10 zasad rozliczania unijnego wniosku

Materiał Partnera
03-10-2016, 00:00

Aby nie zwracać już przyznanego unijnego dofinansowania, trzeba dobrze przygotować się do jego rozliczenia. Nie jest to proste zadanie

Realizowanie unijnych projektów wymaga od przedsiębiorców znajomości co najmniej kilkunastu dokumentów, w tym przede wszystkim umowy o dofinansowanie, a także wielu wytycznych z nią związanych. Chodzi o rozporządzenia oraz zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków, czyli kosztów przeznaczonych do refundacji z funduszy unijnych. Poniżej podajemy rady, o których warto pamiętać, szykując się do rozliczenia wniosku.

Zaangażuj pracownika

Rozliczając projekt, nie trzeba od razu decydować się na usługi firmy zewnętrznej. Dobrze wyszkolony pracownik z naszego przedsiębiorstwa może świetnie poradzić sobie z tym zadaniem, szczególnie jeżeli dotyczy to w miarę prostych przedsięwzięć. Wówczas wystarczy odciążyć jednego pracownika z jego dotychczasowych obowiązków i powierzyć mu rozliczenie projektu. Ale trzeba pamiętać o tym, że pozostawienie mu starych zadań i jednocześnie dołożenie nowych — czyli nadmiar obowiązków — może skończyć się błędami we wniosku. W przypadku bardziej złożonych przedsięwzięć wskazane jest stworzenie specjalnego zespołu wewnątrz firmy lub zatrudnienie nowych osób.

Rozsądne zakupy

Błędy w rozliczaniu funduszy unijnych dotyczą często zakupu towarów i usług. Wiele firm po raz pierwszy zderza się z wymaganiami unijnymi już na początku realizacji przedsięwzięcia. Przedsiębiorcy nie są przyzwyczajeni do zakupów zgodnie z procedurami, w ramach których trzeba stworzyć zapytanie ofertowe, które równo traktowałoby innych oferentów. Co ważne, firmy MSP powinny pamiętać o jego opublikowaniu, a także udokumentowaniu procesu ofertowego i wyboru najlepszej oferty. Muszą również poinformować o tych wynikach i podpisać umowę z wybranym oferentem. Należy pamiętać, że po zamówieniu towarów lub usług oraz wystawieniu odpowiednich dokumentów księgowych (faktur, rachunków) nie będzie już możliwości ich poprawienia. Czasem przedsiębiorcy zapominają uwzględnić w harmonogramie realizacji projektu czasu niezbędnego na przeprowadzanie i sfinalizowanie niezbędnych procedur.

Współpracuj z księgowością

Rozpoczynając projekt unijny, warto od samego początku postawić na współpracę z firmowym działem księgowym. Komisja Europejska wymaga księgowania dokumentów projektowych w sposób „wyodrębniony” albo „z wykorzystaniem odpowiednich kodów księgowych”. Można to osiągnąć, jeżeli niezbędne szczegóły zostaną uzgodnione i przygotowane odpowiednio wcześniej. Warto przy tym dokładnie przeanalizować, co z zapisów naszej umowy i poszczególnych wytycznych może być istotne dla naszego działu księgowości, a następnie przedstawić mu nasze oczekiwania. Wiele zależy od tego, czy współpracujemy z księgową na etacie, która jest dla nas dostępna w każdej chwili, czy też z firmą zewnętrzną świadczącą usługi również innymi klientom. Trzeba mieć to na uwadze, przygotowując się do realizacji zadań.

Opisz dokumenty

Warto odpowiednio wcześnie przekazać stosowne dokumenty i z wyprzedzeniem planować terminy sprawozdawczości unijnej. Planując te działania, należy pamiętać, że działy księgowości w firmach mają najwięcej pracy przed terminami podatkowymi — czyli zazwyczaj pod koniec każdego miesiąca i pod koniec roku. Przedsiębiorca powinien pamiętać o dokumentowaniu poszczególnych etapów realizacji projektu. Dlaczego? Dokumenty projektowe mogą krążyć pomiędzy wieloma osobami — koordynatorem i pracownikami odpowiedzialnymi za realizację zakresu rzeczowego oraz za część finansową całego przedsięwzięcia. Dobrze byłoby, aby to jedna osoba odpowiadała za dokumenty unijne i gromadziła je w odpowiednio opisanych segregatorach.

Zgodnie z harmonogramem

Przedsięwzięcie, które zamierzamy rozliczyć, powinno być realizowane zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Reguluje on, co i kiedy powinno być kupowane. Jego realizację mogą opóźnić wymagane procedury wyboru dostawców. Choć nie są one zbyt rygorystyczne, to jednak zazwyczaj tylko nieliczni beneficjenci funduszy unijnych planują już na etapie pisania wniosku, ile czasu zajmie im wybór dostawców (podwykonawców). Często realizację harmonogramu komplikują też źle wystawione dokumenty księgowe. Warto więc być w stałym kontakcie z dostawcami i zadbać o to, aby wszystkie zakupy były potwierdzone rachunkami i fakturami.

