Jak wyeliminować lub ograniczyć ryzyko przy współpracy z zewnętrzną firmą w sprawach kadrowych?
Zdaniem Dariusza Terleckiego, dyrektora sprzedaży i marketingu w ADP Polska (oferuje usługi outsourcingu), pierwszą wskazówką powinna być historia i rodowód takiej firmy. Im dłużej działa, tym większa pewność, że jest stabilna, a jej pozycja na rynku ugruntowana. Koniecznie trzeba też sprawdzić jej referencje.
— Warto poprosić o przedstawienie listów referencyjnych, a w miarę możliwości także zrealizowanych projektów. Jeżeli firma outsourcingowa może się pochwalić owocną współpracą z przedsiębiorstwami, to jest to sygnał, że realizuje usługi na wysokim poziomie — mówi Dariusz Terlecki.
O dostawcy usług świadczą też uzyskane certyfikaty jakości, kompetencji pracowników i zabezpieczenia danych. Coraz więcej firm outsourcingowych przynajmniej raz w roku poddaje się audytowi. — Trudno też wyobrazić sobie, aby firma, z którą podpisujemy umowę, nie miała ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności operacyjnej — dodaje Monika Hernecka, dyrektor operacyjny Futurea PayCenter (także oferuje outsourcing kadr i płac).
Co w umowie
Podstawą świadczenia usług outsourcingu kadrowo-płacowego jest oczywiście umowa. Trzeba w niej precyzyjnie określić zakres usług i podział odpowiedzialności, co pozwoli skrupulatnie je egzekwować. — Zapewniamy pełne wsparcie w obsłudze kadr i płac, ale przede wszystkim bierzemy na siebie odpowiedzialność prawną i finansową za nasze usługi. To niezwykle ważne, bo w imieniu usługobiorcy prowadzimy bazy danych, zarządzamy aktami osobowymi, naliczamy płace, sporządzamy kompleksowe raporty wynikowe i przygotowujemy dokumentację dla ZUS-u, Urzędu Skarbowego czy komornika. Zleceniodawca musi mieć pewność, że usługa będzie realizowana zgodnie z najwyższymi standardami, a odpowiedzialność prawno-finansowa jest tego najlepszym gwarantem — opowiada Dariusz Terlecki.
Jakość usług zależy od zatrudnionych przez firmę outsourcingową pracowników. Zdaniem Moniki Herneckiej warto pytać potencjalnego usługodawcę, jak rekrutuje pracowników, jaką mają wiedzę i doświadczenie, a nawet zadać specjaliście wydelegowanemu do obsługi klienta problem do rozwiązania. Dyrektorka uważa jednak, że ponieważ dla firm outsourcingowych jest to główny business, to specjalistów do spraw kadr i płac nie zatrudniają przypadkowo.
— Podpisanie umowy z zewnętrznym usługodawcą często oznacza zapewnienie sobie większej odpowiedzialności niż w przypadku pracownika wewnętrznego, a także możliwość egzekwowania ewentualnych odszkodowań — zauważa Monika Hernecka.
Bezpieczeństwo
Wiele firm przed zleceniem płac i kadr na zewnątrz powstrzymuje obawa przed utratą bezpieczeństwa danych. Tymczasem dane osobowe i kadrowo-płacowe pracowników powinien wprowadzać i edytować wyłącznie specjalista wyznaczony do obsługi danego przedsiębiorstwa. Dane te powinny być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
— Należy potwierdzić u usługodawcy, że aktualizowanie danych kadrowo-płacowych odbywa się codziennie i symultanicznie na więcej niż jednym dysku — podpowiada Monika Hornecka. Ważne jest także oprogramowanie do zarządzania kadrami i płacami, które zapewnia integrację z różnymi platformami informatycznymi, np. współpracę z programem Płatnik i dowolnymi czytnikami — rejestratorami czasu pracy, a także obsługuje wszelkie raporty oraz deklaracje podatkowe i ZUS.
Konieczny jest też dostęp osób upoważnionych on-line do danych kadrowo-płacowych 24 godziny na dobę, aby — gdy zajdzie taka potrzeba — można było w każdej chwili drukować raporty. Innym przydatnym rozwiązaniem jest dostępność pracowników do ich danych, co znacząco przyspiesza przepływ informacji w firmie. Pracownik poprzez specjalne aplikacje może składać wnioski urlopowe, które elektronicznie zatwierdza przełożony, przeglądać informacje o czasie pracy, nadgodzinach, wykorzystaniu urlop, o wynagrodzeniach, drukować paski wypłaty itp.
Doradztwo podatkowe
Outsourcing kadrowo-płacowy nie musi się kończyć na prowadzeniu ksiąg czy spraw pracowniczych. Coraz więcej usługodawców zapewnia również konsultacje doradców podatkowych i radców prawnych.
— Dość często sporządzane są opinie prawno-podatkowe dotyczące wskazanych przez klientów problemów. Przeprowadza się także analizy umów i dokumentów, wskazując potencjalne ryzyko prawno-podatkowe związane z konkretnymi zapisami — wskazuje Monika Hernecka.