Umowa o pracę: wypowiedzenie czy zwolnienie za porozumieniem stron? Na jakich zasadach?

Dla wielu pracodawców zwolnienia pracowników to poważne wyzwanie. Liczy się przy tym nie tylko aspekt psychologiczny czy ekonomiczny, ale również prawny. Rozwiązanie umowy o pracę wiąże się z określonymi formalnościami, a wiele zależy również od tego, w jakim trybie się odbędzie.

Obowiązujące prawo pracy jest dosyć skomplikowane i nie zawsze przejrzyste, na co najczęściej zresztą narzekają pracodawcy. Zatrudnienie pracownika na czas nieokreślony to nie bez przyczyny z jego perspektywy zdecydowanie większa stabilność i bezpieczeństwo. Przepisy gwarantują mu duży stopień ochrony, a wypowiedzenie pracy staje się zdecydowanie trudniejsze. O ile w sytuacji, w której ten dobrze wykonuje swoje obowiązki, a pracodawcę stać na jego utrzymanie, jest to układ idealny dla obu stron, wszystko zmienia się, kiedy scenariusz ulega zmianie. Olbrzymim wyzwaniem pod tym względem był kryzys wywołany przez globalną pandemię COViD-19. Działalność wielu przedsiębiorstw stanęła pod znakiem zapytania, podobnie do istnienia milionów miejsc pracy.

Weź udział w najważniejszym wydarzeniu HR-owym w Polsce! HR Summit już 18 i 19 września >>

W wielu przypadkach wypowiedzenie umowy o pracę może ułatwić przetrwanie podmiotu. Jak to jednak zrobić, aby działać zgodnie z prawem?

Wypowiedzenie pracy w znacznym stopniu zależy od tego, jaki typ umowy łączy pracodawcę z pracownikiem. Generalnie rozróżniamy trzy rodzaje dokumentów tego typu: umowę na okres próbny, umowę na czas określony oraz umowę o pracę na czas nieokreślony. W dwóch pierwszych sytuacjach pracodawca może złożyć wypowiedzenie umowy o pracę bez konieczności motywowania tego kroku. Zostanie do tego zobligowany wyłącznie, jeżeli pracownik zarzuci mu dyskryminację i złoży odpowiedni wniosek do sądu pracy. W przypadku umowy na czas nieokreślony wypowiedzenie pracy musi jednak wiązać się z podaniem jasnej przyczyny. W każdym z tych scenariuszy należy również zachować okres wypowiedzenia, uzależniony od stażu pracy w konkretnym podmiocie. Jeżeli umowa o pracę trwa krócej niż 6 miesięcy, okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie. Umowy trwające od pół roku do 3 lat oznaczają miesięczny okres wypowiedzenia, natomiast dłuższe wiążą się z trzymiesięcznym wypowiedzeniem. Okres ten może zostać skrócony (maksymalnie do miesiąca) wyłącznie w przypadku likwidacji podmiotu lub ogłoszenia upadłości, wówczas pracownik może jednak dochodzić wypłaty utraconych w ten sposób środków. Taką możliwość daje również specjalny tryb rozwiązywania umów o pracę z przyczyn stojących po stronie pracodawcy.

Skomplikowane prawo pracy sprawia, że wielu pracodawców nieumyślnie popełnia błędy, a czasami również łamie obowiązujące prawo, co może prowadzić do poważnych konsekwencji. Szczególną rolę w tym trudnym momencie odgrywa sprawdzona, fachowa wiedza. Dzięki niej podejmowanie kluczowych decyzji będzie zdecydowanie łatwiejsze, a wszystkie działania będą zgodne z obowiązującym prawem i optymalne dla prowadzonego biznesu.

Zgodnie z kodeksem pracy rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia jest możliwe tylko w określonych przypadkach, związanych z ciężkimi naruszeniami obowiązujących norm. Można je zastosować np. jeśli pracownik drastycznie naruszy obowiązki pracownicze, popełni przestępstwo skutkujące prawomocnym wyrokiem, co uniemożliwi dalsze wykonywanie obowiązków, lub w wyniku własnych działań straci uprawnienia niezbędne do realizacji powierzonych działań. Aby było skuteczne, wypowiedzenie pracy musi mieć jednak miejsce w ciągu miesiąca od otrzymania przez pracodawcę takiej informacji. W przeciwnym przypadku konieczne będzie wypłacenie rekompensaty, o ile nie uda się dojść do porozumienia stron w tym zakresie.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony przez pracodawcę bardzo ważne znaczenie odgrywa również podanie przyczyn zwolnienia. Te muszą być jak najbardziej konkretne i rzeczywiste, ponieważ pracownik może zwrócić się do sądu pracy z wnioskiem o ich weryfikację. Ten z kolei ma prawo orzec bezskuteczność wypowiedzenia, nakaz przywrócenia do pracy lub wypłatę odszkodowania (jego wysokość wynosi maksymalnie trzykrotność pensji pracownika).

