Składający wnioski o dotację w ramach SPO RZL muszą wystrzegać się błędów merytorycznych. Pomyłka może wyeliminować wniosek z rozgrywki.
Wypełnianie wniosków o dotację z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) to nowość dla niektórych instytucji. I choć wzór wniosków jest jeden dla wszystkich działań Sektorowego Programu Operacyjnego — Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL), to zależnie od priorytetu i działania różne są zasady ich konstrukcji. W przypadku priorytetu 1 (Aktywna polityka rynku pracy oraz integracji zawodowej i społecznej) projektodawcy powinni położyć duży nacisk na zmiany społeczne, które spowoduje realizacja projektu. Natomiast w priorytecie 2 (Rozwój społeczeństwa opartego na wiedzy), a zwłaszcza w działaniu 2.3 (Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki) trzeba podkreślić związek między rozwojem umiejętności pracowników a wzrostem siły i konkurencyjności przedsiębiorstw.
Charakter dokumentów
— Sposób wypełniania wniosków zależy więc od charakteru projektowanych działań. Jeśli składający projekt ma wątpliwości przy wypełnianiu wniosku, powinien wyjaśniać wszelkie niezrozumiałe kwestie w odpowiednich instytucjach wdrażających — sugeruje Sławomir Wysocki, akredytowany trener Krajowego Ośrodka Szkoleniowego EFS, konsultant firmy Door Training & Consulting.
W praktyce jednak projektodawcom zdarza się zapomnieć o najbardziej oczywistych czynnościach, takich jak dołączenie do wniosku deklarowanej liczby załączników. A to błąd formalny. Trafiają się także wnioski podpisane przez osobę nieupoważnioną.
— Projektodawcy nieuważnie czytają informacje o wymaganych dokumentach, wyraźnie wskazujące, jaki dokument powinien być oryginałem, a jaki kopią itd. — twierdzi Justyna Osuch, akredytowany trener Krajowego Ośrodka Szkoleniowego EFS, wykładowca w Zachodniopomorskiej Szkole Biznesu w Szczecinie.
Wniosek o dotację ma tzw. sumę kontrolną, która jest swoistym znakiem projektu. Składa się go w wersji drukowanej i elektronicznej. Projektodawcy często w ostatniej chwili dokonują jednak drobnych zmian w wersji elektronicznej już po wydrukowaniu wniosku, co sprawia, że pojawiają się różne sumy kontrolne w wersji papierowej i elektronicznej.
Część błędów formalnych nie dyskwalifikuje wniosków, ich sprawdzanie trwa jednak dłużej.
Nic oczywistego
Bardzo ważne, aby interpretacja wypełnionego wniosku była jednoznaczna. Dlatego należy uzasadnić wszelkie koszty, bo w przeciwnym razie zapisy w budżecie zostaną zakwestionowane, a projekt odrzucony lub zmniejszy się kwota dotacji.
Należy także pamiętać o prezentacji w uzasadnieniach wniosków spodziewanych rezultatów projektu, ponieważ będą one monitorowane po zakończeniu szkoleń.