Jeden plik zamiast dwóch dokumentów, czyli JPK_VAT i deklaracji składanej co miesiąc (VAT-7) lub co kwartał (VAT-7K). Taka zmiana ma wejść w życie w lipcu 2019 r. Projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, który zapowiada to nowe rozwiązanie, skierowano już do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych.
Zmiana ma polegać na tym, że podatnik będzie przesyłał fiskusowi nowy przekształcony JPK_VAT. Zostanie on rozbudowany o dane pozwalające na zastąpienie deklaracji VAT, będzie więc składał się z części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Ten nowy plik, o roboczej nazwie JPK_VDEK, będzie wzorem dokumentu elektronicznego, umieszczonym na ePUAP i wspólnym dla podatników.
Jednocześnie nie będą oni musieli składać załączników wymaganych przy tradycyjnym rozliczeniu podatku, czyli VAT-ZZ, VAT-ZD i VAT-ZT oraz dodatkowych wniosków występujących w standardowych deklaracjach. Załączniki zostaną zastąpione polami wyboru zawartymi w strukturze nowego pliku JPK_VAT.
Ewidencja od kwartalnych
Resort finansów, autor projektu, wyjaśnia w uzasadnieniu, że dążąc do eliminacji nadużyć w VAT i efektywniejszej weryfikacji prawidłowości jego rozliczeń, przedsiębiorcy płacący ten podatek kwartalnie będą musieli przekazywać do urzędu skarbowego ewidencję podatkową za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału — do 25. dnia po każdym z tych miesięcy. Część deklaracyjna w tym przypadku będzie zerowa. Dopiero ewidencja składana za trzy miesiące ma zawierać dane z tych wszystkich okresów.
Jednocześnie projektodawca zwraca uwagę, że nie jest to nowy obowiązek, ponieważ nie od dziś podatnicy ci mają obowiązek składania w okresach miesięcznych pliku JPK_VAT, zawierającego dane z ewidencji prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług. Zmieniona zostanie jedynie forma ich przesyłu. Monika Pupiec, konsultant i ekspert Zespołu Wsparcia Finanse w spółce Kalasoft, przyznaje, że z technicznego punktu widzenia JPK_VDEK nie powinien przysparzać większych kłopotów tzw. kwartalnym podatnikom.
W Ministerstwie Finansów (MF) szacuje się, że przeciętne wydatki konieczne do poniesienia przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT przed wprowadzeniem projektowanego rozwiązania będą stosunkowo niewielkie. Koszty dostosowania używanych programów informatycznych do nowych wymagań zależą od wielkości firmy, sposobu prowadzenia ksiąg oraz tego, czy zmiany będą konieczne jedynie w systemie księgowym czy zarządzania całym przedsiębiorstwem — i mogą wynieść od zera do kilkuset tysięcy zł w przypadku bardzo dużych przedsiębiorstw. Przede wszystkim jednak MF podkreśla, że podatników czeka uproszczenie rozliczeń.
Nieprawidłowości do korekty
Według Moniki Pupiec im szybciej znane będą ostateczne przepisy, tym sprawniej przebiegnie dostosowanie się podatników do zmian. Jej zdaniem, mimo możliwych niedogodności związanych z przystosowaniem się do nowego rozwiązania, zastąpienie obecnych deklaracji jednym dokumentem oznacza dla firm oszczędność czasu, zmniejszenie ryzyka wystąpienia niespójności między wieloma wysyłanymi plikami i szybszą weryfikację informacji przez organy podatkowe, co może przyśpieszyć procedurę zwrotu nadwyżki VAT naliczonego nad należnym.
Wbrew pozorom przystosowanie się podatników do nowego rozwiązania może być jednak wyzwaniem. Resort finansów zaproponował bowiem sankcję za złożenie ewidencji zawierającej błędy lub dane niezgodne ze stanem faktycznym. Za każdą stwierdzoną nieprawidłowość urząd skarbowy będzie mógł ukarać kwotą 500 zł. Przed wydaniem takiej decyzji podatnik zostanie wezwany do przesłania skorygowanego dokumentu. Uniknie kary, jeśli złoży korektę w ciągu 14 dni. Projektodawca tłumaczy, że wprowadzenie niewłaściwych danych ma wpływ m.in. na analizy prowadzone na podstawie Centralnego Rejestru Faktur.
