Potężne zmiany w fakturowaniu na rok 2024 i 2025
Od lipca 2024 roku niemal każdy podatnik który ma w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej będzie zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Wyjątki zostały określone dopiero niedawno i dotyczą zarówno przedmiotu realizowanych usług, jak i podmiotu je realizującego.
Oznacza to, że w KSeF nie będziemy dokumentowali świadczeń na rzecz konsumentów.
Czasowo z KSeF nie będą musieli korzystać podatnicy zwolnieni podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione. Obowiązek korzystania z KSeF dotknie ich jednak już od stycznia 2025 roku.
Podmiotami permanentnie zwolnionymi z KSeF będą przedsiębiorcy zagraniczni, nieposiadający w poslce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, które brałoby udział w transakcji. Sam fakt rejestracji dla celów VAT nie będzie obligował do korzystania z KSeF.
Podobnie zwolnieni będą przedsiębiorcy korzystający z procedur szczególnych: procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS dla podmiotów z krajów trzecich, np. świadczących usługi TBE), szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, czy też procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS dla dostawców z krajów trzecich).
Niemniej, projekt nowelizacji zawiera drobne pułapki, które łatwo przeoczyć. Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca zagraniczny będzie realizował świadczenie, dla którego miejscem opodatkowania jest Polska (np. nabywca usług będzie polskim podatnikiem) i transakcja będzie podlegała tzw. samofakturowaniu, tj. nabywca z Polski będzie wystawiał w imieniu kontrahenta zagranicznego fakturę sprzedaży to, faktura taka – pomimo, iż jest fakturą podmiotu zagranicznego, a polski podatnik jedynie formalnie / technicznie odpowiada za jej wystawienie – będzie podlegała wystawieniu w KSeF.
Weź udział w konferencji “Controlling finansowy” >>
Innym przykładem jest sytuacja, w której przedsiębiorca zagraniczny dobrowolnie zgodził się na wystawienie faktury w KSeF (np. jest zarejestrowany dla celów VAT i posiada w Polsce magazyn, ale nie jest pewien utworzenia stałego miejsca prowadzenia działalności, wiec bezpiecznościowo postanowił o dobrowolnym wykorzystywaniu KSeF). W takiej sytuacji faktura korygująca wystawiona do faktury pierwotnej w KSeF również musi być wystawiona w KSeF, nawet jeśli podmiot zrezygnował już z dobrowolnego wykorzystywania KSeF (np. ustalił w drodze wniosku o interpretację, że nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności).
Dalszymi przykładami pułapek są również przepisy dotyczące daty wystawienia faktury – pamiętajmy, że tą z zasady nie jest data, którą oznaczamy we własnym zakresie w polu „data wystawienia”. Datą wystawienia e-faktury jest data wysyłki faktury od KSeF i to właśnie ta data będzie ujęta na zwrotnym potwierdzeniu (UPO). Do tego dochodzą także kolejne regulacje dotyczące terminu przesłania faktury do KSeF w przypadkach awarii, czy też stosowania waluty obcej. Nie dochowanie odpowiedniego terminu wysyłki do KSeF może nas narazić na konieczność dokonywania korekt, czy też kary pieniężne.
O awariach i trybie offline, czy też o karach pienięznych jeszcze sobie powiemy. Zapraszamy do kolejnych publikacji.
Póki co pamiętajmy jednak, że od lipca 2024 roku co do zasady każda faktura, faktura zaliczkowa, faktura korygująca, dotycząca transakcji krajowych, wewnątrzwspólnotowych, eksportowych, czy odwrotnego obciążenia powinna zostać wystawiona przy użyciu KSeF.
Od stycznia 2025 roku natomiast obowiązek ten obejmie także faktury, które obecnie są wystawiane przy użyciu kas fiskalnych. Faktury z kas fiskalnych (np. ze stacji benzynowych), czy też tzw. faktury uproszczone (paragonu z NIP do kwoty 450 zł) będą mogły być stosowane wyłącznie do 31.12.2024 r.
Autor artykułu: adw. Kajetan Kubicz, Senior Associate w dziale podatkowym, LTCA
