EZD RP, rozwijany przez Ministerstwo Cyfryzacji i NASK, to jedno z najważniejszych przedsięwzięć transformacji cyfrowej w Polsce. Jego wdrażanie odciąża urzędników, a obywatelom zapewnia wygodny i nowoczesny sposób załatwiania spraw. Dokumenty trafiają do chmury, gdzie można je bez trudu odnaleźć i przekazać dalej, a procedury, które wcześniej wymagały wielu godzin i stosów papieru, realizowane są w znacznie krótszym czasie. Zmiana oznacza też niższe koszty dla państwa – mniej papieru, przestrzeni na archiwa i energii potrzebnej do ich utrzymania. Dla obywatela to koniec z koniecznością osobistych wizyt w urzędzie w sprawach, które dziś można załatwić online – sprawniej i bez zbędnej biurokracji.
To rozwiązanie poprawia efektywność instytucji publicznych, a co ważniejsze – wzmacnia poziom cyberbezpieczeństwa niezbędnego w świecie, w którym dane stały się najcenniejszym zasobem. EZD RP buduje fundament nowoczesnego państwa, wdrażając system, w którym informacje są na wyciągnięcie ręki, a jednocześnie dobrze chronione.
Od 1 stycznia 2028 roku jednostki administracji publicznej – rządowej i samorządowej – będą musiały odejść od dokumentacji papierowej i przejść na systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Administracja odporna na ryzyko
Cyfryzacja nie może istnieć bez zaufania obywateli. Podstawą tego zaufania jest bezpieczeństwo danych. System EZD RP ochronę informacji i przejrzystość działań stawia na pierwszym miejscu. Każda czynność w systemie jest rejestrowana i możliwa do odtworzenia. Dzięki temu urzędnik pracuje w środowisku odpornym na cyberataki, obywatel ma pewność, że jego dokumenty nie trafią w niepowołane ręce.
EZD RP wykorzystuje mechanizmy, które minimalizują ryzyko nieautoryzowanego dostępu i utraty danych. Zgodność z RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych gwarantuje spełnienie najwyższych standardów prawnych. Rozwiązanie umożliwia bezpieczne archiwizowanie dokumentów elektronicznych i tradycyjnych, a także ich szybkie wyszukiwanie i udostępnianie.
O bezpieczeństwo dba również infrastruktura chmurowa Saas EZD RP, udostępniana przez NASK. Transparentność procesów to jedna z największych zalet systemu.
– Celem EZD RP jest stworzenie nowoczesnej, przyjaznej administracji blisko obywatela – bez papieru, z usługami online, dostępnymi i intuicyjnymi, dla każdego. Właśnie tak powinna wyglądać przyszłość Polski – podkreśla wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.
– Z systemu już dziś korzysta ponad 1300 jednostek, a do czerwca 2026 r. liczba ta ma się podwoić – dodaje.
EZD RP działa więc jak tarcza, która zabezpiecza dane i procesy państwa, a jednocześnie usprawnia codzienną pracę instytucji.
Cyfryzacja w praktyce
O sile EZD RP świadczy skala jego wykorzystania. System obsługuje już niemal 500 podmiotów, pracuje w nim blisko 50 tys. użytkowników, a liczba spraw przekroczyła 3,5 mln. To pokazuje, że elektroniczny obieg dokumentów stał się codziennym narzędziem urzędników i obywateli.
Za sukcesem platformy stoi model wdrożeniowy przygotowany przez NASK. Instytucja nie ogranicza się do udostępnienia oprogramowania – w ramach chmury SaaS EZD RP zapewnia również pełną infrastrukturę oraz kompleksowe szkolenia dla pracowników. Dzięki temu samorządy nie muszą samodzielnie inwestować w serwery ani specjalistów IT, co oznacza znaczną oszczędność kosztów i czasu.
– Administracje rządowa i samorządowa nie ponoszą żadnych kosztów w trakcie wdrażania projektu. NASK prowadzi bardzo szeroką akcję szkoleniową dla pracowników, którzy będą korzystali z systemu i zapewnia pełne wsparcie – podkreśla Mariusz Madejczyk, zastępca dyrektora NASK-PIB.
Na efektywność EZD RP wpływa również zastosowanie polskiej sztucznej inteligencji PLLuM. Model językowy trenowany na rodzimych danych rozumie specyfikę polskiego języka urzędowego i ułatwia automatyzację wielu procesów. To pierwsze tego typu rozwiązanie oparte na krajowej technologii, co wzmacnia uniezależnienie polskich instytucji od globalnych dostawców. Dzięki temu urzędnicy szybciej wyszukują dokumenty czy porządkują akta, a procedury przebiegają sprawniej. Dla obywateli oznacza to krótszy czas oczekiwania na decyzje i większą przewidywalność, a dla instytucji – narzędzie, które ułatwia pracę i zwiększa efektywność.
Platforma przyszłości
EZD RP powstaje z myślą o wszystkich jednostkach – od małych gmin, gdzie dokumentacją zajmuje się kilku pracowników, po duże instytucje zatrudniające setki osób. Uniwersalność to jego największa siła. Projekt finansowany jest ze środków Krajowego Planu Odbudowy, który przeznaczył na ten cel 200 mln zł. Tak duże nakłady potwierdzają, że EZD RP pełni funkcję strategicznej platformy dla całej administracji.
– Patrząc na skalę przedsięwzięcia, mówimy raczej o platformie niż systemie. Platformie, dzięki której państwo i prywatne firmy będą mogły budować dodatki, integracje, rozszerzenia i na bieżąco udoskonalać to narzędzie – mówi dr inż. Radosław Nielek, dyrektor NASK.
Elastyczność to jedna z kluczowych cech EZD RP. System jest zintegrowany z ePUAP, e-Doręczeniami i Archiwum Dokumentów Elektronicznych, tworząc spójny ekosystem usług publicznych. Dzięki otwartej architekturze może być poszerzany o kolejne moduły i funkcjonalności dostosowywane do zmieniających się potrzeb instytucji. W praktyce oznacza to możliwość szybkiego reagowania na nowe wyzwania – od zmian prawnych po wprowadzanie innowacyjnych e-usług.
Transformacja już trwa – niemal 500 instytucji korzysta już z EZD RP, kolejne 800 jest w trakcie wdrożeń, a ponad 1300 prowadzi procedury formalne. Te liczby pokazują, jak szybko projekt rośnie w siłę i obejmuje kolejne segmenty sektora publicznego. EZD RP dzięki swojej konstrukcji i zdolności do rozbudowy wyznacza kierunek zmian w usługach publicznych. To nie tylko narzędzie codziennej pracy, ale też inwestycja w przyszłość i gwarancja cyfrowej niezależności państwa – element, który przesądza o miejscu Polski w nowoczesnej Europie.
Partnerem publikacji jest NASK
