Aktualizacji danych w systemie nie można odkładać. Ale nie powinno się jej powierzać podwykonawcom. Nawet jeśli robiliby to najszybciej...
Wdrożenie systemu informacji przestrzennej polega na dostarczeniu urządzeń komputerowych i telekomunikacyjnych, instalacji i konfiguracji oprogramowania, imporcie map cyfrowych oraz szkoleniu użytkowników z obsługi systemu, w tym z funkcji zarządzania danymi na mapie cyfrowej. Problem aktualizacji danych w systemie GIS dotyczy zarówno warstwy danych przedsiębiorstwa, jak i danych ogólnogeograficznych, które zmieniają się niezależnie od użytkownika systemu, np. budynków.
— Dobrze funkcjonujący system GIS zapewnia aktualizację danych przedsiębiorstwa na bieżąco, tzn. korzysta ze stale edytowanych przez użytkowników baz danych. W ten sposób są one aktualizowane z każdą zmianą wprowadzaną przez użytkownika — wyjaśnia Karol Wesołowski z Techmexu.
— System informatyczny wymusza utrzymanie jakości danych, tylko jeżeli jest wykorzystywany w codziennej realizacji procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Wówczas w sposób naturalny użytkownicy czyszczą i aktualizują dane. Istotne przy tym jest, aby zintegrowany system był spójny i nie generował rozbieżności — precyzuje Janusz Marcinkowski, architekt rozwiązań biznesowych sektora telekomunikacyjnego w Computerlandzie.
Odrębną kwestią jest przy tym współpraca z różnego rodzaju podwykonawcami. Teoretycznie, wykonując w terenie prace związane z remontami lub budową sieci telekomunikacyjnych czy energetycznych, mogliby oni sami wprowadzać dane do systemu. Byłoby to działanie najszybsze, bo zmiana mogłaby znaleźć się w systemie zaraz po jej fizycznym przeprowadzeniu. Niesie jednak ze sobą spore ryzyko powstania niespójności.
— Jeżeli jakiś parametr uzna się za opcjonalny, to jeden go nigdy nie wprowadzi, inny wprowadzi od czasu do czasu, a jeszcze inny zawsze. Dlatego, nawet jeśli podwykonawcy są w stanie dostarczyć dokumentację swojej pracy w odpowiednim formacie elektronicznym, to za ostateczne wpisanie zmiany w systemie powinien odpowiadać pracownik przedsiębiorstwa, do którego systemu będzie wprowadzana zmiana — twierdzi Krzysztof Kazubski z SHH.
Problem aktualizacji danych ogólnogeograficznych i topograficznych to przede wszystkim problem dotarcia do danych referencyjnych. Coraz bardziej powszechnie, również w Polsce, stosuje się do tego celu wysokorozdzielcze obrazy satelitarne.