W poprzednim artykule na temat odpowiedzialności członków zarządu pisaliśmy o tym, co w tej kwestii zamieniło wykreślenie art. 585 z kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) oraz gdzie członkowie zarządu obecnie mogą szukać regulacji dotyczących własnej odpowiedzialności. Dzisiaj opiszemy, jakie roszczenia dotyczące odpowiedzialności członków zarządu trafiają do kancelarii najczęściej i co można zrobić, żeby zdarzały się rzadziej.
Najczęściej atakują wierzyciele
Jeśli przyjrzeć się bliżej licznym regulacjom, w których można się doszukiwać odpowiedzialności członków zarządu, łatwo dojść do wniosku, że nietrudno im narazić się na roszczenia, pomimo wykreślenia art. 585 z k.s.h.
— Teoretycznie stosunkowo często członkowie zarządu są narażeni na potencjalne zarzuty dotyczące nieprawidłowego prowadzenia spraw spółki, jednak zidentyfikowanie działania na szkodę spółki i dochodzenie takich roszczeń nie jest w praktyce tak częste — zauważa Michał Badowski, partner, radca prawny w kancelarii WKB Wierciński Kwieciński Baehr.
Nie oznacza to jednak, że roszczenia się nie zdarzają. Przedstawiciele kancelarii prawnych przyznają, że dość często, szczególnie w ostatnim czasie, trafiają do nich roszczenia wierzycieli, którzy nie zostali zaspokojeni z majątku spółki. Wtedy rzadko można się bronić, bo wnioski o upadłość zwykle składane są za późno.
— Przesłanki zobowiązujące zarząd do złożenia wniosku o upadłość bardzo łatwo spełnić, a do tego wniosek trzeba złożyć w ciągu 14 dni, co jest trudne do wykonania, biorąc pod uwagę liczbę dokumentacji, jaką należy w związku z tym zgromadzić — mówi Paweł Halwa, partner w kancelarii Schoenherr. Zdarzają się również roszczenia związane z zaległościami czy oszustwami wobec organów skarbowych i ZUS.
— Instytucją, którą często wykorzystują organy skarbowe i ZUS, jest solidarna odpowiedzialność członka zarządu za zaległości podatkowe spółki i zaległe składki na ubezpieczenia społeczne — przyznaje Marcin Cetnarowicz, radca prawny w SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy. Jego zdaniem, przyczyną formułowania roszczeń odszkodowawczych wobec członków zarządu, najczęściej byłych, są również audyty przeprowadzane w spółkachw związku ze zmianami struktury właścicielskiej.
Kary dla zarządu, nie spółki
Zdarzają się także roszczenia w przypadku choćby nabycia innego przedsiębiorstwa albo aktywów, bez przeprowadzania analizy due diligence, zlecania usługi zbędnej z punktu widzenia spółki albo za wygórowaną cenę, niewytoczenie we właściwym czasie powództwa, co powodowało przedawnienie zasadnego roszczenia przysługującego spółce bądź też niezłożenie środka odwoławczego w sprawie o skutkach majątkowych, w sytuacji gdy złożenie takiego odwołania było w danym wypadku uzasadnione, albo udzielania poręczeń innym podmiotom bez należytego uzasadnienia.
— Odnośnie do tego ostatniego przypadku warto pamiętać, że w Polsce nie działa coś takiego jak prawo holdingowe i każda spółka, nawet jeżeli powiązana kapitałowo z inną, stanowi oddzielny podmiot, a sytuacja jest oceniana właśnie z punktu widzenia każdego podmiotu oddzielnie. Nie wystarczy więc powiedzieć, że dana transakcja jest dobra dla całej grupy, broniąc jej jako decyzji, trzeba uzasadnić, że jest ona dobra dla konkretnej spółki — przestrzega Paweł Halwa.
Warto też uważać na zawieranie transakcji z rodziną czy znajomymi. Członek zarządu nie może np. sprzedać korzystniej samochodu należącego do firmy siostrze czy bratu. Ważna też będzie kwestia odpowiedzialności za wypadki przy pracy ze względu na niezapewnienie należytego bezpieczeństwa oraz kwestie rachunkowe i finansowe.
