Zmiana zadań działu IT
System IT jest dla firmy jak system nerwowy dla człowieka. Warto więc zadbać, żeby dobrze działał.
Firma Deloitte, tworząc raport "Między technologią a biznesem. Praktyki zarządzania informatyką w Polsce", poprosiła szefów IT o metafory opisujące relację ich działów z biznesem w firmie.
— Nasza firma jest jak wieloryb — duża i powolna. Nasze IT — jak zdziesiątkowana armia. Nasze relacje — jak między panem a niewolnikiem — zwierzył się jeden z badanych.
Inny był optymistą: — Nasza firma jest jak sushi. IT jak sos sojowy. Razem smakują najlepiej.
Co zrobić, by firma była jak sushi, nie jak wieloryb?
Labirynt systemów
Środowisko informatyczne w firmie można, upraszczając, porównać do układu nerwowego człowieka.
— Infrastruktura odpowiada za przewodzenie sygnałów, ich bieżące przetwarzanie i obsługę, móżdżek to systemy transakcyjne i operacyjne, wyższe funkcje życiowe: pamięć, planowanie, decyzje — to systemy analityczno-prognostyczne i wspierania decyzji — obrazuje Stanisław Bochnak, starszy menedżer w dziale konsultingu Deloitte.
Wszystkie warstwy muszą płynnie współdziałać. Ale tak, by wspierać działalność biznesową firmy. A to, wbrew pozorom, nie takie oczywiste.
— Mimo deklaracji, że "IT jest zorientowane na biznes", dla większości polskich szefów IT to tylko pusta deklaracja — twierdzi Stanisław Bochnak.
Sprawę skomplikowała dodatkowo konwergencja sieci informatycznych i telekomunikacyjnych.
— Nastąpił znaczny postęp konwersji głosu do postaci cyfrowej, spadły koszty produkcji urządzeń, zminiaturyzowano półprzewodniki i zrewolucjonizowano szybkość transmisji danych w sieciach długodystansowych. W efekcie firmy telekomunikacyjne rozbudowały systemy transmisji cyfrowej i tam przeniosły komunikację głosową i wideo — wyjaśnia Emil Dąbrowski, dyrektor działu realizacji w Altkom Akademia.
Rozwój infrastruktury sieciowej sprawia, że te usługi są coraz atrakcyjniejsze dla firm.
— Takie rozwiązania powinny wykorzystywać jedną aplikację, efektywnie zintegrowaną z wieloma źródłami danych i systemami teleinformatycznymi kontrolującymi interakcje w kanałach klasycznych, np. e-mailach, telefonach, i w nowszych, jak SMS lub czat. Klienci chcą rozwiązań szybko wdrażanych i dających w średnim okresie mierzalne korzyści biznesowe — mówi Piotr Żygadło, kierownik działu integracji rozwiązań biznesowych NextiraOne Polska.
Jak pantofelki
Ten skomplikowany mechanizm należy uprościć i uporządkować. Systemy trzeba więc zintegrować. Jaka jest różnica między firmą po integracji i przed nią?
— Trzymając się analogii z systemem nerwowym, to trochę jak człowiek w pełni sił umysłowych, analizujący otoczenie, reagujący na bieżąco, ale też zdolny do refleksji, uczenia się, modyfikowania zachowań i myślenia koncepcyjnego oraz planowania, a z drugiej strony duży zbiór pantofelków, z których każdy sam reaguje na otoczenie, ale są nieskoordynowaną masą bez świadomości — opowiada Stanisław Bochnak.
Wiele firm to wie, co poświadczają integratorzy.
— Najpopularniejsza jest wirtualizacja oraz uporządkowanie i modernizacja środowiska serwerowego. Przykłada sie też dużą wagę do zarządzania, monitorowania i bezpieczeństwa infrastruktury — wylicza Andrzej Pelczar, wiceprezes OPTeam.
Duże jest też zainteresowanie wirtualizacją serwerów, która pozwala firmom lepiej wykorzystywać ich zasoby informatyczne.
Wymiana danych
Po uporządkowaniu infrastruktury czas na oprogramowanie.
— Najważniejszym elementem integracji jest dobre zaplanowanie środowiska i zbudowanie modelu operowania na danych. Na poziomie danych tworzy się wspólne interfejsy użytkowników i baz danych. Często stosuje się systemy wymiany komunikatów między bazami, dzięki czemu dane są tylko w jednym miejscu — mówi Emil Dąbrowski.
Chodzi głównie o to, żeby wszystkie systemy informatyczne miały dostęp do tych samych informacji, zapisanych w ten sam czytelny dla programu i dla użytkownika sposób.
— Aspekt biznesowy, którego nie widać poprzez dane przetwarzane w jednym systemie, może być widoczny przy korzystaniu z innej zintegrowanej aplikacji. Pozwala to odpowiednio wcześnie reagować na zmieniające się środowisko biznesowe firmy. A to, szczególnie w kryzysie, może decydować o osiągnięciu sukcesu — mówi Mariusz Pawłowski, partner zarządzający w firmie doradczej Optima Partners.
Wyraźne oszczędności
Zintegrowane systemy ułatwiają też wyszukiwanie informacji, np. o niezapłaconych fakturach, i usprawniają obsługę klienta.
— Główna korzyść to eliminacja ręcznego wprowadzania tych samych danych do różnych systemów, centralna informacja zarządcza i przyśpieszenie przepływu informacji — uważa Paweł Kowalczyk, dyrektor zarządzający projektami Unizeto Technologies.
Wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych do systemów ERP pozwala, według specjalistów, ograniczyć zatrudnienie w dziale kadrowo-płacowym o około 30 proc.
— Dobrym wskaźnikiem zwrotu z inwestycji jest przyspieszenie obiegu informacji, np. magazynowych, dzięki przejściu z wydruków na aplikację komputerową, co skraca proces średnio o około 50 proc. Wykorzystanie mechanizmów planowania produkcji w powiązaniu z planowaniem dostaw pozwala ograniczyć zapasy magazynowe nawet o 90 proc., np. dzięki produkcji z dostawami just in time. Można też zwiększyć efektywność sprzedaży, zapewniając handlowcom w terenie dostęp online, za pomocą urządzeń przenośnych, do informacji o stanach magazynowych — wymienia Mariusz Pawłowski.
Integracja systemów ma służyć głównie podporządkowaniu informatyki celowi biznesowemu. A to oznacza zmianę zadań działu IT: z zarządzania zasobami teleinformatycznymi na usprawnienia pracy innych działów przy pomocy narzędzi informatycznych. Integracja jest jednym z pierwszych kroków w tym kierunku
Wojciech Chmielarz