Outsourcing na rynku farmaceutycznym na razie ogranicza się do transportu i obsługi IT.
Szefowie firm farmaceutycznych boją się utraty kontroli nad poszczególnymi obszarami działalności, więc z outsourcingu korzystają ostrożnie.
Na świecie firmy farmaceutyczne chętnie zlecają podmiotom zewnętrznym badania nad nowymi lekami i działania marketingowe. Również korzystanie z zaplecza produkcyjnego innych spółek jest powszechne. We Francji doskonale prosperują wyspecjalizowane firmy outsourcingowe, oferujące swoje usługi wyłącznie branży farmaceutycznej. W Polsce obsługa zewnętrzna nie jest jeszcze tak rozwinięta, mimo że oddać w outsourcing można praktycznie wszystko — dział marketingu, IT, PR, sprzątanie, obsługę floty, logistykę, księgowość...
— Wykorzystujemy outsourcing np. w prowadzeniu programów edukacyjnych, obsłudze IT, szkoleniach i logistyce. Nasi partnerzy mają gotowe rozwiązania i wyspecjalizowanych pracowników. Istotną zaletą jest również to, że współpracując z zewnętrznymi partnerami otrzymujemy również możliwość skorzystania z ich ogólnopolskich struktur, których samodzielna budowa byłaby nieopłacalna — opisuje Anna Czajkowska, dyrektor ds. planowania strategicznego firmy Adamed.
Oddaj co niekluczowe
Jeżeli coś nie jest kluczową działalnością firmy, nie warto zaprzątać sobie tym głowy.
— Decyzja o wykorzystywaniu zewnętrznych struktur powinna wynikać ze strategii firmy, tak aby obszary o kluczowym znaczeniu dla jej rozwoju pozostały w jej strukturach wewnętrznych — mówi Anna Czajkowska.
Jednak nawet kluczowa działalność firmy, np. badawczo-rozwojowa, może być wspomagana przez zewnętrzne podmioty.
— W miejsce pełnego outsourcingu pojawia się inne rozwiązanie oparte na zlecaniu jedynie fragmentów prac badawczych różnym wyspecjalizowanym ośrodkom, co może znacznie skrócić wstępne fazy badań laboratoryjnych. Adamed zawsze pełni jednak rolę koordynatora wszelkich prac — twierdzi Anna Czajkowska.
Outsourcing redukuje koszty firmy, ale musi się odbywać z zachowaniem standardów. Jeśli chodzi o produkcję, to w Polsce najczęściej oddaje się w outsourcing wytwarzanie substancji aktywnych do produkcji leków.
— Wydatki administracyjne firm farmaceutycznych pochłaniają 25-30 proc. przychodów, więc i tutaj firmy outsourcingowe mają duże pole do popisu. Jednak nacisk na rentowność oraz produktywność w branży zaczęto kłaść nieco później niż w innych, więc specjaliści przewidują, że wykorzystanie outsourcingu w tej branży będzie jeszcze szersze — twierdzi Grzegorz Gołba, menedżer serwisu aplikacyjnego w dziale usług outsourcingowych BCC.
Logistyka
Jedną z najszerszych ofert outsourcingowych dla farmacji jest logistyka.
— Tworzymy specjalny system logistyczny, który obejmuje nie tylko firmy farmaceutyczne, ale szpitale, apteki, hurtownie czy wręcz pacjentów. Dlatego też za obsługę klientów z branży logistycznej w naszej firmie odpowiada specjalnie dedykowany zespół specjalistów — opisuje Eryk Łosik, kierownik ds. kluczowych klientów branży farmaceutycznej i chemicznej w DHL.
Obsługa branży farmaceutycznej wymaga spełnienia specjalnych norm, określanych przez Polskie Prawo Farmaceutyczne.
— Współpraca z firmami farmaceutycznymi jest stale nadzorowana przez Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny oraz Urząd Głównego Inspektora Farmacji. Świadczenie usług dla tej branży wiąże się ponadto z uzyskaniem określonych licencji i certyfikatów. Ponadto operatorzy logistyczni muszą np. wydzielić powierzchnie, gwarantujące zachowanie określonej temperatury oraz wilgotności powietrza — mówi Bartosz Kuta z firmy Fiege Polska.
Wśród specjalnych usług logistycznych dla farmacji można wymienić m.in. transport w kontrolowanych temperaturach, przesyłki w suchym lodzie umożliwiające m.in. przewóz narządów. Inne usługi to np. dostawy typu od drzwi do drzwi — choć w tym wypadku mowa raczej o drzwiach gabinetu lub oddziału szpitalnego, a nie konkretnego pacjenta. Popularne są także dostawy just in time, polegające na dostarczaniu sprzętu lub leków do aptek w ściśle określonym czasie. Oczywiście branża może także korzystać z szybkich dostaw w nagłych przypadkach. Z wielu usług jednak firmy farmaceutyczne nie chcą korzystać.
— W przypadku transportu leków wymaga się specjalnych samochodów i specjalnych warunków przeładunku. Najczęściej więc hurtownie farmaceutyczne korzystają z własnego transportu. Z powodu restrykcyjnych przepisów przekazanie całego transportu firmie kurierskiej na razie w praktyce nie jest stosowane — twierdzi Eryk Łosik.
Mimo wszystko Bartosz Kuta przewiduje, że w najbliższych latach outsourcing dla branży farmaceutycznej będzie jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się sektorów działalności firm transportowych.
Obsługa IT
Coraz więcej firm decyduje się także na outsourcing informatycznych systemów wspomagających zarządzanie.
— Często spółki farmaceutyczne wybierają model mieszany, czyli zlecają na zewnątrz wydzieloną cześć dotyczącą np. zarządzania i utrzymania systemu ERP albo wręcz konkretnych jego elementów — mówi Marcin Sokołowski, menedżer w Epicor Software Poland.
Firmy farmaceutyczne ze względu na specyfikę swojej działalności potrzebują wielu dodatkowych funkcji. Między innymi w części odpowiadającej za obsługę magazynów, zakupów i sprzedaży.
Ważne są funkcje kontrolne systemów, np. nadzorowanie jakości z możliwością zablokowania partii do czasu wprowadzenia wyników kontroli.
— Współpracujemy raczej ze średnimi i dużymi firmami farmaceutycznymi, które mają przynajmniej kilka systemów informatycznych, często działających osobno. Przykładowo kompleksowo obsługiwane przez zewnętrzną firmę mogą być działania, które można by określić jako CRM, a monitorujące pracę przedstawicieli handlowych, tworzące raporty ich aktywności na danym terenie, ustalające liczbę spotkań z lekarzami. Firma zewnętrzna codziennie dostarcza sprawozdania z aktywności sprzedażowej. Kluczowe procesy i pracownicy są w firmie farmaceutycznej, a proste do automatyzacji i powtarzalne zadania zleca się na zewnątrz — twierdzi Marcin Sokołowski.
W outsourcing oddaje się często również infrastrukturę informatyczną, sprzęt czy obsługę systemów nadzorujących łańcuch dostaw.
Szefowie firm farmaceutycznych są pełni obaw o brak całkowitej kontroli nad zewnętrznym podwykonawcą, bo jakikolwiek jego błąd może mieć ogromne konsekwencje dla całej firmy. Stąd poziom wymagań wobec dostawców usług outsourcingowych dla farmacji jest wyższy niż w wielu innych branżach — podsumowuje Grzegorz Gołba.