Zagraniczne szkolenia i wyjazdy integracyjne mogą być dodatkowym bonusem dla pracowników. Jak je zorganizować? Co można wliczyć w koszty?
Kreta, Hawaje, Meksyk czy Cypr — jest wiele fascynujących miejsc na zagraniczne szkolenie. Przy okazji, jako nagrodę za zawodowy wysiłek, można zafundować pracownikom kurs nurkowania, jazdy konnej, surfingu albo po prostu zorganizować zakrapianą imprezę.
Czysta teoria, gdy tak wielu pracodawców ma kłopot z wygospodarowaniem pieniędzy na premie? Być może. Ale są i takie firmy, w których cały biznes opiera się na wysoko wykwalifikowanych i świetnie płatnych ludziach. Takim warto i nieba przychylić.
Które elementy tego typu szkolenia można zaliczyć w koszty podatkowe, aby nie mieć problemów z urzędem skarbowym?
Służbowo tak
Pracodawca musi zebrać odpowiednią dokumentację, aby udowodnić fiskusowi, że wyjazd był faktycznie związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.
— Trzeba opracować szczegółowy program wykładów, sporządzić listę prelegentów, przedstawić koszta ich wynajęcia, a także wyżywienia, zakwaterowania i przejazdu czy przelotu pracowników. Na wszystko firma musi mieć fakturę — mówi Hubert Cichoń, radca prawny w Deloitte.
W praktyce pod hasłem szkoleń przedsiębiorstwa często przeprowadzają zagraniczne wyjazdy motywacyjne albo integracyjne. Pracownik urzędu skarbowego nie wsiada z firmową wycieczką do samolotu, aby skontrolować, co jej uczestnicy robią na Teneryfie. Analizuje wydatki na podstawie dokumentów, które mu przedstawimy.
— Wszystko odbywa się w sferze dowodzenia tego, co faktycznie miało miejsce — mówi Hubert Cichoń.
Rekreacyjnie trudniej
— Zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego każde otrzymywane przez pracownika świadczenie, poza tymi podnoszącymi kwalifikacje, jest przychodem ze stosunku pracy — wyjaśnia Hubert Cichoń.
Oznacza to, że generalnie firma nie może wliczyć w koszty podatkowe opłat za kursy surfingu czy lekcje jazdy konnej, w których podwładny uczestniczy podczas służbowych wyjazdów. Jednak jeśli pracodawca zobowiąże się w jakimś wewnętrznym przepisie do tego typu dodatkowych świadczeń na rzecz pracownika, wówczas nie budzi to wątpliwości fiskusa. Większość firm stara się uniknąć podobnych niezręcznych sytuacji.
W tym roku 300-osobowa grupa pracowników Advanced Digital Broadcast (ADB) odbyła 10-dniowe szkolenie w Meksyku.
— Były to warszty z okazji 10-lecia firmy i wypuszczenia na rynek 5-milionowego produktu. Każdy dzień podzielony był na dwie części: przed południem obowiązkowe wykłady i warsztaty, po południu spotkania grupowe i wypoczynek. Koszty rekreacji — jazdy konnej, zwiedzania, żeglowania — pracownicy pokrywali z własnej kieszeni — mówi Joanna Legierska-Dutczak z ADB.