Auditorzy wewnętrzni są zbyt pobłażliwi
Mówi się, że przed prawidłowo prowadzonym auditem wewnętrznym nic się w firmie nie ukryje. Bezbłędna realizacja takiego auditu nie jest jednak prostym do wykonania zadaniem.
Audit jest formą sprawdzenia zgodności wdrożonego w firmie systemu zarządzania z filozofią doskonalenia jakości i wymaganiami określonej normy, np. ISO 9000. Może on mieć dwojaki charakter: zewnętrzny — dokonują go przedstawiciele jednostki certyfikującej (np. audit kontrolny przeprowadzany w zależności od certyfikatora co pół roku), i wewnętrzny — przeprowadzany przez auditorów firmy posiadającej ISO (najczęściej raz w miesiącu), w celu np. usunięcia niezgodności systemowych.
W damskiej toalecie
Przed prawidłowo prowadzonym auditem wewnętrznym nic się w firmie nie ukryje, no, może prawie nic. Natomiast audit zewnętrzny, chociaż bardziej obiektywny, jest wyrywkowy i sporadyczny. Wśród firm posiadających ISO otwarcie mówi się o tym, że można się przed nim „bronić”. Podobno w jednej z polskich firm, tuż przed przyjazdem przedstawicieli jednostki certyfikującej na audit kontrolny zewnętrzny, wszystkie „niebezpieczne elementy dokumentacji systemowej” chowano do damskiej ubikacji — auditorzy byli mężczyznami i tam nie zaglądali. Dlatego też w zasadzie każdy specjalista z dziedziny zarządzania jakością powinien zgodzić się z tezą, że audity wewnętrzne systemów zarządzania są nieco bardziej istotne od zewnętrznych, bo zapewniają stałą drobiazgową kontrolę i doskonalenie systemu.
— Audit wewnętrzny pozwala utrzymać system, a zewnętrzny — certyfikat. Taka jest między nimi różnica. Moim zdaniem, system jest dużo ważniejszy — stwierdza Andrzej Bogusz, pełnomocnik zarządu ds. jakości w firmie informatycznej MacroSoft.
Syndrom przyzwyczajenia
W naszych przedsiębiorstwach wciąż popełnia się zbyt wiele błędów w trakcie auditów wewnętrznych. Auditorzy nie zwracają wystarczającej uwagi na weryfikację skuteczności systemu i jego użyteczności dla biznesu firmy. Koncentrują się bardziej na dokumentacji i zgodności z nią systemu.
— Auditorzy wewnętrzni są często zbyt pobłażliwi. Można to nazwać syndromem przyzwyczajenia. Oni po prostu przestają zauważać to, co się dzieje wewnątrz firmy. Często nie są obiektywni, bo brakuje im skali porównawczej — twierdzi Agnieszka Śliwa, specjalista ds. jakości Hewlett- -Packard Polska.
Jak dodaje, auditor wewnętrzny często poucza zamiast doradzić, zaproponować nowe rozwiązanie. Zdarza się, że osoba zatrudniona na tym stanowisku podchodzi do organizacji fragmentarycznie.
— Zauważa niewielkie uchybienia i na tym się koncentruje, a w efekcie nie widzi problemów systemowych — twierdzi Agnieszka Śliwa.
Z drugiej strony wina za nieprawidłowo przeprowadzony audit nie zawsze leży po stronie auditora. Zdaniem Szymona Kamińskiego, dyrektora ds. certyfikacji Det Norske Veritas (DNV), brakuje jasnych wytycznych dla auditorów wewnętrznych w zakresie realizacji faz auditu (przygotowanie, przeprowadzenie i dokumentowanie).