Jak zaplanować ocenę roczną pracownika. 5 skutecznych rad

Ocena pracowników i umiejętne planowanie współpracy to jedne z najtrudniejszych zadań stojących przed osobami zarządzającymi zasobami ludzkimi. Kluczowym elementem tego procesu staje się przy tym rozmowa roczna. Warto przygotować się do niej jak najlepiej, aby obie strony odniosły jak największe korzyści.

Ocena roczna pracownika to w wielu firmach coraz częściej wykorzystywany sposób na ewaluację współpracy oraz uzyskanie feedbacku – zarówno ze strony osób reprezentujących organizację, jak i samego pracownika. Sama w sobie staje się wobec tego znakomitą okazją nie tylko do podsumowania pewnego cyklu, ale również omówienia kwestii kluczowych dla satysfakcji obu stron. Niestety bardzo często kojarzy się głównie z przykrą koniecznością albo formalnością, którą po prostu należy odhaczyć na liście wielu innych zadań do wykonania. W takim przypadku trudno spodziewać się jednak odpowiednich rezultatów i nawiązania lepszych relacji. Równie często, zwłaszcza w dużych organizacjach, ocena roczna pracownika staje się przy tym zasadniczo jedyną okazją do wymiany opinii i nawiązania kontaktu na linii przełożony-pracownik. W obu przypadkach wiąże się to przede wszystkim ze złym modelem zarządzania i wadliwą komunikacją wewnątrz organizacji. Rozmowa roczna to tymczasem znakomity sposób na poprawę tej sytuacji. Aby tak było, obie strony powinny jednak dobrze się do niej przygotować.

Konferencja “Recruitment Days 2024”. Poznaj agendę wydarzenia >>

Z perspektywy wielu pracowników rozmowa roczna kojarzy się z dosyć niekomfortową sytuacją. Nic w tym dziwnego: praktycznie nikt nie lubi być oceniany, zwłaszcza jeżeli w standardowym trybie pracy brakuje możliwości wymiany myśli, a komunikacja z bezpośrednim przełożonym pozostawia wiele do życzenia. Bardzo często negatywne wrażenia wynikają przy tym z poczucia zasadniczego bezsensu przeprowadzania oceny rocznej pracownika: jeżeli jest to tylko formalność uregulowana przez kulturę korporacyjną, reprezentant pracodawcy nie jest do rozmowy odpowiednio przygotowany, a wnioski płynące z oceny nie znajdują przełożenia na rzeczywistość, tak krytyczna opinia jest zresztą jak najbardziej zasadna.

Rozmowa roczna dla części osób stanowi przy tym okazję nie tylko do podsumowania dotychczasowych osiągnięć, ale również szansę na uzyskanie podwyżki lub awansowanie na wyższe stanowisko. Takiemu podejściu również trudno się dziwić, zwłaszcza jeżeli ścieżka awansów i wzrostu wynagrodzeń nie jest w jasny sposób uregulowana lub w firmie występują problemy z komunikacją. Warto zapewnić jak najwyższą transparentność takich procedur. Sama ocena roczna pracownika może stać się natomiast dobrym punktem wyjścia do rozmów na ten temat.

Ocena pracownika i wyciąganie wniosków płynących z rozmowy rocznej nie są wcale proste. Wymagają przy tym zarówno kompetencji miękkich, pozwalających na zapewnienie odpowiedniej komunikacji, jak i wielu kompetencji twardych, dzięki czemu możliwa stanie się skuteczna analiza, wyciąganie wniosków oraz wdrażanie w życie zmian, które polepszą zarządzanie zespołem i wpłyną na rezultaty biznesowe. Skuteczne przeprowadzenie oceny rocznej pracownika wiąże się z dodatkowymi problemami w dzisiejszych czasach: najczęściej musi odbywać się za pośrednictwem Internetu, a kontakt z pracownikami pokolenia millenium czy Z wymaga stosowania innych metod niż ze starszymi członkami teamu. Wszystkiego można się jednak nauczyć.

