Akta pracowników krócej w firmie

opublikowano: 07-11-2016, 22:00

Resort rozwoju chce umożliwić przetworzenie papierowej dokumentacji pracowniczej w formę elektroniczną.

Nie przez 50 lat, jak obecnie, lecz przez 10 zakład pracy będzie musiał przechowywać dokumentację związaną z zatrudnieniem pracownika i jego akt osobowych — licząc od końca roku, w którym ustanie stosunek pracy. Pracodawca zostanie też zobowiązany do przekazywania na bieżąco Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) danych potrzebnych do ustalenia praw do świadczeń emerytalno-rentowych. Projekt zmian prawa pracy zawierający takie rozwiązania skierowano właśnie do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych. Ministerstwo Rozwoju (MR), autor projektu, przewiduje też możliwość pozostawienia dokumentacji pracowniczej u pracodawcy po ustawowym czasie. Może to być konieczne, gdy takie akta stanowią dowód w postępowaniu sądowym lub administracyjnym wszczętym w ustawowym okresie ich przechowywania. W takim przypadku powinny one znajdować się w zakładzie pracy do zakończenia tych spraw. Projekt MR zapowiada możliwość tworzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w postaci elektronicznej. Firmy, które prowadzą akta pracownicze w postaci papierowej, będą mogły zmienić ich formę na elektroniczną, mimo że pracownicy raczej rzadko korzystają z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z tego powodu pracodawca utworzy dokumentację w papierze, po czym wprowadzi je do systemu komputerowego i uwierzytelni e-podpisem. Dokumentacja elektroniczna, bez względu na sposób jej powstania, będzie równoważna z papierową. W każdym razie do pracodawcy ma należeć wybór modelu prowadzenia akt. Elektronizacja tego rodzaju dokumentów oznacza też np. możliwość wydania świadectwa pracy w postaci elektronicznej. Projekt zakłada jednocześnie, że wszystkimi danymi niezbędnymi do przyznania wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego będzie dysponował ZUS, a pracodawca ma przekazywać mu te dane w miesięcznych raportach i deklaracjach, a także w zbiorczej informacji o wynagrodzeniu byłego pracownika. Informacja o zarobkach pracownika nie będzie częścią świadectwa pracy, ale odrębnym dokumentem. Pracodawca wpisze tam dane o wysokości i składnikach wynagrodzenia osiąganych w trakcie całego okresu zatrudnienia — w podziale na kolejne lata pracy. Firma przekaże ZUS dane z informacji o wynagrodzeniu w takiej formie, w jakiej komunikuje się z pracownikiem. Ze względu na ochronę danych osobowych dokument ten nie będzie udostępniany kolejnym pracodawcom. MR chce, aby zmiany te weszły w życie w czerwcu przyszłego roku.

Zobacz więcej

CC0 Public Domain, via Pixaby

10 lat Przez taki okres zakład pracy będzie musiał przechowywać dokumentację związaną z zatrudnieniem pracownika i jego akt osobowych.

 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Prawo / Akta pracowników krócej w firmie