Miejsce pracy to niekiedy nasz drugi dom – zwłaszcza pod względem spędzanego w nim czasu. Sposób zagospodarowania biurowej przestrzeni wpływa zarówno na efektywność wykonywania zadań przez pracowników, jak i na wydatki związane z jej utrzymaniem. Bywa, że są to miejsca energochłonne, niedostosowane do potrzeb zatrudnionych i choćby z tego powodu wymagające zmian. Dlatego pracodawcy szukają pomysłów na ulepszenie ich funkcjonowania. W tym celu korzystają m.in. z rozwiązań z zakresu smart office. Co kryje się pod tym wyrażeniem?
– Pojęcie to obejmuje wiele rozwiązań wspierających przebywanie w pomieszczeniach biurowych i optymalizację pracy. Od detali w postaci mediaportów na blacie biurka, aż po wirtualną administrację i zarządzanie zasobami biurowymi. Smart office to jednocześnie technologia i filozofia, której nadrzędnym celem jest satysfakcja jednostek i zespołów – mówi Marek Ejsztet, architekt w firmie Concept Space.
Celem tej koncepcji jest tworzenie zrównoważonego, nowoczesnego i zaawansowanego technologicznie miejsca pracy. Wprawdzie wciąż nie ma określonych wymogów, które muszą zostać spełnione, by biuro zyskało miano inteligentnego, jednak można wyróżnić pewne rozwiązania, które ewidentnie wpisują się w ten trend.
Udogodnienia w pracy
Jakie elementy obejmuje idea inteligentnego biura? Chodzi zarówno o zaawansowane technologicznie mechanizmy i procesy, jak też prostsze komponenty, takie jak np. dobór mebli i wyposażenia.
W biurach tego typu najczęściej można spotkać meble modułowe, dzięki którym można łatwo dokonać zmian w aranżacji przestrzeni. Dogodnym rozwiązaniem dla pracowników są również regulowane biurka i blaty, które umożliwiają pracę w pozycji siedzącej lub stojącej. Ta koncepcja oznacza dbałość nie tylko o odpowiednią postawę ciała pracownika, ale także o jego komfort psychiczny. Dlatego w przestrzeniach biurowych znajdują się często miejsca typu open space, w których zatrudnieni mogą wspólnie spędzać czas oraz wymieniać się pomysłami i inspiracjami, a także zaaranżowane strefy relaksu.
– Smart office to też rozwiązania dotyczące kontroli klimatu, m.in. poprzez sterowanie barwą oświetlenia i jego natężenia. Pozwala to na utrzymanie zgodnego z naturą poziomu serotoniny w organizmie. Zindywidualizowana kontrola temperatury i nawilżenie powietrza pomaga w zapobieganiu wysychania oczu i śluzówki. Takie projekty to wciąż jeszcze rzadkie przypadki, wymagające dużych inwestycji w infrastrukturę elektryczną i sanitarną. Dają one jednak ogromne korzyści długoterminowe dla firmy i jej pracowników w postaci zmniejszenia problemów zdrowotnych i dużo lepszych warunków pracy – wskazuje Marek Ejsztet.
Wydajność pracy i jej organizację w inteligentnym biurze zwiększa automatyzacja procesów. Jej przykładem jest np. elektroniczny obieg dokumentów. Innym rozwiązaniem z tego zakresu są platformy umożliwiające rezerwację sal konferencyjnych oraz biurek i potrzebnego sprzętu. Jest to szczególnie przydatne w firmach, w których zatrudnieni pracują hybrydowo i nie pojawiają się w biurze regularnie, przez co nie mają swojego określonego miejsca pracy. Dużym ułatwieniem jest także dostęp do wirtualnych tablic i oprogramowania do przeprowadzania wideokonferencji oraz danych w wirtualnej przestrzeni chmurowej. Dzięki nim zespół może efektywnie współpracować, nawet jeśli jego członkowie są od siebie oddaleni.
– W idei inteligentnego biura centralnym punktem jest pracownik. Funkcjonalność rozwiązań oraz zastosowanie technologii mają zapewnić użytkownikowi przyjazną przestrzeń. Dzięki temu może on wykonywać obowiązki z wysoką efektywnością w ergonomicznych oraz bezpiecznych warunkach. Ważnym elementem smart office jest także ekologia. Rozwiązania powinny wpisywać się w ochronę środowiska zgodną z ideą ESG. Systemy mają umożliwiać i pomagać użytkownikom w dbaniu o środowisko naturalne, m.in. poprzez ograniczenie zbędnego zużycia mediów – mówi Alicja Gackowska, prezes firmy Eco5tech, zajmującej się projektowaniem i wdrażaniem innowacyjnych rozwiązań w budownictwie.
Nie można zapomnieć, że smart office to korzyść także dla pracodawcy i przedsiębiorstwa. Inteligentne biuro sprzyja oszczędnościom.
– W nowoczesnych biurowcach inwestuje się w rozwiązania pozwalające na obniżenie kosztów zużycia energii. Mogą to być energooszczędne systemy oświetlenia, narzędzia pozwalające na efektywne zarządzanie ogrzewaniem lub system do monitoringu i analizy zużycia mediów w obiekcie – mówi Alicja Gackowska.
Analiza potrzeb
Zastanawiając się nad zastosowaniem jakiegokolwiek rozwiązania wpisującego się w tę ideę, należy zadać sobie pytanie dotyczące codziennego funkcjonowania firmy. Innowacja wprowadzona bez dogłębnego przemyślenia sprawy może bowiem pochłonąć dużą część budżetu, nie oferując nic w zamian. Warto przeanalizować także to, w jakim stopniu dane rozwiązanie jest dostępne w budynku, w którym firma ma siedzibę.
Weź udział w konferencji “Biuro Zarządu i Rady Nadzorczej”, 1 grudnia 2023 >>
– Biura znajdujące się w wiekowych budynkach można przerobić na smart, ale możemy się spotkać z wieloma „niespodziankami”. Na przeszkodzie może stanąć inwestorowi np. rozkład pomieszczeń, zastosowane materiały czy instalacje i systemy – wskazuje Alicja Gackowska.
Bardzo istotną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, jest czas potrzebny na zmianę i dostrojenie życia biurowego do nowych funkcjonalności.
– Nigdy nie należy zakładać, że wprowadzenie ulepszeń będzie faktycznie pomocne od pierwszego dnia. Pracownicy muszą przyzwyczaić się do zmian i nauczyć ich obsługi. Dlatego tak ważne jest odpowiednie przeprowadzenie scenariusza modyfikacji i edukacji osób zatrudnionych. Unowocześnienia to taka wisienka na torcie, która ułatwia pracę – a pamiętajmy, że jest to cel nadrzędny w idei smart office – podkreśla Marek Ejsztet.