Paweł Kwiecień, junior consultant w Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA
Magdalena Kostowska, partner w Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA
W praktyce mogą pojawić się wątpliwości dotyczące trybu i terminu, w jakim należy poinformować CRBR, gdy dokonane wcześniej zgłoszenie okaże się nieprawidłowe lub niekompletne. Taka sytuacja może wystąpić przykładowo, gdy spółka jako beneficjenta wskazała na podstawie art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąte Ustawy osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze lub zgłosiła jedynie niektórych jej beneficjentów, a następnie pozyskała dane o innych niezgłoszonych wcześniej beneficjentach rzeczywistych.
Rozróżnia się dwa tryby zawiadamiania o zmianach w dokonanych zgłoszeniach. Pierwszym jest aktualizacja, która polega na dokonaniu nowego zgłoszenia, ze wskazaniem daty zdarzenia, o którym należy poinformować CRBR. Dokonuje się jej w dwóch przepadkach:
- gdy zaistniało nowe zdarzenie, które zmienia dotychczasowy stan faktyczny, a tym samym wiąże się z obowiązkiem zaktualizowania przekazanych wcześniej informacji. Podstawą jest przepis art. 58 Ustawy, a termin, w jakim należy dokonać zgłoszenia, wynosi 7 dni liczonych od wpisu do KRS, gdy ma on charakter konstytutywny, lub 7 dni od wystąpienia zdarzenia, gdy wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny lub w ogóle nie jest wymagany, lub
- gdy organ stwierdził, że dokonane zgłoszenie zostało złożone z naruszeniem art. 58-61 Ustawy lub zawiera oczywiste omyłki. Podstawą jest § 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z 16 maja 2018 r. w sprawie zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych. Co istotne, przepis mówi o sytuacji, gdy to organ właściwy w sprawach CRBR stwierdza naruszenie lub oczywistą omyłkę, a nie gdy sama spółka zauważyła uchybienie. Termin przewidziany na dokonanie takiej aktualizacji wynosi 3 dni od dnia wpływu albo udostępnienia żądania ponownego złożenia zgłoszenia przekazanego tej spółce.
Drugim trybem zawiadamiania o zmianach jest korekta. Polega ona na skorygowaniu złożonego wcześniej zgłoszenia zawierającego oczywistą omyłkę. Podstawę stanowi § 4 Rozporządzenia. Korektę należy przesłać niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od stwierdzenia oczywistej omyłki. Z przepisów nie wynika natomiast, czy opisywane uchybienie w dokonaniu kompletnego zgłoszenia należy kwalifikować jako oczywistą omyłkę.
W sekcji pytań i odpowiedzi zamieszczonej na stronie Ministerstwa Finansów można znaleźć informację, że przy dokonywaniu zgłoszenia każda data zdarzenia wyznacza punkt na osi czasu, w którym dane zawarte w zgłoszeniach są zgodne ze stanem faktycznym w tej dacie. To oznacza, że gdy spółka zreflektuje się, że przesłane przez nią informacje są niekompletne lub nieprawidłowe, to właściwym trybem zawiadomienia i przekazania prawidłowych danych będzie korekta, a nie aktualizacja uprzednio dokonanego błędnego zgłoszenia. Odmienne stanowisko prowadziłoby do sytuacji, że dla danego okresu w CRBR wskazane byłyby równolegle błędne informacje, przekazane w starym zgłoszeniu, i prawidłowe – przekazane w trybie aktualizacji jako kolejne zgłoszenie.