Audyty powinny usprawniać SZJ

Łukasz Gromkowski
22-10-2002, 00:00

Działanie firmowego systemu zarządzania jakością (SZJ) wymaga stałej kontroli i wprowadzania poprawek w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości. Jednak czasami przedsiębiorstwa nie są w stanie samodzielnie zdefiniować popełnianych błędów. Zajmują się tym specjalne jednostki — audytorzy, którzy mają nadzorować i doradzać, w jaki sposób korygować niedociągnięcia.

Audyt wewnętrzny służy ocenie zgodności działań realizowanych w ramach SZJ z zapisami dokumentacji. Prowadzone badania mają wykazać skuteczność procesów, a w razie wystąpienia uchybień systemowych doprowadzić do podjęcia ewentualnych działań korygujących i zapobiegawczych. W celu dokonywania takich kontroli firmy posiadające certyfikat ISO zatrudniają audytora wewnętrznego. Najczęściej raz w miesiącu przeprowadza on analizę funkcjonowania procesów jakościowych i prawidłowości dokumentów. Sam audyt może mieć charakter planowany — wtedy przeprowadzany jest w ramach przyjętego harmonogramu, lub doraźny — służący wykryciu przyczyn występowania określonych problemów. Jeśli taka kontrola przeprowadzona jest prawidłowo, a jej wyniki odpowiednio opracowane, staje się skutecznym narzędziem zarówno utrzymania, jak i podnoszenia jakości.

Audyt zewnętrzny jest formą oceny (na podstawie dokumentacji) zgodności systemu zarządzania jakością z modelami norm ISO lub norm branżowych. Dokonują go przedstawiciele wybranej jednostki certyfikującej. W wyniku ich pracy można stwierdzić m.in., czy spełniono wymagania wynikające z przepisów, zgodnie z którymi powinna działać organizacja, czy wdrożony system jest skuteczny i czy badana firma może wnioskować o rejestrację swojego SZJ.

— Czy audyt zewnętrzny jest dokładniejszy od wewnętrznego? Trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, jednak z reguły audytorzy zewnętrzni mają wyższe kwalifikacje oraz większe doświadczenie — mówi Maciej Musiał, audytor w TUV Polska.

O ile wewnętrzna analiza systemu uważana jest za niezwykle drobiazgową, o tyle audyt zewnętrzny często zbyt pobieżnie i wyrywkowo traktuje zagadnienia SZJ. Jednak różnica cech tych audytów nie jest tak rażąca. Można spotkać opinie, że audytor danej firmy nie dostrzega wielu wewnętrznych problemów, gdyż jest zbyt przyzwyczajony do sytuacji panującej w przedsiębiorstwie. W przypadku wykrycia jakiegokolwiek problemu, nawet niezbyt istotnego, skupia się wyłącznie na tym zagadnieniu. Cierpi na tym system, gdyż naprawdę istotne problemy umykają uwadze i w efekcie mogą pogłębiać kryzys. Brak wzorów porównawczych sprawia, że audytorzy wewnętrzni częściej pouczają i krytykują niż doradzają sposób rozwiązania problemu.

— Audytorzy mogą właściwie wypełnić swoje zadania pod warunkiem posiadania dużej wiedzy oraz umiejętności szczegółowej analizy obserwowanych zjawisk — twierdzi Maciej Migdał, pełnomocnik ds. jakości w Elektrociepłowni Toruń.

Słabą stroną audytu zewnętrznego jest fakt, iż może on prowadzić do niecałkowitego rozwiązania problemu. Często wynika to z niemożliwości ogarnięcia przez osobę kontrolującą całej wiedzy o firmie. Przedstawiciel jednostki certyfikującej potrzebuje czasu i odpowiedniej dokumentacji, aby dokładnie zagłębić się w działanie systemu. Wykrycie problemu mimo nawet najdokładniejszych procedur postępowania zabiera mu więcej czasu niż audytorom wewnętrznym.

Zwykle firma najpierw stara się samodzielnie rozwiązać własne problemy, a dopiero potem zaprasza audytora zewnętrznego, zwiększającego prawdopodobieństwo usunięcia luk w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością.

— Rzetelnie prowadzone audyty pozwalają zidentyfikować sporą część problemów. Nie wszystkie z nich da się w trakcie audytu rozwiązać, wiele z nich wymaga podjęcia działań korygujących — mówi Maciej Musiał.

Po przepuszczeniu struktur firmy przez sito ocen i dogłębnej analizie braków własnego systemu, kadra kierownicza i jednostki wyznaczone do nadzorowania funkcjonowania firmy powinny zastanowić się nad przyszłymi działaniami. Posiadając „spis” błędów mogą spokojnie rozpocząć poprawianie, uzupułnianie dokumentów, przepisów i innych elementów odpowiedzialnych za funkcjonowanie firmy.

— Firmy, które przeprowadzają i dokumentują audyty tylko po to, aby zaspokoić oczekiwania np. audytorów z jednostki certyfikującej, same wyrządzają sobie krzywdę. Marnują swój czas i środki, negatywnie nastawiają pracowników do systemu jakości i sprawiają, że ich system się nie rozwija — mówi Maciej Musiał.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Łukasz Gromkowski

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Audyty powinny usprawniać SZJ