kosztów delegacji, znając ich strukturę w firmie, może wybrać nie tylko najtańszą, ale również najwygodniejszą i najszybszą opcję podróży — dodaje Jacek Bocho.
Biura obsługujące podróże służbowe pomagają stworzyć budżet delegacyjny. Takie biuro przeprowadza u klienta coś w rodzaju audytu — ile firma wydaje na podróże pracowników, jaka jest struktura kosztowa i rodzajowa wyjazdów.
Scentralizowanie budżetu delegacyjnego przynosi dwie zasadnicze korzyści. Pozwala firmie kontrolować go w większym stopniu niż przy jego rozdrobnieniu, a co z tego wynika, łatwiej można optymalizować wydatki i wprowadzać oszczędności. Druga korzyść to efekt skali — przy większym budżecie łatwiej uzyskać upusty i negocjować lepsze oferty.
— Wyspecjalizowane biuro podróży jest w stanie wykorzystać efekt skali. Mam, powiedzmy, trzech klientów, z których każdy dysponuje blisko milionem euro rocznie na podróże. Oczywiście każdy z nich może osobno negocjować np. z liniami lotniczymi i uzyska znaczne zniżki. Jeśli jednak pójdę do linii lotniczych nie z jednym, ale z trzema milionami euro, to jestem w stanie otrzymać jeszcze atrakcyjniejsze upusty — wyjaśnia Marian Szypuła.
Pełny pakiet
— Obsługa podróży służbowej polega na zapewnieniu klientowi korporacyjnemu wszelkich niezbędnych działań oraz przygotowanie i dostarczenie wymaganych dokumentów związanych z jego delegacją. W skład podróży służbowej najczęściej wchodzą: bilet lotniczy, bilet kolejowy, rezerwacja hotelu, wynajem samochodu, ubezpieczenie — wylicza Rafał Ratajek z Fly Away.
Oczywiście usługa jest dostosowana do wymagań klienta.
— Profesjonalne biura podróży dostarczają mu usługi zgodnie z jego travel policy — dodaje Rafał Ratajek.
Firmy specjalizujące się w obsłudze wyjazdów służbowych optymistycznie patrzą w przyszłość. Coraz więcej firm wysyła swoje delegacje za granicę na targi, szkolenia czy konferencje.
— Zainteresowanie obsługą podróży służbowej będzie rosnąć. Wzrost jest i będzie uwarunkowany kondycją gospodarki oraz ilością inwestycji zagranicznych. Biorąc pod uwagę wydatki na podróże służbowe ponoszone przez klientów działających w krajach starej Unii oraz Ameryki Północnej, mamy jeszcze długą drogę do przebycia — mam nadzieję, że systematycznie będziemy się do nich zbliżać, co powinno wpłynąć pozytywnie na powstawanie nowych miejsc pracy — prognozuje Rafał Ratajek.