10 kroków poprawnego czytania ISO 9001:2000

Ryszard Jaskólski*
24-09-2002, 00:00

Działania zapobiegawcze i korygujące są najczęściej błędnie rozumiane — nie chodzi przecież o podejmowanie jakichś sztucznych przedsięwzięć, bo wymaga tego audytor i jednostka certyfikacyjna. Intencją normy, rozumianej jako model służący do zbudowania systemu zarządzania organizacją, jest wdrożenie określonej kultury pracy menedżerów. Chodzi o to, aby przeciwdziałanie przyczynom powstawania błędów oraz przygotowanie działań redukujących skutki wystąpienia błędów (działań korygujących) stało się naturalnym sposobem pracy.

Wszyscy w organizacji, a menedżerowie szczególnie, powinni rozumieć różnicę między „codziennym” podejściem do rozwiązywania zagadnień i spraw, a podejściem opartym na procesach analitycznych.

Skuteczne rozwiązywanie problemów zasadza się na umiejętności właściwej oceny skomplikowanej sytuacji, tj. jednoznacznego określenia, jakie podstawowe zagadnienia w niej występują, w jaki sposób powinny być analizowane oraz jaki jest ich charakter (problem do rozwiązania, decyzja do podjęcia, działanie, którego powodzenie trzeba zapewnić, zwykłe działanie operacyjne czy też projekt). Konieczna jest także umiejętność doboru właściwych narzędzi analitycznych (analiza problemu, analiza decyzji itd.), niezbędnych do rozwiązania poszczególnych zagadnień.

Jednym z najczęstszych błędów przy rozwiązywaniu problemów jest pochopne wyciąganie wniosków na temat przyczyny problemu i podejmowanie działań na oślep, co często skutkuje dalszym pogorszeniem sytuacji, do wystąpienia kryzysu włącznie.

Należy wykształcić w pracownikach zdolność racjonalnej analizy problemu, ucząc ich jednocześnie, jak najbardziej efektywnie wykorzystać ograniczone zasoby w celu jak najszybszego usunięcia przyczyn problemów.

Racjonalne podejście do podejmowania decyzji, podobnie jak do analizy problemu, zasadza się na:

- sprecyzowaniu, co się chce osiągnąć poprzez podjęcie decyzji,

- zebraniu wymagań i oczekiwań co do opcji, jaką uznawać będziemy za najlepszą,

- ocenie dostępnych możliwości spełnienia wymagań i zaspokojenia oczekiwań,

- ocenie ryzyka związanego z poszczególnymi możliwościami,

- wyborze najlepszej opcji.

Skuteczne wdrożenie decyzji wymaga zmierzenia się z prawami Murphy’ego — czyli zabezpieczenia lub ulepszenia działania lub planu. Zdarza się jednak, że w natłoku spraw nie pamiętamy o tym, aby w systematyczny sposób uwzględnić możliwe zagrożenia i nawet dobra decyzja nie jest wdrożona skutecznie.

Oznacza to, że przed rozpoczęciem realizacji działania konieczne jest zaplanowanie i ocena:

- jakie mogą wystąpić problemy,

- czym mogą być spowodowane,

- jak można zapobiec powstaniu tych problemów,

- co należy zrobić, jeżeli mimo wszystko problem wystąpi (w jaki sposób zminimalizować jego negatywne skutki),

- po czm poznać, że przewidywany przez nas problem jednak wystąpił.

Reasumując — ten element normy powinien być mottem przewodnim głównie dla projektantów systemu zarządzania efektywnością pracowników, czyli komórek zarządzania kadrami.

*OPENavigators

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Ryszard Jaskólski*

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / 10 kroków poprawnego czytania ISO 9001:2000