Starego prezesa zastąpił nowy. Niby jasne. Ale jak tę wiadomość przekazać udziałowcom, pracownikom, kontrahentom i dziennikarzom?
Pojawienie się na stanowisku prezesa nowej osoby zawsze budzi kontrowersje i rodzi pytania. Czy sobie poradzi? Jaką ma wizję rozwoju firmy, jakie plany? Nowemu prezesowi zostaje stosunkowo mało czasu na zrobienie tzw. dobrego wrażenia. A nie dostanie na to drugiej szansy.
Jasny przekaz dla każdego
Nie ma nic gorszego niż pominięcie w procesie komunikacji którejś z grup zainteresowanych zmianami w firmie. Grozi wówczas niepewność i dyskusje o strategii — zmora każdej spółki. Dlatego warto zaplanować przekazanie informacji wszystkim grupom — pracownikom, mediom, udziałowcom i klientom. Nie można pominąć nikogo.
Dobrym pomysłem jest na przykład skierowanie listu do każdego pracownika, przygotowanie materiałów dla udziałowców i klientów. Ale komunikowanie zmiany musi następować bardzo szybko i na ogół nie ma czasu na graficzne projektowanie specjalnych dokumentów czy na przykład planowanie na tę okazję produkcji efektownych teczek.
Kluczowe staje się jasne i czytelne sformułowanie przekazu o nominacji. Dla odbiorców, do których chcemy dotrzeć, często pierwsze zdania naszego komunikatu będą jedynymi, które przeczytają.
Pozycjonowanie szefa firmy
Zanim rozpoczniemy głośno mówić o zmianie, warto zastanowić się, jaka jest jej istota. Co wnosi nowy menedżer? Jak jego pojawienie się wpłynie na rozwój spółki? Jak jego doświadczenia przełożą się na skuteczność zarządzania?
Niezależnie od wiedzy, jaką mamy o nowym menedżerze, musimy określić konkretny przekaz, który postaramy się zakomunikować otoczeniu. Używając języka marketingu, musimy starać się pozycjonować szefa firmy, budując możliwie precyzyjne skojarzenia z jego osobą.
Należy odrzucić składanie dokładnych liczbowych obietnic. Nominację ogłasza się przecież na samym początku pracy nowego prezesa, kiedy jest jeszcze o wiele za wcześnie na konkrety. Nie warto mówić o 40-procentowym wzroście sprzedaży czy precyzyjnych planach eksportowych, kiedy na przykład wszyscy wiedzą, że nowy prezes pierwszy raz będzie kierował firmą z naszej branży.
Z drugiej strony, nie wolno pozostawać przy ogólnikach. Pozycjonowanie jest trudnym zadaniem i najlepiej, gdy omówimy je w gronie osób wtajemniczonych w zmiany i wypracujemy prawdziwą i jednocześnie najbardziej przekonującą wersję.
Ach, ci dziennikarze
Nie mamy wpływu na sposób, w jaki dziennikarze skomentują zmianę. Najlepiej, gdyby uznali nowego prezesa za wizjonera, człowieka z określonym planem, pomysłami i rozwiązaniami.
Treść ogłoszenia w prasie o nowym prezesie powinna odwoływać się wprost do podstawowego przekazu, który wcześniej określimy.
Przekazanie komunikatu o zmianie mediom na ogół dopiero rozpoczyna ich prawdziwe zainteresowanie sprawą. Może się zdarzyć, że dziennikarze będą dzwonić i zasypywać nas pytaniami, na które musimy dość szybko odpowiadać. Zaowocuje wtedy praca włożona w planowanie. Część pytań łatwo przecież przewidzieć i przygotować się do nich dużo wcześniej.
Oddzielną sprawą jest rozporządzanie czasem nowego prezesa, który — zwłaszcza na początku piastowania nowej funkcji — ma go mało. W razie znacznego apetytu mediów na spotkania z nowo mianowanym menedżerem znaczenia nabiera zdolność podejmowania właściwych decyzji przez osoby kierujące relacjami z mediami.
Norbert Kilen, Tomasz Turzyński, On Board Public Relations