Czasem korzystniej wynająć system

ZŁO
02-05-2007, 00:00

Usprawnienie zarządzania firmowymi dokumentami nie może się obejść bez ponoszenia pewnych kosztów.

Usprawnienie zarządzania firmowymi dokumentami nie może się obejść bez ponoszenia pewnych kosztów.

Jak zauważa Bartosz Stebnicki, dyrektor generalny EMC Polska, najprostszy z możliwych obieg dokumentów to poczta elektroniczna. Można ją mieć za darmo. Jednak inwestycje w bardziej skomplikowany system muszą objąć sprzęt, na którym jest on uruchomiony, opłaty licencyjne, a także koszt usług integratorskich. Dlatego mówiąc o obiegu dokumentów, należy dokonać wyboru platformy, która będzie wykorzystywana.

— Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od wymagań i rzeczywistych potrzeb danej firmy. Należy sobie odpowiedzieć na pytanie, jakie procesy mają zostać usprawnione przez wprowadzenie obiegu dokumentów. Czy nacisk położony będzie na rozwinięty obieg czy również na skanowanie dokumentów papierowych i archiwizację tych skanów — przekonuje Marta Gądek z Comarchu.

Nie bez znaczenia pozostaje liczba użytkowników takiego rozwiązania czy ilość dokumentów, jakie będą przetwarzane. Nie można też pominąć odpowiedzi na pytanie, według jakiego modelu ma się docelowo odbywać obieg dokumentów. Czy będzie to model tradycyjny, gdzie cała infrastruktura znajduje się u klienta, czy model outsourcingowy, w którym klient jest odbiorcą konkretnych usług i utrzymanie całego systemu należy do dostawcy rozwiązania.

— O ile wewnętrzny obieg dokumentów realizuje się głównie w modelu tradycyjnym, o tyle zewnętrzny przede wszystkim w outsourcingu. Dokumenty elektroniczne wysyłane przez daną firmę są automatycznie za pośrednictwem dedykowanej platformy przekazywane do jej kooperantów. Ten proces wymiany jest w całości koordynowany przez dostawców usług — tłumaczy Marta Gądek.

Wojciech Grzybek, prezes spółki Heuthes, uważa, że w małej i średniej firmie z niezbyt dużą ilością dokumentów korzystniejsze jest wynajęcie oprogramowania.

— Koszt użytkowania modułu DMS dla 1 stanowiska to 27 zł netto miesięcznie. W tym trybie nie ma potrzeby instalowania oprogramowania na stacji roboczej użytkownika, gdyż praca odbywa się przez przeglądarkę internetową. W dużych firmach koszty łączne nie powinny przekroczyć 1 tys. zł na jedno stanowisko — twierdzi Wojciech Grzybek.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: ZŁO

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Czasem korzystniej wynająć system