AUDITY PRÓBNE TO PRZEŻYTEK
Tylko około 20 proc. firm decyduje się na próbne wizyty auditorów
TO DOPIERO POCZĄTEK: Terminem audit próbny powinno się w zasadzie określać proces certyfikacji systemu w firmie. Jest to przecież dopiero początek, a nie koniec współpracy pomiędzy certyfikatorem i jego klientem — podkreśla Szymon Kulczycki, auditor wiodący Bureau Veritas Quality International. fot. Grzegorz Kawecki
Coraz mniej firm starających się o ISO decyduje się na audity próbne. Polskie przedsiębiorstwa stają się pod tym względem coraz bardziej dojrzałe. Nie chcą ponosić dodatkowych kosztów związanych z certyfikacją systemów zarządzania jakością. Coraz częściej do ich testowania wykorzystują dobrych, tańszych konsultantów i własnych specjalistów.
Audity, czyli procesy polegające na kontroli certyfikowanego systemu zarządzania jakością, są jego nieodłącznym elementem. Te, których dokonuje jednostka certyfikująca, z grubsza można podzielić na: próbne, certyfikacyjne i kontrolne. Najwięcej kontrowersji budzi ponoć pierwszy z wymienionych. Jest nieobowiązkowy, ale często zalecany.
Nie mylić pojęć
Audit próbny, zwany też zerowym, wstępnym czy też przedwstępnym, przeprowadzany jest przez certyfikatora, na specjalne życzenie firmy. Polega na sprawdzeniu zgodności systemu zarządzania jakością (SZJ) z określoną normą. Bradzo często, w jego trakcie kontroluje się konkretne obszary organizacji, wskazane przez zleceniodawcę. Zazwyczaj robi to tylko jeden auditor. Efektem takiej wizyty, jest niezależny raport o stopniu przygotowania do certyfikacji systemu zarządzania jakością wdrożonego w przedsiębiorstwie.
— Auditów próbnych nie należy mylić z auditami próbnymi-konsultacyjnymi. Te dokonywane są bowiem przez firmy doradcze i polegają na testowaniu wdrożonego systemu przed jego certyfikacją — informuje Szymon Kulczycki, auditor wiodący Bureau Veritas Quality International (BVQI).
Według niego, audit zerowy przeprowadzany przez certyfikatora nie może mieć charakteru konsultacji. To musi być niezależna kontrola systemu, nie związana zupełnie z późniejszą certyfikacją.
— Nigdy nie powinno dochodzić do sytuacji, gdy zamówienie auditu próbnego w konkretnej jednostce warunkuje bezproblemowe uzyskanie od niej świadectwa jakości — dodaje auditor z BVQI.
Coraz rzadziej
Jak twierdzi Maciej Musiał, auditor i specjalista ds. management service T†V Polska Poznań (T†V PP), tylko 20-30 proc. spośród firm starających się o ISO decyduje się na audit próbny.
— Jeszcze 3-4 lata temu praktycznie każda firma starająca się o ISO, życzyła sobie próbnej wizyty auditorów. Dzisiaj systemy zarządzania jakością stały się chlebem powszednim. Poza tym zakłady są coraz lepiej przygotowane do certyfikacji — komentuje Szymon Kulczycki.
— Jeżeli przedsiębiorstwo jest rzeczywiście mocne, to najczęściej rezygnuje z auditów próbnych. Bardzo dużo zależy tutaj od firmy konsultingowej. Jeśli rzeczywiście dobrze przygotuje zakład do certyfikacji, audit próbny jest zbędny. Poza tym, to audit wewnętrzny prowadzony przez pracowników przedsiębiorstwa powinien spełniać takie funkcje i rzeczywiście coraz częściej tak jest —- dodaje Maciej Musiał.
Czasami konieczny
Zdaniem Barbary Zorn, contract managera LloydŐs Register Quality Assurance (LRQA), firmy decydują się na audit próbny, wówczas gdy nie są pewne interpretacji normy. Dzieje się tak szczególnie w przypadku przedsiębiorstw usługowych, strających się o ISO 9000. Obecnie obowiązująca norma z tej serii dotyczy głównie procesów produkcyjnych, a właśnie ich interpretacja nastręcza usługodawcom najwięcej problemów.
— Zawsze tłumaczymy klientom, że audit próbny to ich decyzja i nie jest to obowiązek związany z certyfikacją — dorzuca Barbara Zorn.
Dodatkowy koszt
Auditów zerowych rzeczywiście nie narzuca żadna norma. Stanowią zatem dodatkowy koszt dla firmy, która chce uzyskać certyfikat. Specjaliści twierdzą, że cena takiego auditu porównywalna jest nawet z opłatą za proces certyfikacji przedsiębiorstwa. Stawki za pracę auditora są bowiem w obu przypadkach jednakowe. Co więcej, często zdarza się, że nawet po próbnej wizycie auditora czy testach konsultingowych, w systemie nadal można znaleźć błędy.
— W trakcie auditów certyfikujących zdarzały się naprawdę różne sytuacje. Nieomal przy każdym wdrożeniu systemu panuje napięcie i nigdy jeszcze nie obyło się bez niezgodności. Zwykle jednak błędy, które wychodzą na jaw przy tej okazji nie są krytyczne i na większość z nich można przymknąć oko — relacjonuje Maciej Musiał.
— Jeżeli w czasie trwania auditu certyfikacyjnego nie możemy dać firmie rekomendacji, ustalamy wspólnie, ile czasu potrzebuje na usunięcie usterek i umawiamy się na konkretny termin ponownej wizyty — uzupełnia Barbara Zorn.
Certyfikatorzy w typowy dla siebie sposób sprytnie unikają odpowiedzi na pytanie: ile konkretnie kosztuje audit próbny czy certyfikujący? Tłumaczą się, że cena ta uzależniona jest m.in. od wielkości organizacji i charakteru jej działalności. Cóż, chyba jest w tym trochę racji. Jedno jest jednak pewne, prędzej czy później porównamy te stawki.