Koszty wdrożenia i certyfikacji SZJ zależą od specyfiki wprowadzanych norm i samej firmy.
Z wdrażaniem systemu zarządzania jakością (SZJ) i uzyskaniem certyfikatu wiążą się przede wszystkim wydatki na szkolenie pracowników i usługi zewnętrznych konsultantów. Kolejne nakłady to uzyskanie, utrzymywanie i odnawianie certyfikatu. Ich wysokość zależy od wielkości i zakresu działania firmy. Istotna jest liczba oddziałów, pracowników, wprowadzanych zmian w sposobie zarządzania firmą, związanych z wdrożeniem systemu.
Przedsiębiorcy dążąc do ograniczenia kosztów zewnętrznych (na usługi konsultanta), dostrzegają coraz częściej związki między udziałem pracy własnej i jednostki doradczej. Zasada jest prosta — im więcej pracy własnej, tym mniejsze wydatki na konsulting.
— W przypadku wdrożenia za 20 tys. zł można nawet zaoszczędzić 20 proc. sumy. Jak? Jeśli zrobimy więcej sami. Bo z usług konsultanta należy korzystać umiejętnie — zwraca uwagę Aleksander Myśkow, prezes EcoMS Consulting.
Szkolenia i nadzór
Oprócz wydatków na doradztwo i szkolenia, wystąpią również inne koszty. Zaliczają się do nich m.in. wymagany przez normę nadzór nad przyrządami kontrolno-pomiarowymi oraz autoryzowany serwis i remonty infrastruktury mającej wpływ na jakość. Kolejnym wydatkiem może okazać się wprowadzenie odpowiedniego nadzoru nad zapisami elektronicznymi.
Dużym kosztem, trudnym jednak do oszacowania, mogą okazać się wydatki na dostosowanie działalności do wymagań przepisów prawnych ochrony środowiska, bhp i innych specyficznych wytycznych. To szczególnie ważne zadanie w przypadku norm serii ISO 14001, OHSAS 18001 czy HACCP, gdzie zgodność z obowiązującymi przepisami jest warunkiem koniecznym do uzyskania i utrzymania certyfikatu.
Narzędziem, które pozwala kierownictwu organizacji świadomie podjąć decyzję o wdrożeniu i certyfikacji systemu, jest audyt zerowy.
— Starannie przeprowadzony audyt zerowy pomoże oszacować rzeczywiste nakłady, jakie trzeba będzie ponieść podczas wdrożenia — mówi Tomasz Gasiński, dyrektor działu jakości w firmie Doradca Consultants.
Audyt wskaże mocne i słabe strony funkcjonującego systemu i procesów.
Dofinansowanie
Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą znacząco obniżyć wydatki na doradztwo, szkolenia i certyfikację systemów zarządzania, dzięki dofinansowaniu np. z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości przez program SPO WKP (Sektorowy Program Operacyjny Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw) i działanie 2.3 (dotacja na konsulting nawet do 250 tys. zł). Przy planowanym wdrażaniu kilku systemów np. ISO 9001:2000 z HACCP, opłaca się wdrażać systemy zintegrowane — pozwala to na obniżenie łącznych kosztów nawet o 20-30 proc.
Często stosowaną metodą obniżenia kosztów jest jednoczesne wdrażanie SZJ przez kilka firm, które wspólnie realizują takie elementy, jak szkolenia pełnomocników, audytorów wewnętrznych czy grup roboczych. Koszty są zdecydowanie niższe, ponieważ rozkładają się na kilka firm.
Niepotrzebne działania
— Wdrażając system zarządzania jakością trudno mówić o znaczących oszczędnościach. Nie należy ciułać, bo może to się odbić firmie czkawką — ocenia Aleksander Myśkow.
Oszczędzanie w przypadku wdrażania SZJ to przede wszystkim eliminacja kosztów niepotrzebnych działań. W pierwszym okresie wdrażania nie prowadzi to do namacalnych oszczędności, lecz wyłącznie do uwolnienia zasobów (ludzkich), w późniejszym jednak czasie, w dojrzałych systemach można stopniowo redukować niepotrzebne działania i koszty. Odciążenie zasobów, eliminacja błędów i niepotrzebnych działań powinna odbywać się małymi krokami przez skutecznie działający system audytów wewnętrznych i konsekwentnych działań korygujących.