Koszty związane z uzyskaniem poszczególnych certyfikatów jakościowych zależą przede wszystkim od specyfiki wprowadzanych norm. Im bardziej niszowy jest system, tym wyższe nakłady pracy związane z jego wdrożeniem.
— Duże znaczenie ma wielkość certyfikowanej organizacji. Ponadto branżowe normy wymagają wiedzy technologicznej, w wielu przedsiębiorstwach brakuje natomiast kadr wyspecjalizowanych w konkretnych dziedzinach. Pociąga to za sobą dodatkowe koszty — wyjaśnia Maciej Musiał, audytor z TŰV Polska.
Aby uzyskać certyfikat, przedsiębiorca musi liczyć się z wydatkami związanymi z samym wdrażaniem systemu jakości — czyli ze szkoleniem pracowników oraz usługami zewnętrznych konsultantów. Kolejne wydatki to uzyskanie, a potem utrzymywanie i odnawianie certyfikatu. Zdobycie świadectwa kosztuje średnio kilkanaście tysięcy złotych, podczas gdy na jego utrzymanie trzeba przeznaczyć około 40 proc. początkowej ceny.
Wysokość nakładów finansowych, związanych z certyfikacją zależy przede wszystkim od wielkości i zakresu działania przedsiębiorstwa. Istotna jest liczba filii, zatrudnionych osób oraz wprowadzanych zmian w sposobie zarządzania firmą, a związanych z wdrożeniem systemu.
— Większa liczba pracowników oraz filii wiąże się ze wzrostem wydatków na wdrożenie. Z drugiej jednak strony przy wysokim zatrudnieniu tańszy jest audyt np. trzech wprowadzonych zmian niż jednej. W dużych firmach pewne funkcje się powtarzają, a chodzi raczej o sprawdzenie samych metod działania niż pracy poszczególnych osób — przekonuje Maciej Musiał.
Aby obniżyć koszty, przedstawiciele firm certyfikujących zalecają także zintegrowane wdrażanie systemów, czyli np. ISO 9001:2000 z HACCP itd.
Uzyskanie certyfikatu zgodności systemu zarządzania jakością z normą ISO 9000 niesie koszty zewnętrzne, związane z działaniem firmy konsultingowej oraz nakłady wewnętrzne, które wynikają z dodatkowego zaangażowania pracowników przedsiębiorstwa.
— Kluczowe pozycje kosztowe związane z przygotowaniem organizacji do procesu certyfikacji to konsultacje, wynagrodzenie przedstawicieli kierownictwa firmy i jej pracowników, upoważnionych do ustanowienia systemu. Istotnym składnikiem kosztów jest też sam proces certyfikacji — wylicza Jacek Łuczak z Quality Progress.
Twierdzi on, że należy się liczyć z nakładami związanymi z niską, w przypadku większości polskich firm, kulturą organizacji. W ramach przygotowań do certyfikacji często okazuje się, że należy poddać nadzorowi sprzęt kontrolno-pomiarowy, określić zakres obowiązków pracowników, a nawet przetłumaczyć instrukcje obsługi wykorzystywanych urządzeń, ponieważ wymaga tego wdrażana norma.
— Im wyższa kultura organizacji, tym mniejsze nakłady pracy na spełnienie wymagań normy — twierdzi Jacek Łuczak.