Automatyzacja procesów w dziale HR

ŁUKASZ WRÓBEL Chief Business Development Officer i SVP, Webcon
opublikowano: 07-05-2017, 22:00

Jedną z najważniejszych praktyk budujących innowacyjność firmy jest konsekwencja we wdrażaniu nowych rozwiązań.

KOMENTARZ EKSPERTA

Nawet najlepszy pomysł na udoskonalenie czegoś w firmie nie zadziała, jeśli nie będziemy w stanie wyegzekwować jego realizacji. Niezbędne jest wprowadzenie mechanizmów, które sprawią, że nowe pomysły będą faktycznie wykorzystywane w praktyce przez pracowników firmy. Samo spisanie procedur i publikacja ich w intranecie mogą nie wystarczyć. Potrzebny jest sposób na to, żeby pomysł wcielić w życie. Jedną ze skutecznych metod może być wprowadzenie aplikacji biznesowych, które pozwalają skutecznie propagować nowe procedury, a wręcz nie dadzą użytkownikom innego wyjścia niż działanie zgodnie z nimi.

Jak to działa w praktyce? Jak wiemy, najskuteczniejsza odbywa się wtedy, kiedy na spływające CV jesteśmy w stanie zareagować natychmiast, kiedy kandydat myśli o podjęciu pracy w naszej firmie. Może to być ważne szczególnie z perspektywy spadającego bezrobocia i zaczynających się problemów ze znalezieniem pracowników. Z drugiej strony okazuje się, że często nie wiemy, iloma zgłoszeniami dysponujemy w danej chwili, ile osób już dostało odpowiedź i po jakim czasie, a ile jeszcze na nią czeka. Kiedy dysponujemy odpowiednim mechanizmem, pozwala on nam rejestrować wszystkie napływające dokumenty i automatycznie przypisuje je do osób odpowiedzialnych za ich weryfikację i kontakt z kandydatem. Co więcej, jesteśmy w stanie nałożyć na te działania konkretne ramy czasowe — takie, w jakich chcemy, żeby się one odbyły — a jeżeli się tak nie wydarzy, to mamy mechanizm eskalacyjny, który zadziała automatycznie.

Dokładnie tak samo możemy zautomatyzować pozostałe procesy. Aplikacja zadba, żeby oferta pracy została przygotowana odpowiednio wcześniej i żeby w odpowiedniej formie trafiła do kandydata, jak również o to, żeby komunikacja była prowadzona we właściwy sposób i we właściwym czasie. Na tym jednak nie koniec.

Nie wszystkie procesy, za które odpowiada dział HR, są realizowane w ramach tego działu. Przykładem jest onboarding, w którym udział bierze chociażby dział administracyjny, zakupów czy IT. W momencie decyzji o zatrudnieniu danego kandydata pojawia się wiele czynności, które wykraczają poza kompetencje działu HR, choć są przez niego koordynowane.

Również na tym etapie aplikacja biznesowa zadba, żeby wszystko przebiegało, jak należy, a nowy pracownik mógł być efektywny już od pierwszego dnia pracy. System zaplanuje odpowiednio wcześniej przygotowanie umowy zgodnie z właściwym szablonem i uzyskanie potrzebnych akceptacji, przypomni o konieczności przygotowania stanowiska pracy. Będzie też automatycznie weryfikował status realizacji zadań, a w razie opóźnień uruchomiona zostanie procedura eskalacyjna.

Bardzo ważne jest również to, aby aplikacje biznesowe były elastyczne i podlegały modyfikacjom. Istotą najlepszych praktyk jest to, że ewoluują, zmieniają się, są stale dostosowywane i optymalizowane do potrzeb organizacji. Jeżeli chcemy je wdrażać za pomocą narzędzia informatycznego, to nie możemy brać pod uwagę jedynie tego, jak dana praktyka ma wyglądać dziś. Musimy mieć na względzie fakt, że będzie się ona regularnie zmieniać. System, który wybierzemy do obsługi firmowych aplikacji biznesowych, musi dawać taką możliwość, bez dodatkowego angażowania wysokich kosztów i bez dużych nakładów czasu.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: ŁUKASZ WRÓBEL Chief Business Development Officer i SVP, Webcon

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu