W czasach, gdy komputery były zaawansowanymi maszynami do pisania, firmy i ich klienci sporo by dali za takie narzędzie jak portal korporacyjny.
Zamiast przeglądania tysięcy dokumentów — szybka wyszukiwarka. Zamiast telefonowania do każdego pracownika z informacją o zebraniu — intranetowe ogłoszenie. Zamiast ciągle dzwoniących natrętnych klientów z pytaniami o numer telefonu do kogoś czy o jakiś produkt — prosta, zwięzła informacja na stronie internetowej. To wszystko zapewnia portal korporacyjny.
Ułatwiony dostęp
Portal korporacyjny to system zapewniający dostęp do informacji, usług i ludzi, potrzebnych do realizacji działań biznesowych. Powinien umożliwić pracownikom wygodny wgląd we wszystko, co jest im niezbędne do wykonania pracy.
— Portal korporacyjny jest przede wszystkim nowoczesnym narzędziem, wspierającym działalność firmy w każdym jej wymiarze. To platforma umożliwiająca kontakt z pracownikami, partnerami i oddziałami, pracę grupową, obieg informacji oraz magazynowanie i przetwarzanie ważnego składnika, którym niewątpliwie jest wiedza pracowników — mówi Agnieszka Kacprzycka, product manager w firmie NetSprint.pl, która specjalizuje się m.in. w dostarczaniu systemów wyszukiwawczych dla portali korporacyjnych.
O portalu korporacyjnym można mówić w kilku aspektach.
— Określa się go mianem centralnego źródła wiedzy o danym przedsiębiorstwie. Można też nazwać wirtualnym miejscem spotkań pracowników lub określić oknem wystawowym — miejscem, w którym komunikujemy się z klientami. Każda z tych definicji będzie dobra i zależy od zakresu wdrożenia tego rozwiązania w firmie — dodaje Piotr Krzysztoporski, client solutions manager w Epicor Software Poland.
Wiele nazw
Centralne źródło wiedzy — bo portal daje możliwość łączenia i przeglądania danych z różnych systemów informatycznych firmy. Wirtualne miejsce spotkań — bo pozwala tworzyć listy dyskusyjne, publikować ogłoszenia dla pracowników, pracować nad współdzielonymi dokumentami. Okno wystawowe — bo przez użycie oprogramowania do zarządzania zawartością stron WWW daje proste i eleganckie możliwości prezentowania firmy klientom lub partnerom handlowym.
Portal jako sposób dostępu do informacji jest bardzo podobny do zaawansowanych stron internetowych. Po prostu — w ujednolicony, scentralizowany sposób prezentuje użytkownikowi treści (dane, informacje, dokumenty, bazy danych) oraz usługi (aplikacje). Dzięki interfejsowi, którym jest zwykła przeglądarka internetowa, jego zawartość może być dostępna z każdego niemal komputera, bez instalowania zbędnego oprogramowania.
Portal korporacyjny to przede wszystkim oszczędność czasu. Czynność, która standardowo zajmuje np. kilkadziesiąt minut, można przyspieszyć nawet o 25-30 proc.
— Intranet służy do wymiany informacji na szeroką skalę oraz do przechowywania danych i zarządzania wiedzą pracowników. Stanowi więc swoistą skarbnicę — od jej przeszukania powinna zaczynać się realizacja każdego zadania. Wdrożenie intranetu umożliwia przedsiębiorstwu zachowanie porządku w dokumentach, projektach, ofertach, gwarantując łatwy i wydajny obieg informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji — opisuje Agnieszka Kacprzycka.
Uniwersalny
Tworzy pewien pomost umożliwiający płynną współpracę między poszczególnymi jednostkami firmy. Największą korzyścią dla użytkowników jest pogodzenie ich celów z celami firmy.
— Użytkownicy mają spojrzenie lokalne, ich motywacja to wykonywanie zadań bieżących, sami określają swoje potrzeby. Organizacja ma spojrzenie globalne — narzuca określone procedury, hierarchię informacji itd. Portal umożliwia pogodzenie tych celów. Z jednej strony narzuca określony schemat organizacji danych, z drugiej — przez mechanizmy personalizacji — umożliwia dostosowanie go do indywidualnych potrzeb użytkownika — tłumaczy Rafał Kuczwalski, starszy konsultant w firmie doradczej Infovide.