Losy dokumentów papierowych i elektronicznych są podobne. Ale przy pewnej skali działalności im szybciej firma zacznie korzystać z tych drugich, tym dla niej lepiej.
W przypadku dokumentu papierowego możemy mówić o stworzeniu edycji — czyli wprowadzaniu poprawek lub dołączaniu treści do dokumentu — archiwizowaniu i brakowaniu dokumentów. W przypadku dokumentów elektronicznych etapy życia są podobne, chociaż zachodzą pewne różnice jakościowe w określeniu poszczególnych etapów. Najwięcej zalet dokumentów cyfrowych widocznych jest na etapie ich tworzenia i edycji.
— Główną zaletą dokumentów cyfrowych jest możliwość ich dowolnego powielania, jednoczesnego udostępniania wielu osobom oraz możliwość łatwego przekazywania dokumentów w formie elektronicznej. Ważna jest również możliwość bardzo szybkiego wyszukiwania dokumentów elektronicznych przy zastosowaniu szerokiej gamy kryteriów — podpowiada Maciej Łosiak, product manager z Emaksu.
Kwestia dystrybucji
Marcin Smaga, kierownik projektów w ABG Ster-Projekt, podkreśla, że ideą systemu informatycznego jest całkowite zastąpienie dokumentu papierowego elektronicznym. A więc wszystkie fazy życia dokumentu przyjmują postać elektroniczną, zapewniając różne korzyści, takie jak zmniejszenie kosztów drukowania, powielania i dystrybucji, poprawa efektywności pracy (skrócenie procesów), eliminacja problemu zniszczonych lub zagubionych dokumentów, zmniejszenie koszów archiwizacji.
Generalnie, każda faza życia dokumentu może być wspierana przez system informatyczny — począwszy od edycji i uzgadniania treści dokumentu, a skończywszy na jego publikacji, archiwizacji czy likwidacji.
— Wydaje się, że największe korzyści systemy informatyczne przynoszą w fazie, gdy dokument ma już ustaloną treść, która musi dotrzeć do określonej grupy odbiorców. Wówczas mechanizmy klasyfikacji, opisu dokumentów, wyszukiwania, zarządzania prawami dostępu są nieocenioną pomocą w codziennej pracy. Skala korzyści ze stosowania wsparcia informatycznego rośnie wraz ze zwiększaniem się wolumenu dokumentów. Należy przy tym zauważyć, że wraz z chwilą, gdy firmy zaczęły traktować korespondencję elektroniczną na równi z innymi dokumentami, ten wzrost staje się dramatycznie szybki — mówi Adam Rydz, kierownik projektów w Softbanku.
Czas to pieniądz
Zdaniem Wojciecha Mazurkiewicza, dyrektora technicznego w polskim biurze firmy Filenet, forma elektroniczna ułatwia jeszcze zbieranie dokumentów dotyczących tej samej sprawy, ale pochodzących z różnych źródeł. Zwiększa też bezpieczeństwo fizyczne przechowywanych informacji — pozwala bowiem na łatwe tworzenie wielu kopii zapasowych.
— Generalnie, im szybciej jesteśmy w stanie wciągnąć dokument papierowy do systemu informatycznego, tym mniejsze koszty poniesiemy i tym lepszą kontrolę nad procesem związanym z obróbką tego dokumentu będziemy mieli — podsumowuje Jarosław Sygitowicz z EMC Computer Systems Poland.