Portal przyspiesza obieg dokumentów i przygotowanie nowych pracowników do podjęcia pracy. To przekłada się na pieniądze.
Biorąc pod uwagę potencjalną złożoność i koszt realizacji, portal korporacyjny powinien być oceniany przez inwestora tak samo jak każde inne zaawansowane rozwiązanie IT — z uwzględnieniem perspektywy korzyści biznesowych możliwych do uzyskania po jego uruchomieniu i potencjalnego zwrotu z inwestycji.
Szybciej, szybciej
Zdaniem Marka Judy, prezesa Amg.net, portal korporacyjny nie jest jedynie zaawansowanym rozwiązaniem służącym komunikacji wewnętrznej. Jest platformą technologiczną, która może stać się kluczowym narzędziem wspierającym podstawowe obszary działalności przedsiębiorstwa. O realnej wartości biznesowej systemu decydują komponenty zorientowane na efektywne wsparcie procesów organizacji. Ich przykładami mogą być samoobsługa pracownika i menedżera, wsparcie procesów zakupowych, integracja poczty elektronicznej, ekstranety wspierające obsługę kanałów sprzedaży.
— Usprawnienie procesów w organizacji możliwe dzięki ich obsłudze przez portal jest najbardziej wiarygodnym sposobem wykazania rzeczywistych korzyści. Jako przykład może służyć skrócenie czasu i kosztów związanych z obsługą wniosku urlopowego dzięki umożliwieniu rejestracji wniosków przez portal, skrócenie czasu oraz obniżenie kosztów obsługi procesów zakupowych czy też obniżenie kosztów szkoleń poprzez wykorzystanie aplikacji e-learning dostępnej poprzez portal — zaznacza Marek Juda.
Zdaniem Witolda Staniszkisa, prezesa Rodan System, przyjęcie metafory internetowej znacznie obniża barierę akceptacji portalu przez pracowników, którzy posługują się podobnymi serwisami w prywatnym życiu.
— Także personalizacja rozumiana jako selektywny dostęp do danych i funkcji użytkowych systemów informatycznych, wynikający z roli pracownika w konkretnym procesie działalności, powinna doprowadzić do istotnego wzrostu wydajności pracy oraz znacznie ułatwić rotację i wprowadzanie nowych pracowników — zaznacza Witold Staniszkis.
— Użytkownicy systemów informatycznych często gubią się w gąszczu różnych haseł i menu aplikacji. Nowemu pracownikowi ładnych parę dni zajmuje rozeznanie się w sposobach dostępu do potrzebnych mu w pracy funkcji systemów IT. Portal porządkuje te kwestie — zapewnia Jacek Bugajski, architekt rozwiązań biznesowych w SAP Polska.
Tańsze dokumenty
Według Grzegorza Kolasińskiego, konsultanta ds. rozwiązań korporacyjnych w Altkom Akademii, jednym z ważniejszych argumentów za wdrożeniem portalu jest to, iż w niebagatelny sposób ogranicza ono koszty związane z komunikowaniem się pracowników firmy.
— Z naszych doświadczeń i obserwacji wynika, że oszczędności te sięgają nawet kilkudziesięciu procent wydatków z tym związanych. Wdrożenie portalu oznacza skierowanie właściwej, przefiltrowanej informacji wyłącznie do tych, dla których jest ona przeznaczona. Nie tylko przyśpiesza to przepływ informacji, ale także zmniejsza chaos informacyjny — zaznacza Grzegorz Kolasiński.