Dokumentacja procesowa wcale nie musi być obszerna

Łukasz Gromkowski
15-10-2002, 00:00

Wśród przedstawicieli firm panuje przekonanie, że dokumentacja systemu zarządzania jakością (SZJ) sprawia sporo problemów. Wielu specjalistów ds. jakości wymienia zbyt wielką liczbę wymaganych opisów, formularzy i załączników. Dodatkowo przypomina o ciągłym aktualizowaniu dokumentów. W rzeczywistości, wyobrażenie o zbędnej biurokracji i rozbudowanym formalizmie wynika z niedokładnego zapoznania się z treścią norm oraz z nie do końca przemyślanymi działaniami.

— Niektóre firmy na etapie budowania i wdrażania systemu wciąż myślą kategoriami: „im więcej dokumentacji, tym lepiej”. Jest to błąd, ponieważ przede wszystkim liczy się jej jakość — mówi Szymon Kamiński, dyrektor do spraw SZJ w Det Norske Veritas Poland.

Z procesem zarządzania jakością wiąże się gromadzenie i przetwarzanie znacznej ilości informacji. Bazy danych wdrażanego systemu muszą zawierać wszelkie niezbędne treści opisujące proces. Każde działanie wymaga szczegółowego scharakteryzowania i z reguły potwierdzenia na piśmie. Osiągnięcia dotyczące jakości stale wnoszą nowe elementy, dlatego dane wymagają systematycznej i szczegółowej aktualizacji. Dokumentacja stale się rozrasta, uzupełniana jest o niezbędne atesty, potwierdzenia, plany kontrolne itp.

— Taka nadmierna biurokracja jest całkowicie niepotrzebna. Niestety, trudno jest zmienić stare przyzwyczajenia. Wiele instytucji czy osób przywykło po prostu do konkretnego, schematycznego sposobu postępowania z dokumentami. A później mówi się, że jesteśmy biurokratami — mówi Krystyna Stephens, dyrektor warszawskiego oddziału British Standard Institution.

Pojawiające się głosy o przesadnej biurokracji towarzyszącej koniecznym zmianom informacji uznawane są przez ekspertów za wyolbrzymione. Jest ona odmiennie pojmowana przez jednostki tworzące struktury firmy i przez konsultantów jakości. Często podstawowym problemem jest niepełne zapoznanie się z wytycznymi normy. W wielu przypadkach wymaga ona wyłącznie odnotowania pewnego procesu czy przepisu, ale nie zmusza do podporządkowania się i wykonania zaleceń w nim zawartych. Potrzeba znacznej liczby dokumentów jest tylko pozorna. Jednak to mylne wyobrażenie zakłóca działania i przebieg procesów jakościowych. To właśnie specjaliści ds. jakości firmy mają za zadanie porządkować i uaktualniać dokumenty systemowe. Muszą oni przeanalizować i określić stopień konkretności poszczególnych procesów różniących się między sobą znaczeniem, szczegółowością przeprowadzenia i prezentowania. Dlatego należy liczbę wymaganych dokumentów dostosować do potrzeb i celów stawianych przez firmę.

— Wbrew pozorom dobry opis procesu jest krótki i zwięzły. Powinien pomijać opisy szczegółów wykonywanych czynności, które można pozostawić w instrukcjach roboczych i stanowiskowych lub szkoleniowych — twierdzi Szymon Kamiński.

Istotną pomocą w katologowaniu i nadzorowaniu dokumentacji systemu jakości może być umiejętne wykorzystanie oprogramowania informatycznego. Jednak wymaga to konsekwentnego wypełnienia zadań powierzonych konsultantom wprowadzającym systemy jakości. Od wykonania przez nich szczegółowego i pełnego opisu procesów zależy to, czy system informatyczny spełni swoją funkcję. System ten porządkuje i pozwala zarządzać danymi, które powinny być przechowywane w centralnej bazie danych. Pozwala to systematycznie uzupełniać dokumenty, nanosić poprawki czy czerpać potrzebne informacje o procesach w dowolnej chwili i w możliwie jak najkrótszym czasie. Stworzone w ten sposób schematy dokumentów systemowych mogą pomóc zwłaszcza przedsiębiorstwom nie posiadającym odpowiednich regulacji jakościowych. A takie gotowe wzory postępowania ułatwią im dojście do pożądanego stadium jakości. Konstruowanie bazy danych powinno zmierzać zatem do możliwie jak największego uproszczenia dokumentów. Odpowiednią formą są tabele i wykresy graficzne przejrzyście obrazujące mierniki i cele złożonych procesów.

— Japońska zasada „one is best” w zarządzaniu dokumentami oznacza, że najle- piej wszystko zmieścić na jednej kartce — przekonuje Tadeusz Buchacz, dyrektor Umbrelli.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Łukasz Gromkowski

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Dokumentacja procesowa wcale nie musi być obszerna