Dzięki nowoczesnym technologiom wiele osób może wykonywać pracę poza firmą. Jak sprawić, by były dobrze umotywowane i efektywne?
Z badania sopockiej Pracowni Badań Społecznych, przeprowadzonego w listopadzie i grudniu 2005 r. w ramach projektu „Telepraca. Ogólnopolski program promocji i szkoleń dla przedsiębiorców”, wynika, że 16 proc. firm w Polsce stosuje pracę na odległość. Taka forma zatrudnienia ma dla pracodawcy liczne zalety, np. ograniczenie kosztów korzystania z nieruchomości, elastyczniejsza struktura organizacyjna czy mniejsza absencja pracowników. Jednocześnie ciągle jeszcze wielu menedżerów obawia się, że jeśli stracą pracownika z oczu, to ten będzie robił wszystko, byle nie wywiązać się z obowiązków.
Sam sobie szefem
Z kolei pracownicy wykonujący swe zadania na odległość na ogół cenią tę formę właśnie ze względu na brak bezpośredniego nadzoru, a także możliwość samodzielnego regulowania czasu pracy.
— Nie ma dla mnie większego znaczenia, jak pracownicy rozkładają sobie w czasie wykonanie kolejnych zleceń, dopóki wykonują je terminowo — mówi Marcin Dziedzic, członek zarządu i dyrektor finansowy Avaya Poland, dostawcy usług telekomunikacyjnych.
Jednak to, co jest odbierane jako zaleta, może też się okazać wadą telepracy. Skoro nie ma na miejscu przełożonego, to samemu trzeba się mobilizować. A to czasami bywa trudne. Dlatego wielu przełożonych staje przed pytaniem: jak umotywować zdalnego pracownika, a jednocześnie nie odbierać mu swobody?
— Pewnym rozwiązaniem może być wdrożenie systemu monitoringu elektronicznego, czyli procedury związanej z logowaniem się i zapisem czynności w komunikatorze internetowym, śledzenie logo serwera pocztowego i obsługującego oprogramowanie, a także dokumenty firmowe, archiwizacja billingów itp. — radzi Bartłomiej Kustoń, dyrektor Stowarzyszenia Partnerzy dla Samorządu.
Wygląda to jak żmudna praca detektywistyczna, ale często wystarczy świadomość pracowników, że firma może kontrolować ich efektywność, by został osiągnięty zamierzony efekt psychologiczny. Można go wywołać także prostszymi metodami.
— Telepracownikom zajmującym się projektami czy sprzedażą można wyznaczać precyzyjne etapy albo ilość pracy na konkretny okres i systematycznie weryfikować postępy — podpowiada Bartłomiej Kustoń.
Bez kolegów ani rusz
Człowiek to istota stadna, nic więc dziwnego, że dla wielu telepracowników uciążliwością jest brak kontaktu ze współpracownikami.
— A przecież kontakty interpersonalne nie pozostają bez wpływu na efektywność pracy — podkreśla Marcin Dziedzic z Avaya Poland.
Dlatego dobrze jest, by telepracownik na początku spędził jakiś czas w siedzibie firmy, gdzie pozna jej specyfikę czy problemy, a także innych zatrudnionych. Kontakty należy podtrzymywać, czasami nawet często, za pośrednictwem internetu lub telefonu. Nic jednak nie pogłębia znajomości człowieka tak dobrze jak bezpośrednia rozmowa.
— Raz na kilka miesięcy staram się odwiedzać podwładnych, między innymi na Węgrzech i w Czechach. Zawsze towarzyszy temu formalny powód, na przykład przegląd ksiąg finansowych, choć można to spokojnie zrobić telefonicznie. Te spotkania służą głównie podtrzymywaniu relacji, dzięki czemu współpraca układa się znacznie sprawniej — zdradza Marcin Dziedzic.
Sposobem na budowanie kontaktów z telepracownikiem jest także zapraszanie go na spotkania firmowe.
— Niedawno podczas rozmowy ze współpracownikami zgodziliśmy się, że spotkania w biurze firmy przynajmniej kilka razy w miesiącu, nawet niemające czysto służbowego charakteru, są wręcz niezbędne dla podtrzymania efektywności telepracowników — potwierdza dyrektor z Avaya Poland.
Takie spotkania dają poczucie przynależności do organizacji, szansę mocniejszego związania z nią telepracownika. Dobrze jest też wyznaczyć dla niego opiekuna, który pełni funkcję przełożonego.
— Zleca on zadania i odbiera wykonaną pracę, a także — i to ważne dla motywowania — daje informację zwrotną o efektach oraz docenia pracownika za dobre rezultaty — wymienia Dariusz Fijołek, konsultant z firmy szkoleniowej House of Skills.
Nie zapomnieć o rozwoju
Na motywację pracowników wpływa także zaspokajanie ich indywidualnych potrzeb. Dla jednych może to być np. możliwość osiągnięć, a dla innych — rozwoju.
— Warto myśleć o telepracowniku jak o osobie, w którą warto zainwestować, stwarzając mu możliwość uczenia się i rozwoju — podpowiada Dariusz Fijołek.
Można to osiągnąć dzięki wysyłaniu takiej osoby na szkolenia czy spotkania, podczas których są prezentowane dobre praktyki.
Telepraca czasami polega na wykonywaniu dość podobnych zadań, łatwo więc wpaść w rutynę i zniechęcenie. Jak temu zapobiec?
— Zdobywanie wiedzy i umiejętności pozwalających wykonywać inne, czasami coraz bardziej wymagające zadania wpływa na człowieka mobilizująco — wskazuje Dariusz Fijołek.
Pozafinansowe bodźce są dla telepracownika tak samo ważne jak dla każdego innego. Firma musi więc wszystkich obejmować programami rozwojowymi.
— Odmienne traktowanie pracowników zwykłych i telepracowników to błąd, który przyczynia się do kształtowania sztucznej dyskryminacji, mniejszej tożsamości z firmą i tym samym mniejszej efektywności telepracowników — podkreśla Marcin Dziedzic z Avaya Poland.
Okiem eksperta
Trzeba określić standardy
Zatrudniając telepracowników, należy na początku określić jak najkonkretniej oczekiwania firmy. Specyfika takiej formy pracy ogranicza bowiem możliwość ciągłego regulowania, uzgadniania czy poprawek. Ważna jest więc jasność i klarowność oczekiwań pracodawcy wobec pracownika, który wie wtedy, co ma zrobić.
Jeśli nawet wierzymy w kompetencje telepracownika i dajemy mu wolną rękę, warto już po kilku godzinach sprawdzić, czy wykonywana przez niego praca odpowiada naszym potrzebom i oczekiwaniom. Zapobiega to odrzucaniu gotowych projektów tylko dlatego, że się nie podobają. Poza tym w ten sposób szanuje się czas pracy telepracowników.
Dominika Bonawen-Turczak, specjalista ds. marketingu w portalu Nowoczesna Firma