Dzięki systemowi i technologii można w dużej skali działać bez opóźnień. System jest szybszy niż człowiek i uwzględnia wpływ wszystkich istotnych czynników na proces zakupowy. Wykorzystuje zebraną wiedzę o rynku, optymalizuje i usprawnia, a więc przyspiesza postępowanie zakupowe i redukuje jego koszty.
Jeśli spojrzymy na efekt skali, to efektywność systemu jest nie do przecenienia. Oczywiście, możemy sobie wyobrazić taką sytuację, że wszystko, co dzieje się elektronicznie, można by wykonywać ręcznie... Wtedy wszelkie procesy i procedury muszą zwolnić, dostosowując się do ludzkich możliwości, i być może wszyscy zdążą na czas złożyć swoje oferty. A jeśli przyjmiemy, że inni będą w tym czasie cierpliwie na nie czekać — to wtedy proces manualny się uda. Należy przy tym zwrócić uwagę, że poza fizyczną obsługą przekazywania informacji, trzeba zatrudnić cały sztab ludzi — do rozpoznania rynku dostawców, do kontroli procesów zakupowych, do tzw. punktów walidacji, które pozwolą ocenić, czy oferty są złożone o czasie, czy opisy są przygotowane w sposób mierzalny, do negocjacji itd. To wszystko znacznie łatwiej wykonać za pomocą systemów informatycznych.
Cena tych narzędzi jest pochodną wiedzy, która została w nie włożona — procesy zakupowe w firmie dokładnie prześledzone, zanalizowane i zestandaryzowane z uwzględnieniem specyfiki zakupów danej organizacji i z wykorzystaniem doświadczenia z wielu innych przedsiębiorstw. Ale przede wszystkim chodzi o to, że wewnętrzna organizacja zakupowa jest dobrze kontrolowana. I gdyby chcieć dzisiaj stworzyć analogiczny proces ręcznie, to prawdopodobnie inwestycja w niego, razem ze szkoleniem ludzi (którzy przy całym szacunku dla natury ludzkiej znacznie trudniej się szkolą niż komputer), byłaby większa o wiele rzędów. Zatem nawet jeśli te systemy są kosztowne, to wdrożenie porównywalnego rozwiązania ręcznie jest zgoła niemożliwe.
Działanie systemu ręcznego można sobie wyobrazić pod warunkiem, że jest wdrożony w jakimś uproszczonym modelu, bądź w sytuacji, kiedy jedna osoba ma szeroki ogląd sytuacji i jest w stanie osobiście kontrolować cały proces we wszystkich placówkach firmy (oczywiście w dużych przedsiębiorstwach nie ma takiej osoby). Zatem zasadność wdrożenia systemu wspartego rozwiązaniami informatycznymi — finansowa oraz z punktu widzenia organizacji i kontroli procesów — jest proporcjonalna do wielkości firmy. W dużych przedsiębiorstwach właściwie nie podlega dyskusji — zwiększa bowiem przejrzystość procesu zakupowego, przez co zmniejsza ryzyko wystąpienia nieprawidłowości.
Konrad Kobylecki członek zarządu ds. techniki Telekomunikacji Polskiej, członek rady nadzorczej Marketplanet