— Zarząd odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki, nawet jeśli nie robi tego osobiście — przypomina Paweł Halwa. W przypadku spółek publicznych roszczenia najczęściej dotyczą odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków informacyjnych. Jeżeli w takiej spółce wydarzy się coś istotnego, zarząd ma obowiązek opublikować informację o tym niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia informacji.
— Jeśli tego nie zrobi, a KNF uzna, że informacja była istotna i powinna była zostać przekazana, może nałożyć grzywnę także na członka zarządu — przypomina Paweł Halwa. Nadzór praktykuje to coraz częściej, pamiętając, że karanie samej spółki to pośrednio karanie również jej akcjonariuszy, którzy stracą na uszczupleniu majątku firmy. Na przykład w grudniu ub.r. kary za naruszenie obowiązków informacyjnych trafiły do byłego prezesa i wiceprezesa Petrolinvestu, a w marcu do członków zarządu DGA.
Potrzebne procedury
Co zrobić, żeby odpowiedzialności uniknąć? Można pomyśleć o wykupieniu specjalnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków władz spółek. Ale przede wszystkim trzeba uważać. Bardzo ważne jest pilnowanie finansów spółki, żeby płacić zobowiązania w terminie i żeby nie przekraczały wartości majątku, a w przypadku zajścia choć jednej z tych sytuacji — szybko pomyśleć o wniosku o upadłość.
Nikomu nie trzeba chyba przypominać, jak ważne jest też płacenie podatków czy składek na ubezpieczenia społeczne. Ale jak się zabezpieczyć na przykład na wypadek roszczeń związanych z wypadkami przy pracy?
— Członkowie zarządu muszą dołożyć wszelkiej staranności, żeby sprawy spółki toczyły się w należyty sposób, co często sprowadza się do oceny, czy jest przygotowana jasna procedura, która mówi, jak należy postępować — zauważa Paweł Halwa. Dlatego też członkowie zarządu powinni dążyć do wprowadzenia odpowiednich regulaminów i procedur. Ważny jest np. regulamin wewnętrzny zarządu, który przypisuje określony zakres decyzyjny do określonego członka zarządu.
— Jeśli kompetencje są opisane jasno i czytelnie, to taka regulacja w pewnych sytuacjach może pomóc członkom zarządu, którzy nie brali udziału w podjęciu określonej decyzji uwolnić się od odpowiedzialności za nią — mówi Paweł Halwa.
Musi być kontrola
Jednak same procedury nie wystarczą — ważny jest także system kontroli ich przestrzegania. Wiadomo, że członek zarządu nie może dopilnować wszystkiego osobiście, ale jeśli dopilnuje, żeby Kowalski został poinformowany, że nie można wyrzucać dokumentów z informacjami wrażliwymi na śmietnik, a mimo to Kowalski takie dokumenty wyrzuci, to nie będzie odpowiedzialności.
— Ewentualne uwolnienie członka zarządu od zarzutu winy możliwe będzie w razie wykazania, że co najmniej do czasu, w którym szkodzie można było zapobiec, nie wiedział on i nie mógł mimo zachowania zawodowej staranności wiedzieć o okolicznościach, które doprowadziły do powstania szkody albo o ich możliwych skutkach. Właśnie w tym kontekście należy oceniać stosowane w spółce procedury dotyczące podejmowania decyzji w określonych sprawach, w szczególności prawidłowe i spójne ich skonstruowanie, aby m.in. były jasne dla osób, które je realizują i za które, jako osoby mu podległe, właśnie zarząd ponosi odpowiedzialność — wyjaśnia Michał Badowski. Warto też w celu zminimalizowania ryzyka odpowiedzialności gromadzić i zabezpieczać odpowiednie dokumenty (analizy, opinie itd.).
— Takie, które uzasadniają istotne decyzje podejmowane przez członka zarządu, zwłaszcza w przypadku różnicy zdań w danej sprawie w zarządzie albo pomiędzy zarządem i właścicielami spółki — radzi Marcin Cetnarowicz.