W jaki sposób wybrać urządzenie potrzebne do naszego biura?
Czy wierzyć w marketing i kupować zintegrowany sprzęt, czy raczej osobno pojedyncze urządzenia, które są rzeczywiście potrzebne w naszym biurze?
— Zdecydowanie wierzyć. "Za" przemawia łatwość obsługi i prostota dostępu do najważniejszych funkcji związanych z obsługą dokumentu: skanowania do sieci, kopiowania, faksowania. Dodatkowe argumenty to oszczędność miejsca, mniejsza liczba kabli energetycznych i sieciowych, łatwiejsza konfiguracja — twierdzi Stanisław Leszczyński z działu druku i przetwarzania obrazu Hewlett Packard Polska.
Kwestia ceny
Także Zbigniew Mądry, członek zarządu AB, dystrybutora IT, uważa, że hasło "razem jest taniej" jest w pełni uzasadnione. Bazą dla urządzenia wielofunkcyjnego jest z reguły jednofunkcyjna drukarka uzupełniona o opcje skanowania i kopiowania. Cena urządzenia zintegrowanego jest obecnie około 50-100 proc. wyższa od ceny samej tylko drukarki. Tymczasem jego funkcjonalność jest nieporównywalnie większa, a jakość wydruków utrzymuje się na podobnym poziomie.
— Sprzedaż pojedynczych maszyn przy takich argumentach ma tendencję spadkową, choć oczywiście pozostaje wiele specjalistycznych i profesjonalnych zastosowań, dla których urządzenia jednofunkcyjne pozostają nieodzowne — np. profesjonalny druk foto, skanery negatywów, wydajne skanery sieciowe, kopiarki do zakładów kserograficznych — zauważa Zbigniew Mądry.
Jak zatem wybrać urządzenie biurowe odpowiednie do biura? Można przeprowadzić audyt. Taka procedura to opisanie środowiska biurowego pod kątem drukowania i kopiowania (i nie tylko). Efektem audytu jest podsumowanie stanu obecnego, infrastruktury, liczby wydruków/kopii, kluczowych procesów związanych z obsługą dokumentów oraz zalecenia zmian.
Istnieją zewnętrzne firmy zdolne przeprowadzić taki audyt, lecz przedstawiony przez nie projekt poprzestaje najczęściej na określeniu ogólnych warunków, jakie infrastruktura ma spełniać. Dlatego bardziej popularne są porady producentów urządzeń.
Dobra rada
— Audyty są przeprowadzane każdorazowo przed wdrożeniem systemu zarządzania procesami druku u klienta. Sam system nie zadziała prawidłowo, jeśli nie zostanie odpowiednio dopasowany do rzeczywistych potrzeb odbiorcy usługi. Dlatego przy planowaniu i wdrażaniu takich inwestycji konieczna jest pomoc doświadczonego dostawcy, który, stosując odpowiednią metodologię ,przeprowadzi audyt i zaprojektuje "szyty na miarę" system —twierdzi Arkadiusz Chłopik z Xerox Polska.
— Na rynku polskim istnieje wiele firm, które są w stanie przeprowadzić taki audyt i zaproponować rozwiązanie dostosowane do potrzeb konkretnego biura. Dotyczy to zarówno producentów, jak i zewnętrznych firm integratorskich. Często takie rozwiązanie składa się nie tylko z hardware’u, ale również z oprogramowania, dzięki któremu możliwe jest zdalnie kontrolowanie ustawień urządzeń, zdalna instalacja, konfiguracja i diagnostyka oraz, co najważniejsze, kontrola i monitorowanie kosztów wydruku — podsumowuje Zbigniew Mądry.