Uwaga na wskaźniki

Osiągnięcie tzw. wskaźników produktu i rezultatu w wymaganych terminach gwarantuje sprawne rozliczenie projektu. Ich brak może stanowić podstawę do obniżenia przyznanego dofinansowania, albo w skrajnym przypadku do zwrotu całej dotacji. Dlatego warto jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu zweryfikować wskaźniki, które zadeklarowaliśmy, a także ich poziomy bazowe, terminy ich osiągnięcia oraz sposób ich udokumentowania. Ponadto należy na bieżąco kontrolować poziomy uzyskiwania poszczególnych wskaźników, tak aby w razie potrzeby mieć czas na wdrożenia działań zaradczych.

Z własnej kieszeni

Po pozytywnej decyzji o przyznaniu dotacji przedsiębiorcy często zapominają o zapewnieniu wkładu własnego oraz znalezieniu funduszy na pokrycie podatku VAT i luk finansowych między poszczególnymi transzami wsparcia. Niewiele jest projektów przedsiębiorców, które byłyby finansowane w 100 proc. przez fundusze unijne, a w przypadku firm wkład własny nierzadko powinien być większy niż dotacja. Dla większości firm podatek VAT ujęty w fakturach zakupowych nie stanowi tzw. kosztu niekwalifikowanego. Oznacza to konieczność jego pokrycia przy dokonywaniu zakupów z własnych funduszy. Będzie on oczywiście podlegał rozliczeniu z fiskusem i zostanie odzyskany, ale nie zmienia to faktu, że najpierw koszt ten trzeba ponieść z własnej kieszeni, a dopiero potem starać się o jego zwrot i rozliczenie. Najczęściej stawka podatku VAT wynosi23 proc., łatwo więc oszacować, ile funduszy na ten cel będziemy potrzebować. Ważną sprawą jest także zapewnienie dodatkowego finansowania na pokrycie luk finansowych między poszczególnymi transzami dotacji. Wsparcie nigdy nie jest wypłacane jednorazowo w całości, ale podzielone na transze i uzależnione od poszczególnych etapów realizacji przedsięwzięcia. Zazwyczaj najpierw wypłacane są zaliczki, a na koniec projektu następuje refundacja ostatnich wydatków. Na ewentualnych opóźnieniach w rozliczeniu przedsięwzięcia — niezależnie po czyjej stronie one będą — zawsze straci przedsiębiorca.

Bądź gotowy na kontrolę

Firma powinna być przygotowana do kontroli na każdym etapie realizacji projektu. Są one czymś naturalnym i w przypadku niektórych konkursów należy się spodziewać, że na pewno się odbędą. Przedsiębiorcy często niepokoją się, kiedy trafia do nich pismo zapowiadające taką kontrolę. Jeżeli nie odkładamy zadań związanych z realizacją przedsięwzięcia na potem i wykonujemy je zgodnie z nakreślonym uprzednio planem — nie powinniśmy mieć powodów do obaw.

Utrzymaj efekty

Inwestycja sfinansowana z funduszy unijnych nie może być poddana tzw. znaczącej modyfikacji. Oznacza to konieczność jej utrzymania w operacyjnym stanie przez minimum trzy lata od daty zakończenia projektu. Co to znaczy? Że nie można na przykład sprzedać maszyny zakupionej z dotacji i zaprzestać produkcji opartej na tym urządzeniu. Przedsiębiorca powinien również zwracać uwagę na zadeklarowane wskaźniki, które zamierza osiągać kilka lat po zakończeniu projektu. Nawet jeśli przyznane dofinansowanie zostanie już pomyślnie rozliczone. Ważną sprawą jest również archiwizacja dokumentów. Obowiązujące daty ich przechowywania najczęściej znacząco wykraczają poza okres realizacji przedsięwzięcia. Przedsiębiorcy mają obowiązek ich gromadzenia na wypadek kontroli.

Promocja projektu

Beneficjent ma też obowiązki promocyjno-informacyjne, które wynikają z zapisów umowy o unijne wsparcie. Oznacza to, że powinien m.in. umieścić na dofinansowanym z funduszy sprzęcie czytelne logotypy świadczące o udziale Komisji Europejskiej w finansowaniu projektu. W przypadku wątpliwości dotyczących rozliczania projektu pytania należy kierować do instytucji, z którą podpisało się umowę. Informację o zasadach realizacji można uzyskać także w PIFE.

Zapraszamy do obejrzenia wideowywiadu z Dominiką Klaskowską z Centralnego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich www.funduszeunijne.pb.pl

UWAGA NA DETALE: Pozyskanie dotacji to nie wszystko, liczy się jeszcze dokładne rozliczenie wniosku o dofinansowanie. Aby nie stracić grantu, trzeba uważać na szczegóły.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał Partnera

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / 10 zasad rozliczania unijnego wniosku