Im bardziej szczegółowo zostaną zidentyfikowane potrzeby i cele szkoleniowe, tym łatwiej ocenić i zwiększyć efektywność szkolenia.
O znaczeniu i wartości dobrze ukierunkowanego szkolenia nie trzeba przekonywać żadnego pracodawcy. Ogólnie znaną prawdą jest to, że rozwój, ekspansja i nawet właściwe funkcjonowanie firmy zależy od kwalifikacji i rozwoju zatrudnianych pracowników. Menedżerowie nowoczesnych firm zdają sobie z tego sprawę. Wybierane przez nich kursy powinny być ściśle powiązane z ich indywidualnymi potrzebami rozwojowymi, ale także z aktualnymi celami i potrzebami organizacji, strategią rozwoju przedsiębiorstwa oraz strategią zarządzania potencjałem ludzkim. Powinny... Sęk w tym, jak szczegółowo identyfikować potrzeby szkoleniowe? Jak oceniać i zwiększać efektywność szkoleń?
Etap I — potrzeby
W proces wyboru szkolenia powinni być zaangażowani zarówno pracodawca, jak i osoby mające podlegać takiemu szkoleniu. Istotna może być również wcześniejsza konsultacja z zewnętrzną firmą szkoleniową, która doradzi, jak poprawnie i efektywnie skonstruować program szkoleniowy. Zminimalizuje to z pewnością niebezpieczeństwo przeprowadzenia szkolenia niepotrzebnego lub nieadekwatnego do potrzeb danego menedżera lub zespołu.
— Na pewno nie każde szkolenie będzie odpowiednie dla poszczególnych, często odmiennych grup pracowników i w takich przypadkach z reguły firmy szkoleniowe rekomendują odrębne programy szkoleniowe — zwraca uwagę Magdalena Oleksiuk z Ernst & Young Academy of Business.
Zdaniem Piotra Piaseckiego, prezesa Polskiej Izby Firm Szkoleniowych, warto spojrzeć na cele z dwóch pozycji.
— Po pierwsze, mamy do czynienia z celami biznesowymi, które wyznacza sobie firma jako organizacja, jej działy czy komórki. Po drugie, osiągnięcie niektórych z tych celów wiąże się z powiększeniem kompetencji, np. do wykonania określonej pracy. Dość powszechnie panuje przekonanie, że uczymy się tylko wtedy, kiedy tego chcemy. Dlatego inaczej przebiega proces uczenia się uczestnika szkolenia, który wie, jak może w przyszłości wykorzystać zdobytą wiedzę — mówi Piotr Piasecki.
Zdiagnozowanie potrzeb szkoleniowych to niewątpliwie ważny i potrzebny etap wyszukiwania odpowiedniego kursu. Profesjonalny trener swoją pracę rozpoczyna z zasady od wywiadu i ustala wspólnie z menedżerem potrzeby szkoleniowe.
Etap II — realizacja
Po rozpoznaniu potrzeb należy podjąć odpowiednie decyzje o sposobie realizacji szkolenia. Zagadnienia, które należy rozpatrzyć na tym etapie, to posiadany budżet, rodzaj szkolenia, zastosowane metody, techniki, miejsce i czas oraz dostawca.
— Przy planowaniu kosztów szkolenia należy uwzględnić koszt materiałów szkoleniowych, logistyki oraz — w przypadku szkoleń zewnętrznych — honoraria trenerów. Duże znaczenie ma decyzja, czy szkolenie przeprowadzone będzie na terenie firmy czy też poza nią — mówi Magdalena Oleksiuk.
Niebagatelną zaletą szkoleń prowadzonych na terenie firmy jest ich niski koszt i sprawność organizacyjna, wynikająca z działania na znanym terenie. W razie potrzeby pod ręką jest też niezbędna infrastruktura techniczna.
— Rozwiązanie to ma jednak zasadnicze wady wpływające negatywnie na efektywność szkolenia. Uczestnikom trudno jest oderwać się od codziennej pracy, mogą wykazywać tendencję do permanentnego spóźniania się na zajęcia spowodowanego np. „szybkim” załatwianiem drobnych spraw służbowych w czasie przerw. Generalnie trudniej jest utrzymać dyscyplinę takiego szkolenia i koncentrację uczestników na omawianym temacie — uzupełnia Magdalena Oleksiuk.