W raportach powstających w efekcie zautomatyzowanego sposobu weryfikacji danych zawartych w jego zbiorze wykazywane są np. niezgodności w rozliczeniach VAT czy tworzone są łańcuchy transakcji. Wyniki służą do podejmowania przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) konkretnych działań wobec podatników, włącznie z wszczęciem u nich czynności sprawdzających, kontrolnych, kontroli lub postępowania podatkowego, a także do typowania podmiotów, które mogą dopuszczać się oszustw w tym podatku. Kara ma zatem skłonić do wypełniania ewidencji z należytą starannością. W projektowanych przepisach nie czytamy jednak, by wyłączały one sankcje, gdy błędy nie wynikną bezpośrednio z działań bądź zaniechań podatnika, czyli np. z technicznych rozwiązań systemów finansowo-księgowych, z których korzysta. Czy to w takim razie oznacza, że w skrajnym przypadku może zostać ukarany za brak kropki lub odstępu w nazwie spółki (np.: sp z o.o., zamiast: Sp. z o.o.) czy adresie kontrahenta?
Kosztowna nieświadomość
Według Roberta Łuszczyny, menedżera projektu w Crido, błędy literowe raczej nie powinny przynieść tak negatywnych konsekwencji. Przy czym przyznaje, że nie zawsze udaje się je wyeliminować.
— Oczywiście wiele systemów posiada dodatkowe walidacje czy bazy danych kontrahentów, jednak nawet w ustrukturyzowanych zbiorach dostawców i klientów pojawiają się drobne pomyłki. Dane kontrahentów są wprowadzane przez użytkowników, którzy mogą popełnić błąd — mówi przedstawiciel Crido.
Zwraca jednak uwagę na stosowaną obecnie przez organy podatkowe praktykę prowadzenia kontroli i postępowań.
— Patrząc z tej perspektywy na tzw. literówki można przypuszczać, że błąd w adresie czy nazwie spółki nie pozbawi fiskusa możliwości przeprowadzenia kontroli czy identyfikacji drugiej strony transakcji. W przypadku działań podejmowanych przez organy podatkowe oraz w trakcie automatycznej weryfikacji danych w JPK kluczową rolę odgrywają informacje o numerach VAT, faktury oraz kwotach. Błędy w tych danych mogą wpływać m.in. na brak możliwości przeprowadzenia kontroli krzyżowych. Tym samym, w przypadku nierzetelnego ewidencjonowania takich danych można ewentualnie spodziewać się kar, o ile działania te będą miały charakter świadomy i celowy — wyjaśnia Robert Łuszczyna.
Zauważa przy tym, że o części błędów podatnicy po prostu nie wiedzą.
— Z ich perspektywy spełnienie obowiązku przesłania JPK polega na wypełnieniu danych w systemie i wysyłce pliku do Szefa KAS. Przedsiębiorcy, ufając rozwiązaniom oferowanym przed dostawców IT, nie otwierają zazwyczaj plików XML i nie sprawdzają, czy dane są prawidłowe. To po wejściu w życie nowelizacji może okazać się kosztowne. Np. dlatego, że część systemów finansowo- -księgowych nie pozwala wprowadzić pełnego numeru faktury, a jedynie ograniczyć do 16 znaków, np. od operatorów telefonii, i tym samym informacja zawarta w JPK stanie się nierzetelna — ocenia przedstawiciel Crido.
Ma jednak nadzieję, że dostawcy IT zweryfikują oprogramowanie i wprowadzą walidacje ograniczające popełnienie takich błędów. Liczy też na to, że resort finansów doprecyzuje zasady nakładania tych kar pieniężnych bądź je wykreśli. Chociaż projektowane zmiany w ustawie o VAT odnoszą się do ewidencji przesyłanej w przyszłości w pliku JPK_VDEK, to trudno wykluczyć, że podobnymi regulacjami nie zostaną objęte struktury JPK na żądanie.
Grzywny z kodeksu
Niezależenie od kar pieniężnych projekt nowelizacji ustawy o VAT przewiduje również sankcje karne skarbowe. Będą to grzywny do 240 stawek dziennych. Mają grozić tym, którzy nie prześlą JPK_VDEK, a także podatnikom, którzy przekażą tę ewidencję w wadliwej formie. MF proponuje bowiem zmiany w Kodeksie karnym skarbowym, które mają na celu wprowadzenie kar za nieprzestrzeganie przez podatników obowiązków związanych ze składaniem organom podatkowym deklaracji, jak i za przekazywanie wadliwych dokumentów. Kara zostanie wyznaczona także za nieprzesłanie księgi w terminie lub sporządzenie jej nierzetelnie. Za przewinienie mniejszej wagi i wady w księdze kara ma być taka, jak za wykroczenie skarbowe.