Ocena roczna pracownika może przynieść znakomite rezultaty. Najważniejsze cele, które uda się dzięki niej osiągnąć, to m.in.:

Aby roczna ocena pracownika sprostała tym oczekiwaniom, warto przeanalizować wykorzystywaną strategię i wdrożyć zmiany, dzięki którym obie strony wyniosą z niej zdecydowanie więcej.

Podobnie jak w innych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi, również w kontekście oceny rocznej pracowników najlepsze efekty uda się osiągnąć, realizując szerszą strategię rozwoju komunikacji wewnętrznej i stawiając na partnerstwo wewnątrz organizacji. Warto skorzystać jednak z kilku rad, które pomogą osiągnąć najlepsze rezultaty w jej trakcie.

Rozmowy roczne przynoszą efekt tylko wtedy, kiedy maja charakter cykliczny i naprawdę pozwalają na przeanalizowanie postępów poczynionych w trakcie ostatniego roku. W związku z tym należy pamiętać o regularności, zadbać o zaplanowanie spotkania ze znacznym wyprzedzeniem i wcześniej przygotować także listę rzeczy, które powinny przygotować przed nim obie strony. Termin musi pozwolić oczywiście osobie prowadzącej rozmowę roczną na zapoznanie się ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami czy raportami.

Spotkanie powinno umożliwić przede wszystkim obu stronom wyciągnięcie jak największej ilości informacji i swobodną wymianę myśli. Przesadna formalność (a z drugiej strony przesadne rozluźnienie) mogą skutecznie uniemożliwić osiągnięcie tego celu. Prowadzący rozmowę roczną musi więc stworzyć atmosferę pobudzającą kreatywność i motywującą do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami – nie tylko tymi pozytywnymi, ale również negatywnymi.

Aby ocena roczna pracownika przyniosła oczekiwane rezultaty, musi opierać się na twardych danych i przykładach z realnego dorobku pracownika, a nie abstrakcyjnych przykładach. Przede wszystkim do spotkania powinna więc przygotować się osoba prowadząca rozmowę roczną: to jej zadaniem jest przygotowanie zestawień, raportów czy innej dokumentacji, pozwalającej na wymierne przedstawienie najważniejszych zagadnień dotyczących rezultatów osiąganych przez pracownika. Aby dyskusja była merytoryczna, również on powinien być do niej jednak dobrze przygotowany, zwłaszcza jeżeli w trakcie rozmowy mają być poruszane kwestie sporne. Dlatego też dobrze rozpocząć przygotowania do rozmowy rocznej pracownika zdecydowanie wcześniej i zasygnalizować drugiej stronie, jaką wiedzą powinna dysponować.

Naczelnym celem rozmowy rocznej nie jest krytykowanie pracownika, ale pobudzanie go do jeszcze efektywniejszej pracy i poszukiwania nowych rozwiązań. Wobec tego spotkanie nie powinno opierać się na krytyce, ale tworzeniu środowiska umożliwiającego pogłębioną refleksję na temat podejmowanych działań, ich rezultatów i metod na osiągnięcie jeszcze większych korzyści. Dobry manager powinien przy tym doskonale zdawać sobie sprawę z tego, że dostrzegać należy przede wszystkim zalety i osiągane sukcesy, a porażki powinno traktować się jako cenną lekcję na przyszłość.

Skuteczna ocena roczna pracownika przybiera formę dialogu. Jeżeli mówi tylko jedna strona, a całe spotkanie sprowadza się do odczytania sporządzonego wcześniej podsumowania, rezultaty z pewnością będą odwrotne od zamierzonych. W trakcie rozmowy warto wyjaśnić wszystkie pojawiające się wątpliwości oraz uzyskać informacje na temat obserwowanych problemów. Spostrzeżenia pracowników są często najlepszym sposobem na ich rozwiązanie. Atmosfera towarzysząca ocenie rocznej powinna jednak pobudzać do dyskusji, a nie ją blokować.

Autor: Paweł Łaniewski