Szkolenia mogą odbywać się w godzinach pracy lub poza nimi.
— Ale te w godzinach pracy są mniej korzystne z punktu widzenia firmy, jako że z natury rzeczy wyłączają pracowników z ich codziennych obowiązków. Pracownicy natomiast mogą wykazywać naturalną niechęć do poświęcania swojego wolnego czasu na szkolenia. Dlatego też wskazane jest, aby poza godzinami pracy organizować raczej takie szkolenia, które same w sobie będą postrzegane przez pracowników jako atrakcyjne, w godzinach pracy natomiast — szkolenia mające charakter „niezbędnego przymusu” — tłumaczy Magdalena Oleksiuk.
Szkoleniowcy mają do dyspozycji wiele metod kształcenia, począwszy od stopniowego, naturalnego nabywania wiedzy i doświadczenia w trakcie wykonywania normalnych obowiązków, poprzez symulacje, samokształcenie, dzielenie się wiedzą między pracownikami czy wreszcie kursy prowadzone przez zewnętrzne firmy szkoleniowe. Jak zwykle wszystkie wspomniane rozwiązania mają swoje wady i zalety.
— Zaletą szkoleń wewnętrznych jest np. fakt, że wewnętrzni trenerzy znają doskonale specyfikę firmy, a więc niejako w naturalny sposób dostosowują treść szkolenia do potrzeb firmy. Także ich koszt jest niższy aniżeli w przypadku wynajęcia trenera zewnętrznego. Poważną wadą szkoleń wewnętrznych jest jednostronność znajomości problematyki. Wewnętrzni eksperci doskonale znają specyfikę firmy, ale często mają problemy z szerszym spojrzeniem na omawiane zagadnienia lub wręcz nie znają rozwiązań innych niż stosowane w firmie — podkreśla Magdalena Oleksiuk.
Bez względu jednak na to, jaki jest to rodzaj szkolenia, czy wewnętrzny czy zewnętrzny, program szkoleniowy zawsze powinien być dostosowany do specyfiki konkretnej firmy.
Etap III — pomiar efektów
Ostatnią fazą w cyklu szkoleniowym jest badanie efektywności szkolenia. Specjaliści po umiejętnym rozpoznaniu potrzeb i zaprojektowaniu szkoleń, stają wobec konieczności uzyskania akceptacji kosztów zaprojektowanego przedsięwzięcia. Niejednokrotnie w takiej sytuacji pada pytanie o uzasadnienie poniesienia takiego wydatku.
— W niektórych sytuacjach odpowiedź jest stosunkowo prosta. Jeśli na przykład zmieniły się przepisy w interesującej nas dziedzinie, to jest oczywiste, że osoby zajmujące się daną tematyką powinny nabyć tę wiedzę — uzasadnia Magdalena Oleksiuk.
Znacznie trudniej jest jednak odpowiedzieć na pytanie, po jakim czasie poniesione koszty się zwrócą. Uzasadnieniem dla ich poniesienia są osiągnięte efekty.
— Mogłoby się wydawać, że pomiar efektów szkolenia dotyczy tylko jego przebiegu. Tak rozumiana ocena dotyczy odpowiedzi na pytanie, czy trening został zrealizowany zgodnie z oczekiwaniami i czy nastąpiły zaplanowane wyniki treningu, np. przyrost wiedzy, przećwiczenie umiejętności. Ważniejsze z punktu widzenia firmy jest to, w jaki sposób szkolenie przekłada się na efekty bezpośrednio w firmie. Uważam, że rezultaty każdego szkolenia nawet dotyczącego umiejętności miękkich, da się zmierzyć. Trzeba najpierw precyzyjnie określić, jakie czynniki mają się zmienić po szkoleniu, w stosunku do stanu początkowego. Znając rodzaj mierzonych czynników, możemy przyjąć odpowiednią metodę pomiaru — twierdzi Piotr Piasecki.
— Mierzalność efektywności szkolenia do pewnego stopnia zapewnia sam wynik egzaminu — dodaje Magdalena Oleksiuk.