Prawo narzuca na przedsiębiorców obowiązek zapewnienia pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz stosowania środków zapobiegających chorobom zawodowym i innym związanym z wykonywanymi przez nich poleceniami służbowymi. Oznacza to, że właściciel firmy musi nie tylko kierować zatrudnionych na badania wstępne, kontrolne i okresowe, ale również refundować im zakup okularów korekcyjnych, a od listopada minionego roku również soczewek kontaktowych. Jakie warunki musi spełnić pracownik, aby móc skorzystać z dofinansowania? Po pierwsze, refundacja obejmuje tylko zatrudnionych na etacie.
- Poza tym pracownik musi wykonywać obowiązki służbowe na urządzeniu wyposażonym w monitor ekranowy. To nie tylko komputer, ale także laptop czy tablet. Dofinansowanie nie obejmuje osób pracujących na urządzeniach takich jak kalkulatory, kasy rejestrujące i inne z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów. Jakie jeszcze wymagania muszą zostać spełnione, aby móc skorzystać z refundacji? Wykonywanie obowiązków na urządzeniu wyposażonym w monitor ekranowy musi zajmować zatrudnionemu co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Standardowo będą to cztery godziny. Wreszcie konieczność stosowania okularów lub szkieł przy pracy z monitorem musi wynikać z zaleceń lekarza. Trzeba pamiętać, że przedsiębiorca zamiast refundacji może zapewnić zatrudnionym omawiane akcesoria, na przykład podpisując umowę z salonem optycznym – wymienia Paweł Kempa-Dymiński, radca prawny z kancelarii LBKP Legal.
Co ile nowe okulary
Wątpliwości może budzić częstotliwość dofinansowania zakupu akcesoriów. Żadne przepisy nie wskazują wprost, co ile przysługuje ono pracownikowi, dlatego informacje na ten temat powinny znaleźć się w regulacjach wewnątrzzakładowych. Terminy refundacji szkieł kontaktowych lub okularów zwykle są zbieżne z badaniami okresowymi pracowników biurowych. Dlatego zatrudnieni najczęściej mogą liczyć na dofinansowanie zakupu tego typu akcesoriów co cztery lata. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca refundował ich nabycie częściej. W niektórych przypadkach jest to nawet wskazane.
- Po pierwsze, uzasadnieniem częstszej refundacji okularów lub szkieł kontaktowych są zalecenia lekarskie w sprawie danego pracownika. Przykładowo wtedy, gdy wada wzroku zatrudnionego się pogłębi. Po drugie – wskazaniem do częstszego dofinansowania zakupu akcesoriów jest również prośba pracownika. Zwłaszcza, gdy w jego odczuciu wzrok mu się pogorszył. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien skierować pracownika na badania okresowe, żeby lekarz ocenił, czy rzeczywiście do tego doszło – mówi Jagoda Kucy, właścicielka firmy HR Consulting.
Jak dodaje Paweł Kempa-Dymiński, w przypadku zalecenia stosowania szkieł kontaktowych taka refundacja powinna być dostosowana do ich rodzaju i obejmować całość czasu pracy zatrudnionego. Co to oznacza w praktyce? Przykładowo, przy szkłach kontaktowych miesięcznych przedsiębiorca powinien zapewnić je na 12 miesięcy w roku, ale przy tych zmienianych codziennie – tylko z uwzględnieniem dni roboczych.
Decyzja należy do szefa
Prawo nie narzuca minimalnej ani maksymalnej wysokości ceny szkieł lub okularów.
- Jeśli pracodawca decyduje się na stosowanie refundacji, powinien tak określić jej kwotę, żeby pozwalała zatrudnionemu na zakup okularów z odpowiednią korekcją w podstawowym standardzie. Właściciel firmy nie ma obowiązku dofinansowania nabycia drogich oprawek czy ulepszonych szkieł, przykładowo pocienionych czy z dodatkowymi funkcjonalnościami. Trzeba też pamiętać, że jeśli z zaleceń lekarza wynika konieczność zastosowania określonej technologii czy szczególnego rodzaju korekcji, to pracodawca powinien takie szkła sfinansować w całości - nawet jeśli kwota wykracza poza ustalony limit. Kwoty regulacji ustalone w regulaminach wewnątrzzakładowych powinny być okresowo dostosowywane do aktualnych cen w salonach optycznych – podkreśla radca prawny.