Jakie są kluczowe składniki dobrego feedbacku menedżerskiego? Sprawdź podczas konferencji >>

Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest przy tym niezachowanie odpowiedniej, wskazanej przez prawo pracy formy. Wypowiedzenie musi być przede wszystkim złożone na piśmie, jednak pracownik – wbrew utartej opinii – nie musi go podpisywać. Musi być natomiast skutecznie poinformowany o tym fakcie. Ponadto dokument powinien zawierać:

• Termin rozwiązania umowy o pracę,
• Długość okresu wypowiedzenia,
• Przyczynę zwolnienia, o ile dotyczy umowy o pracę na czas nieokreślony,
• Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy, wraz z terminem oraz danymi instytucji, do której może być wniesione.

Wprawdzie brak któregoś z tych elementów nie zawsze musi oznaczać nieważność wypowiedzenia pracy, jednak z punktu widzenia pracownika jest pogwałceniem prawa pracy, wobec czego może działać na niekorzyść pracodawcy i wiązać się z koniecznością wypłaty odszkodowania.

Pracodawca nie zawsze będzie mógł wypowiedzieć umowę o pracę swojemu pracownikowi. Stanie się tak zwłaszcza w przypadku osób objętych szczególną ochroną. Dotyczy to pracowników, którzy:

• W ciągu 4 lat osiągną wiek emerytalny, o ile okres zatrudnienia umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku,
• Są w ciąży lub przebywają na urlopie macierzyńskim (z wyjątkiem umowy na okres próbny nie dłuższy od miesiąca),
• Przebywają na urlopie wychowawczym,
• Nie są obecni w pracy z usprawiedliwionych przyczyn, a więc np. urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia lekarskiego. Chyba że nieobecność trwa powyżej 3 miesięcy w przypadku zatrudnienia trwającego powyżej pół roku, co uprawnia pracodawcę do wypowiedzenia pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
• Zostali powołani do służby wojskowej,
• Pełnią mandat posłów lub senatorów, a także radnych, o ile nie wyrazi na to zgody rada gminy,
• Są członkami zarządu zakładowej organizacji związkowej lub zostali powołani przez zarząd zakładowej organizacji związkowej do reprezentowania jej przed pracodawcą,
• Są członkami rady pracowników,
• Pełnią funkcję społecznych inspektorów pracy.

Nieco inaczej sytuacja ta wygląda, jeżeli powody leżą w całości po stronie pracodawcy, a więc wynikają np. z trudnej sytuacji ekonomicznej, w której znalazło się przedsiębiorstwo, lub jego reorganizacji. To z kolei scenariusze, z którymi z pewnością będziemy mieć często do czynienia w sytuacji gospodarczej związanej z pandemią COViD-19. Wówczas w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 20 pracowników stosuje się szczególne zasady rozwiązywania z pracownikami stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, regulowanymi przez konkretne zapisy. W takim trybie realizuje się – w zależności od liczby zwalnianych osób – zwolnienia grupowe lub zwolnienia indywidualne. Te z kolei zawsze wiążą się jednak z koniecznością wypłacenia odprawy uzależnionej od czasu pracy w danym przedsiębiorstwie, wynoszącej od równowartości jednomiesięcznego wynagrodzenia w przypadku osób zatrudnionych krócej niż 2 lata do trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli staż pracy wynosi przynajmniej osiem lat. Skróceniu może przy tym ulec również okres wypowiedzenia (maksymalnie do jednego miesiąca, z zachowaniem prawa do rekompensaty za pozostały okres), a wypowiedzenie pracy dotyczyć może pracowników pod szczególną ochroną.

Inaczej sytuacja prezentuje się, jeżeli dochodzi do zwolnienia za porozumieniem stron. W takim scenariuszu pracownik i pracodawca regulują pomiędzy sobą większość kwestii, w tym m.in. długość okresu wypowiedzenia. Przy tym – jeżeli zakład pracy zatrudnia powyżej 20 osób – pracownik zachowuje prawo do odprawy na takich samym warunkach, jak zwalniani bez porozumienia pracownicy. W takiej sytuacji pracodawca nie jest natomiast zobligowany do udostępnienia dni wolnych w celu umożliwienia poszukiwania nowego miejsca zatrudnienia. Warto również pamiętać, że zwolnienia za porozumieniem stron z inicjatywy pracodawcy wliczają się do bilansu zwolnień w ujęciu miesięcznym, wobec czego należy uważać, aby nie przekroczyć limitu przewidzianego dla zwolnień grupowych, wymagającego m.in. konsultacji ze związkami zawodowymi i zgłoszenia do powiatowego urzędu pracy.

Autor: Paweł Łaniewski