W Polsce jest prawie 2,3 mln przedsiębiorstw, z czego 85 proc. zatrudnia mniej niż 9 osób — szacuje Główny Urząd Statystyczny.
— Ograniczona liczba personelu i konieczność skoncentrowania się na podstawowej działalności sprawiają, że outsourcing finansów, księgowości, kadr i płac jest czymś naturalnym. Oferta rynkowa jest bardzo bogata. Przedsiębiorcy mogą skorzystać m.in. z usług małych, lokalnych biur rachunkowych, ale też firm sieciowych, które prowadzą operacje centralnie, budując sieć oddziałów i biur terenowych. Koszty miesięczne obsługi księgowej lub kadrowo-płacowej zaczynają się od kilkuset złotych — mówi Konrad Rochalski, prezes ArchiDoc. Outsourcingiem interesują się zarówno mikro-, małe i średnie firmy, jak również korporacje.
— W każdym przypadku są ku temu różne przesłanki i odmienne oczekiwania. Im większa firma, tym więcej korzyści może odnieść. Chodzi nie tylko o obniżenie kosztów obsługi księgowej, ale również uzyskanie dostępu do nowoczesnych narzędzi, rozwijanych przez specjalistyczne firmy outsourcingowe — tłumaczy Robert Rogala, partner i członek zarządu Centrum Doradztwa Biznesowego.
Z większą energią
W Polsce najpopularniejszy jest outsourcing księgowości (od uproszczonej, prowadzonej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, przez księgi handlowe po księgowość zgodną z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF)), a także doradztwa podatkowego i prawnego, obsługi kadrowo-płacowej, raportowania finansowego oraz obsługi finansowej.
— Kienci często powierzają nam również takie czynności jak np. fakturowanie, organizację obiegu dokumentów i informacji w firmie klienta, a poza tym czynności z dziedziny kontrolingu, prowadzenie procesów związanych z obsługą pracowników czy też wsparcie przy windykacji i postępowaniach prawno-podatkowych — wymienia Radosław Świderski, prezes MAC Auditor.
Outsourcing coraz częściej przydaje się najmniejszym przedsiębiorcom, którzy już na etapie planowania założenia firmy decydują się zatrudnić biuro rachunkowe.
— Z outsourcingu księgowości i kadr korzystają głównie mikro- i mali, a w mniejszym stopniu średni przedsiębiorcy, choć występuje tu tendencja wzrostowa na skutek stałego rozszerzania korzyści i zakresu danych, otrzymywanych dzięki outsourcingowi, choćby dzięki technologiom IT. Obecnie można w tym modelu mieć wgląd — również online — do danych finansowo-księgowych na takim samym poziomie jak przy zatrudnieniu własnego księgowego i wykupieniu na własność oprogramowania F-K — mówi Grzegorz Kowalski, prezes Business Care.
— Firma tworzy budżet, który jest implementowany do systemu work flow, który już na etapie akceptowania danej faktury kosztowej pozwala na sprawdzenie, czy nie przekraczamy zakładanego budżetu. Jeśli tak się dzieje, informowany jest o tym np. zarząd, dzięki czemu może podjąć pewne kroki natychmiast, a nie po kilku tygodniach. Innym przykładem jest portal pracowniczy, który umożliwia digitalizację procesów związanych z obsługą pracowniczą, np. zatrudnianie pracowników, aneksy do umów, zwolnienia, składanie i akceptacja wniosków urlopowych, planowanie urlopów pracowniczych, zwolnienia lekarskie itd. — mówi Robert Rogala.
Ma to szczególnie duże znaczenie przy rozproszonej strukturze decyzyjnej (organizacje wielooddziałowe), ale też dużej liczbie pracowników.
— Dla większych firm, w których ważną rolę odgrywa poufność wynagrodzeń, ważną wartością jest „wyseparowanie” z firmy wiedzy na temat wysokości zarobków pracowników. Dzięki outsourcingowi usług naliczania płac jest to w pełni możliwe. Zastosowanie odpowiednich rozwiązań informatyczno-organizacyjnych powoduje pełne utajnienie zarobków — zapewnia Robert Rogala.
Naczynia połączone
W profesjonalnym outsourcingu najważniejsza jest integracja specjalistycznych narzędzi (związanych z obsługą kadrową, płacową czy finansowo-księgową) z procesami operacyjnymi w firmie. Przykładem jest nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów (work flow) zintegrowany z procesem budżetowania, kontrolingu i akceptacji dokumentów.
Naczynia połączone
W profesjonalnym outsourcingu najważniejsza jest integracja specjalistycznych narzędzi (związanych z obsługą kadrową, płacową czy finansowo-księgową) z procesami operacyjnymi w firmie. Przykładem jest nowoczesny elektroniczny obieg dokumentów (work flow) zintegrowany z procesem budżetowania, kontrolingu i akceptacji dokumentów.
JUŻ PISALIŚMY: „PB” z 29.07.2016 r.
W ubiegłym tygodniu pisaliśmy o tym, dlaczego warto zdecydować się na współpracę z firmą outsourcingową, na co uważać, podpisując z nią umowę i jak liczyć potencjalne zyski.