Jaki jest przepis na udane wdrożenie ERP? Według Pawła Jędrusika, wiceprezesa SAP Polska, klient powinien rozpocząć od bardzo precyzyjnego wskazania swoich potrzeb, czyli tego, co dzięki nowemu rozwiązaniu chce zmienić i osiągnąć.
Refleksja na ten temat — sugeruje — powinna przyjąć formę analizy biznesowej, która określa efekty, koszty i przewidywany czas realizacji przedsięwzięcia. Ważne jest też zdefiniowanie własnych słabości i przewag. Jak twierdzi, to bardzo pomaga po przystąpieniu do prac, gdyż chroni przed ugrzęźnięciem w szczegółach administracyjnych i pozwala skoncentrować się na celu strategicznym.
— Dopiero znając swoje cele, można przystąpić do wyboru systemu i wykonawcy. Trzeba przy tym rozważyć, jak wprowadzane narzędzie IT wpłynie na konkurencyjność, czym nas wyróżni, jak będzie wspierało długofalowy rozwój. To szczególnie ważne w przypadku sektora MŚP, bo to są firmy najbardziej dynamiczne, elastyczne i ekspansywne. Zaś oprogramowanie powinno rosnąć wraz z nimi — podkreśla Paweł Jędrusik.
Po pierwsze, komunikacja
Integratorów na rynku nie brakuje. Jak wybrać najlepszego? Zdaniem ekspertów najważniejsze jest doświadczenie usługodawcy w branży i przedsięwzięciach podobnej wielkości, potwierdzone referencjami, jak również kompetencje z zakresu zarządzania projektem.
— Zarządzanie projektem to jeden z najważniejszych czynników sukcesu i to na poziomie biznesowym. Partner powinien mieć dogłębną wiedzę i doświadczenie, które pozwoli mu wskazywać właściwy kierunek wdrożenia, wspierać zarządzanie zmianą i proponować decyzje biznesowe, które najszybciej doprowadzą do celu. Idealnym układem jest mocne kierownictwo projektu, angażujące odpowiednio wysoko umocowane osoby, zarówno u klienta, jak i partnera wdrożeniowego — wyjaśnia wiceprezes Jędrusik.
Technologie są ważne, a jednak to ludzie decydują o powodzeniu lub porażce przedsięwzięcia. Jacek Chojnacki, architekt ds. sprzedaży rozwiązań w firmie Sage, radzi, by do zespołu wdrożeniowego przyjmować jedynie tych specjalistów, którzy wyróżniają się komunikatywnością, ukierunkowaniem na cel i otwartością na zmiany.
Komunikatywność — tłumaczy — jest istotna zwłaszcza w fazie analiz wymagań, a także w kontaktach z użytkownikami, członkami zespołu roboczego i dostawcą. Ukierunkowanie na cel to ciągłe pytanie o zasadność, efekty i cele poszczególnych prac, szczególnie, jeśli odbiegają od pierwotnych założeń. Dzięki tej dociekliwości zmniejsza się ryzyko wykroczenia poza budżet i harmonogram. Natomiast otwartość na zmiany to umiejętność efektywnego działania pomimo stale zmieniających się uwarunkowań.
— Przedsiębiorstwa poświęcają wiele czasu i energii na poszukiwanie odpowiednich rozwiązań informatycznych i doprecyzowanie wymagań funkcjonalnych. To działania niezbędne, aby wdrożenie się powiodło. Należy jednak pamiętać, że po drodze są jeszcze ludzie — decydenci, eksperci, specjaliści i użytkownicy końcowi ze swoimi oczekiwaniami wobec projektu, wątpliwościami, sympatiami i antypatiami — uświadamia Jacek Chojnacki.
Po drugie, zaangażowanie
Co oprócz złej komunikacji może rozłożyć nawet najlepiej przemyślane wdrożenie? Brak zaangażowania. Czasem dział IT forsuje przedsięwzięcie, a zarząd wyraża na nie zgodę i daje pieniądze, lecz w gruncie rzeczy nie interesuje się inwestycją. Najczęściej jednak projekt nie podoba się pracownikom. Powodem może być obawa, że nie mają wystarczających kompetencji technicznych, by poradzić sobie z obsługą wprowadzanego systemu. A nawet lęk, że rozwiązanie doprowadzi do redukcji zatrudnienia.
— Aby wdrożenie przebiegło sprawnie, kierownictwo musi zaangażować wszystkie grupy odbiorców, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Konieczne jest więc porozumienie między zarządem a pracownikami zespołu. Zmiana dokona się w pełni dopiero wtedy, gdy pracownicy otrzymają niezbędne szkolenie i wsparcie — tłumaczy Katarzyna Stromecka ze spółki Sii, specjalizującej się w usługach IT i inżynierii przemysłowej.
Najważniejsze, by osoby odpowiedzialne za wdrożenie używały języka korzyści. Szefowie powinni więc słyszeć, że oprogramowanie ERP wpływa korzystnie na działanie przedsiębiorstwa, pozwala zbierać dane, porządkować je i tworzyć na ich podstawie analizy niezbędne do podejmowanie trafnych decyzji biznesowych. Natomiast dla przyszłych użytkowników najlepszym argumentem jest to, że system nie pozbawi ich zatrudnienia, za to sprawi, że będzie się im pracowało łatwiej, przyjemniej i lepiej.