Wadowickie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji (WPWiK) po latach użytkowania zrezygnowało z oprogramowania pracującego w systemie DOS. Samorządowa spółka wybrała Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ) Forte, produkowany przez firmę Sage, która jest jednym z największych dostawców rozwiązań klasy ERP (enterprise resource planning) w Polsce. Wdrożenie zrealizował Zorius.pl, autoryzowany partner Sage.
Jak podkreśla Barbara Marek, główna księgowa WPWiK, poprzednie rozwiązanie IT było przestarzałe, trudne w obsłudze i miało ograniczoną funkcjonalność. Jego użytkownicy narzekali na brak obsługi serwisowej i możliwości rozwoju aplikacji. Przede wszystkim to zadecydowało o inwestycji w narzędzie nowoczesne, o przejrzystym interfejsie, funkcjonalne, poza tym takie, które było w stanie sprostać nietypowym wymaganiom, m.in. tworzenia dodatkowych raportów.
— Dodatkowe raporty to oszczędność czasu i mniejszy wysiłek. Skończyły się żmudne obliczenia. Udało się zautomatyzować pracę i kontrolę kosztów — informuje Barbara Marek.
— Narzędzia ERP przynoszą poprawę efektywności realizowanych w instytucji działań i procesów. Z dobrym systemem można wykonać pracę szybciej, lepiej, a przetwarzane dane są pozbawione błędów. Inne korzyści to poczucie bezpieczeństwa i redukcja kosztów dostosowania urzędu lub firmy do częstych zmian w przepisach — dopowiada Łukasz Wilczyński, zastępca dyrektora działu zarządzania produktami w Sage.
ZSZ Forte zawiera moduły: finanse i księgowość, środki trwałe, handel i analizy finansowe. Program został zainstalowany na pięciu stanowiskach. Korzystają z niego pracownicy księgowości, magazynu i kierownicy działów.
Wprowadzenie systemu trwało pięć miesięcy i składało się z kilku etapów. Pierwszym była analiza przedwdrożeniowa, która pozwoliła poznać specyfikę działalności WPWiK i wymagania kadry zarządzającej. Następnie integrator przygotował i zainstalował infrastrukturę informatyczną. Potem przyszła kolej na wdrożenie programów i szkolenia stanowiskowe. Ostatnie dwa miesiące upłynęły na zaprojektowaniu i wprowadzeniu przez Zorius.pl dodatkowych indywidualnych rozwiązań, oferujących pełną kontrolę nad finansami w przedsiębiorstwie i prezentację danych w czytelny, tabelaryczny sposób.
Co za dużo, to nie zdrowo
Administracja lokalna i państwowa (w tym spółki skarbu państwa) jest coraz bardziej zainteresowana systemami ERP. Szczególnie tymi, które zdają egzamin w małych i średnich firmach. Nie dziwi się temu Łukasz Wilczyński. Podkreśla, że urzędnicy i włodarze coraz lepiej zdają sobie sprawę z tego, że jedno, spójne rozwiązanie IT jest lepsze niż masa różnych narzędzi do obsługi wybranych dziedzin działalności.
— Jeśli instytucja korzysta z kilku rozwiązań dziedzinowych, trzeba je integrować. W takiej strukturze systemowej zmiana w jednym z elementów często wymaga modyfikacji w innych. To prowadzi do wzrostu kosztów i grozi chaosem organizacyjnym. Dlatego wartością dodaną ERP jest błyskawiczny obieg informacji w urzędzie, a także spójność przetwarzanych danych — tłumaczy Łukasz Wilczyński.
Jego zdaniem, dużym atutem inwestycji w jedno rozwiązanie jest to, że nie trzeba konsolidować aplikacji, lecz tylko odpowiednio sparametryzować system ERP, by obsługiwał firmę czy urząd zgodnie z jej profilem działalności.
— Owszem, jednostki administracji państwowej mają inne cele i wyzwania niż przedsiębiorstwa prywatne. Ale nie ma przeciwwskazań, by systemy ERP, choć kojarzone zwykle z biznesem, mogły efektywnie wspierać także urzędników — twierdzi Łukasz Wilczyński.
Dodaje, że funkcjonalność ERP pozwala dostosować system do każdego podmiotu, niezależnie od tego, czy chodzi o urząd, czy firmę. Jest tylko jedno „ale”: w projektach wdrożeniowych trzeba — jak to zrobiono w wadowickiej spółce komunalnej — rozpoznać oczekiwania użytkowników i całej instytucji. Ważne jest nie tylko to, co „potrafi” system, ale także to, na ile dobrze dostawca komunikuje się z przyszłymi użytkownikami na etapie rozpoznawania ich potrzeb.
Samorządy dadzą zarobić
Takich wdrożeń jak to, na które zdecydował się WPWiK, będzie w Polsce coraz więcej. Wynika to m.in. z realizacji planów inwestycyjnych perspektywy budżetowej 2007-13. Informatyzacja urzędów i spółek komunalnych wpływa zaś pozytywnie na rozwój sektora IT.
— Zamówienia publiczne to ogromny rynek, którego wartość w perspektywie budżetowej 2014-20 wyniesie około 20 mld złotych. Realizacja dużych projektów publicznych zapewni rozwój całej branży teleinformatycznej — potwierdza Jarosław Romanik, dyrektor rozwoju biznesu w dziedzinie systemów IT dla sektora publicznego w firmie Qumak.