Więcej szans już nie będzie. Ostatnia okazja, by dostać zastrzyk gotówki na powiązania B2B, pojawiła się dziś rano. Nowy konkurs Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) to rozwiązanie dla mikro-, małych i średnich firm, które komunikują się z kontrahentami w tradycyjny sposób, a chciałyby zastąpić papiery i e-maile systemem elektronicznym. Na integrację systemów informatycznych Bruksela dała z działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG) łącznie 365 mln zł. Jeden projekt może otrzymać od 20 tys. zł do nawet 2 mln zł.
Nie dotyczy klientów
— Efektem wdrażania wspólnego systemu informatycznego ma być lepsza obsługa klientów końcowych. Trzeba jednak pamiętać, że wykazywana w ubieganiu się o dotację współpraca nie może dotyczyć
klienta firmy. Musi to być relacja typu B2B zachodząca między partnerami biznesowymi — zwraca uwagę Sonia Leszkowicz- -Baczyńska, ekspert z Europejskiego Centrum Doradztwa Finansowego (ECDF).
— Dofinansowanie pozwoli usprawnić, zautomatyzować i zwiększyć efektywność prowadzonych transakcji biznesowych, takich jak np. ofertowanie, realizacja zamówień, serwisowanie czy płatności — wymienia Katarzyna Barnaś, konsultant PNO Consultants. Od poprzedniego naboru w działaniu 8.2 obowiązują nowe zasady konkursowe. Główną jest uproszczenie definicji B2B, co powinno ułatwić wnioskodawcom przygotowanie projektów.
Właściwe zrozumienie terminu „integracja systemów” to główny problem firm startujących o wsparcie z 8.2. Oznacza ona, że systemy B2B powinny komunikować się same, bez konieczności ingerowania w ten proces nadawcy lub odbiorcy wiadomości — dzięki temu pracownicy nie muszą np. informować, że zamówienie zostało przyjęte do realizacji lub e-mail z fakturą doszedł do adresata.
Została też wprowadzona nowa kategoria wydatków kwalifikowanych, która umożliwia ubieganie się o refundację większejczęści kosztów związanych z wprowadzeniem w życie rozwiązań opracowanych dla nowego systemu B2B. Teraz do zakupu środków trwałych można zaliczyć także nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania w ramach systemu B2B.
— Trzeba pamiętać o zasadzie, że wnioskodawca nie może kupić towarów lub usług od podmiotów powiązanych z nim osobowo lub kapitałowo — mówi Michał Wiśniewski z departamentu wsparcia e-gospodarki PARP. Po zmianach bardziej klarowne i prostsze stały się warunki brzegowe dla ubiegania się o wsparcie — dostęp do dotacji został otwarty także dla nieszablonowych i zróżnicowanych przedsięwzięć.
Ważna standaryzacja
W ramach konkursu przedsiębiorcy mogą otrzymać dofinansowanie w wysokości od 40 proc. do 70 proc. kosztów przedsięwzięcia. To, jakie wsparcie dostaną, zależy m.in. od wielkości firmy i lokalizacji projektu. — Ale warto podkreślić, że już prace koncepcyjne i organizacyjne podjęte w ramach przygotowań do udziału w konkursie same w sobie są istotną korzyścią dla przedsiębiorstwa, bo dają szczegółową analizę dotychczasowego zaplecza technologicznego dla prowadzonej działalności i diagnozują potrzeby technologiczne własnej firmy i partnerów — uważa Przemysław Loranc, konsultant z Accreo Taxand.
— Trzeba pamiętać, że wspierany system informatyczny musi być możliwy do zintegrowania z bazami danych i systemami współpracujących przedsiębiorstw pod względem technicznym, informatycznym jak i organizacyjnym. Ważna jest standaryzacja procesów, która umożliwi integrację z kolejnymi przedsiębiorcami w przyszłości — zwraca uwagę Katarzyna Barnaś.
Trudno zbudować dobry system B2B bez specjalistycznej wiedzy informatycznej. Już podczas przygotowywania wniosku warto zasięgnąć porady eksperta, który ma doświadczenie w tworzeniu zaawansowanych platform tego typu. Do komunikacji między partnerami często są używane standardowe systemy zarządzania firmą, takie jak ERP (Enterprise Resource Planning), MRP (Material Requirements Planning) lub CRM (Customer Relationship Management). Jeśli jednak pochodzą one od różnych producentów, integracja może być bardzo utrudniona. Wtedy konieczne będzie stworzenie nowej platformy B2B pozwalającej na połączenie różnych systemów.
Strzeż się błędów
Statystyki wskazują, że w każdym naborze średnio połowa składanych projektów jest odrzucana przez niespełnienie podstawowych kryteriów oceny. Najczęstsze nieprawidłowości to przeszacowanie wydatków, w tym ich nieracjonalność, brak uzasadnienia czy adekwatności kosztów do celów projektu.
Powszechnie zdarzają się też takie błędy, jak określenie nierealnych do spełnienia obietnic (takich jak wskaźnikiczy efekty przedsięwzięcia) czy brak precyzyjnego wskazania procesów, które miałyby obsługiwać system w nowej, zautomatyzowanej formie. Podstawą jest uważne przestudiowanie wymaganych dokumentów i szczegółowe opisanie budżetu projektu.
— Kluczem do sukcesu w tym obszarze jest ścisłe stosowanie się do zapisów instrukcji wypełniania poszczególnych fragmentów dokumentacji aplikacyjnej. Często trzeba traktować je wręcz literalnie — radzi Przemysław Loranc. Trwałość projektów trzeba utrzymywać przez co najmniej trzy lata po ich ukończeniu.
Najczęstsze błędy popełniane przez wnioskodawców w ramach działania 8.2 przeszacowanie wydatków, w tym ich nieracjonalność, brak uzasadnienia czy adekwatności kosztów do celów projektu brak obiektywnej weryfikacji wskaźników produktu i rezultatu przedstawionych we wniosku o dofinansowanie niespełnienie kryterium efektywności, które mówi, że „środki będą wykorzystane w sposób efektywny” (relacja nakład/ rezultat). brak precyzyjnego wskazania procesów, które miałyby obsługiwać system w nowej, zautomatyzowanej formie wskazywanie typów współpracy, która nie kwalifikuje się do dofinansowania wydatki opisane zbyt ogólnie (m.in. brak parametrów technicznych, wskazania liczby sztuk planowanych do zakupu).
9.11
Tego dnia o godz. 16.30 mija termin składania wniosków w naborze.